Πώς καταχωρίζετε χειρόγραφες παραγγελίες στο POS: ξεχωρίστε όσες έχουν σταλεί στην κουζίνα από όσες περιμένουν καταχώριση, για να αποφύγετε τη διπλή παρασκευή

Πριν καταχωρίσετε μια χειρόγραφη παραγγελία στο POS, ελέγξτε πρώτα δύο πράγματα: αν το χειρόγραφο σημείωμα έχει ήδη δοθεί στην κουζίνα και αν υπάρχει ήδη στο σύστημα παραγγελία με τα ίδια ζητούμενα. Το ότι κάτι έχει γραφτεί σε χαρτί, ότι υπάρχει παραγγελία στο σύστημα και ότι η κουζίνα την έχει παραλάβει είναι τρία διαφορετικά γεγονότα. Συμπληρώστε μόνο ό,τι λείπει· μην αντιμετωπίζετε κάθε συμπληρωματική καταχώριση σαν νέα αποστολή στην κουζίνα.

Συμφωνήστε πρώτα τι αντιπροσωπεύει το χειρόγραφο σημείωμα

Το εστιατόριο μπορεί να συνεχίσει να χρησιμοποιεί χειρόγραφο μπλοκ παραγγελιών, αλλά πρέπει να είναι σαφές αν πρόκειται για καταγραφή που περιμένει καταχώριση στο σύστημα ή για παραγγελία που έχει ήδη δοθεί στην κουζίνα για εκτέλεση. Ένας εργαζόμενος αναλαμβάνει την καταχώριση και τη σύνδεσή της με τον αρχικό αριθμό· οι υπόλοιποι ελέγχουν την πρόοδο στην ίδια εγγραφή. Ο επίσημος τουριστικός ιστότοπος της Μαδρίτης παρουσιάζει διάφορα είδη χώρων εστίασης και δίνει το πλαίσιο για αυτό το παράδειγμα. Η μέθοδος αντιστοίχισης χειρόγραφων και ψηφιακών παραγγελιών δεν εξαρτάται από συγκεκριμένη πόλη ή κουζίνα.

Κρίνετε την κατάσταση χωριστά για το χειρόγραφο και για την εγγραφή στο σύστημα

• Το χειρόγραφο δεν έχει δοθεί στην κουζίνα και δεν υπάρχει εγγραφή στο σύστημα: επιβεβαιώστε τι ζήτησε ο πελάτης, καταχωρίστε την παραγγελία μία φορά και ακολουθήστε τη διαδικασία του εστιατορίου για να τη στείλετε στην κουζίνα, σημειώνοντας ποιος την παρέλαβε.
• Το χειρόγραφο έχει δοθεί στην κουζίνα, αλλά δεν υπάρχει εγγραφή στο σύστημα: ελέγξτε πρώτα την πρόοδο της παρασκευής και έπειτα ακολουθήστε την εγκεκριμένη διαδικασία για τη συμπληρωματική καταχώριση. Αν δεν είναι σαφές αν αυτή θα σταλεί ξανά στην κουζίνα, επικοινωνήστε πρώτα με την υποστήριξη· μην καταχωρίσετε ξανά ολόκληρη την παραγγελία.
• Υπάρχει ήδη παραγγελία στο σύστημα: ελέγξτε το τραπέζι, τα είδη, τις ποσότητες και αν η παραγγελία αντιστοιχεί στο ίδιο χειρόγραφο σημείωμα. Προσθέστε μόνο τις απαραίτητες διευκρινίσεις και μη δημιουργήσετε δεύτερη ίδια παραγγελία.
• Δεν είναι σαφές αν η παραγγελία υποβλήθηκε, καταχωρίστηκε ή στάλθηκε στην κουζίνα: σημειώστε την ως εκκρεμή προς έλεγχο. Ορίστε έναν εργαζόμενο να ελέγξει με το προσωπικό εξυπηρέτησης, το σύστημα και την κουζίνα, ώστε να μην κάνουν ξεχωριστές συμπληρωματικές καταχωρίσεις διαφορετικά πόστα.

Κρατήστε μία εγγραφή ανά χειρόγραφο σημείωμα, με σύνδεση στην αρχική παραγγελία

• Αριθμός χειρόγραφης παραγγελίας: ____· τραπέζι ή αναγνωριστικό παραλαβής: ____· ώρα παραγγελίας: ____· εργαζόμενος που τη χειρίστηκε: ____.
• Είδη, επιλογές, ποσότητες και τυχόν επιπλέον χρεώσεις που έχουν γνωστοποιηθεί αυτή τη φορά: ____.
• Έχει καταχωριστεί; ____· αριθμός αντίστοιχης παραγγελίας στο σύστημα: ____· εργαζόμενος που έκανε την καταχώριση: ____.
• Έχει δοθεί στην κουζίνα; ____· ώρα παράδοσης και παραλήπτης: ____· γνωστή πρόοδος παρασκευής: ____.
• Προσθήκες ή αλλαγές αυτή τη φορά: ____· ζητήματα που εκκρεμούν προς έλεγχο: ____· επόμενος υπεύθυνος παρακολούθησης: ____.

Μπορείτε να σημειώσετε αυτά τα στοιχεία στο αρχικό χειρόγραφο σημείωμα· δεν χρειάζεται να χρησιμοποιήσετε ξεχωριστά εργαλεία. Ορίστε σαφώς πού φυλάσσονται οι εγγραφές που περιμένουν καταχώριση, όσες έχουν αντιστοιχιστεί και όσες εκκρεμεί να ελεγχθούν. Στην αλλαγή βάρδιας, παραδώστε τις εκκρεμότητες στον εργαζόμενο που αναλαμβάνει. Μη χρησιμοποιείτε ένα μόνο σημάδι ελέγχου για να δηλώσετε ταυτόχρονα ότι η παραγγελία καταχωρίστηκε, στάλθηκε στην κουζίνα και ολοκληρώθηκε.

Όταν συνυπάρχουν παραγγελίες με σάρωση κωδικού QR και μέσω του προσωπικού, ελέγξτε πρώτα τι έχει ήδη ζητηθεί

Αν ένας πελάτης ζητήσει βοήθεια με το τηλέφωνό του, ρωτήστε πρώτα αν πάτησε υποβολή και στη συνέχεια αναζητήστε την παραγγελία με βάση το τραπέζι ή το αναγνωριστικό της. Το άνοιγμα του μενού δεν σημαίνει ότι η παραγγελία υποβλήθηκε· ούτε μια σελίδα που έχει κολλήσει ή η μεγάλη αναμονή αποδεικνύει ότι η υποβολή απέτυχε. Στο MenuSnap, οι πελάτες μπορούν να παραγγείλουν σαρώνοντας έναν κωδικό QR, ενώ οι εργαζόμενοι μπορούν να καταχωρίσουν παραγγελίες στο POS. Αν το εστιατόριο προσφέρει μόνο δυνατότητα περιήγησης στο μενού, οι εργαζόμενοι εξακολουθούν να λαμβάνουν τις παραγγελίες· μην πιέζετε τους πελάτες που δεν ξέρουν να χρησιμοποιούν το τηλέφωνό τους να αλλάξουν τρόπο παραγγελίας.

Επιβεβαιώστε ξεχωριστά κάθε νέα προσθήκη για το ίδιο τραπέζι, συνδέστε την με την αρχική παραγγελία και ενημερώστε την κουζίνα μόνο για όσα προστέθηκαν. Για αλλαγή ή ακύρωση, ρωτήστε πρώτα το άτομο που ετοιμάζει το φαγητό αν έχει ήδη ξεκινήσει την παρασκευή. Αφού λάβετε απάντηση, επιβεβαιώστε την αλλαγή ή την ακύρωση με τον πελάτη. Μη στέλνετε τη συγκεντρωτική λίστα του τραπεζιού ως νέα εντολή παρασκευής.

Διευκρινίστε τις σημαντικές απαιτήσεις πριν στείλετε την παραγγελία στην κουζίνα

Καταγράψτε τις ειδικές απαιτήσεις δίπλα στο συγκεκριμένο είδος και επιβεβαιώστε τις με το πόστο που θα το ετοιμάσει. Για αλλεργιογόνα, αντικατάσταση συστατικών ή πιθανή διασταυρούμενη επαφή, απαντήστε με βάση τις τρέχουσες πληροφορίες του εστιατορίου και τις δυνατότητες της κουζίνας. Η AESAN αναφέρει ότι οι προφορικές πληροφορίες για αλλεργιογόνα πρέπει να στηρίζονται σε γραπτές ή ηλεκτρονικές πληροφορίες. Η μετάφραση βοηθά στην επικοινωνία, αλλά δεν αντικαθιστά τον έλεγχο των συστατικών. Αν δεν μπορείτε να επιβεβαιώσετε κάτι, πείτε το ξεκάθαρα.

Αν λείπει το χάρτινο παραστατικό ή αποκαταστάθηκε η σύνδεση στο διαδίκτυο, ελέγξτε πρώτα την αρχική παραγγελία

Η χρήση KDS ή εκτυπωτή απαιτεί το κατάλληλο πρόγραμμα, τη σωστή διαμόρφωση και συμβατό εξοπλισμό. Για την εκτύπωση απαιτείται επίσης συσκευή ή υπηρεσία αποστολής που βρίσκεται σε λειτουργία. Αν δεν βγει εκτύπωση, ελέγξτε πρώτα την παραγγελία και αν την παρέλαβε η κουζίνα. Αν κάνετε επανεκτύπωση, σημειώστε ότι αφορά την αρχική παραγγελία και ελέγξτε αν έχει ήδη ετοιμαστεί. Μη χρησιμοποιείτε την απόδειξη του πελάτη ως παραγγελία παρασκευής για την κουζίνα.

Σε περίπτωση προβλήματος με το δίκτυο, συνεννοηθείτε και παραδώστε τις εκκρεμότητες εντός του εστιατορίου χωρίς τη χρήση του συστήματος, σημειώνοντας ποια είδη έχουν ήδη ετοιμαστεί ή παραδοθεί. Όταν αποκατασταθεί η σύνδεση με τον διακομιστή, ελέγξτε πρώτα τις πιο πρόσφατες παραγγελίες και πληρωμές και έπειτα αποφασίστε πώς θα συμπληρώσετε τις εγγραφές που λείπουν. Στο τέλος της βάρδιας, εστιάστε μόνο στο ποια αντιστοίχιση χάνεται συχνότερα. Στην επόμενη βάρδια, συμπληρώστε ό,τι λείπει: τον αριθμό, τον παραλήπτη ή τον ορισμό υπευθύνου για τη συμπληρωματική καταχώριση. Μη ζητάτε από όλους να καταγράφουν ξανά όσα έχει ζητήσει ολόκληρο το τραπέζι.