Як внести рукописне замовлення в POS: розрізняйте замовлення, уже передане на кухню, і те, що ще потрібно внести, щоб уникнути повторного приготування

Перш ніж вносити рукописне замовлення в POS, перевірте два моменти: чи передали паперове замовлення на кухню та чи є в системі запис про те саме замовлення. Те, що замовлення записане на папері, уже є в системі або надійшло на кухню, — це три різні факти. Внесіть лише те, чого бракує, і не вважайте кожне внесення повторним передаванням нового замовлення на кухню.

Спершу визначте, що означає паперове замовлення

Ресторан може й надалі користуватися рукописним журналом замовлень, але потрібно чітко визначити, чи це запис, який ще належить внести в систему, чи замовлення на приготування, уже передане кухні. Один працівник має відповідати за внесення замовлення та пов’язування його з початковим номером, а решта — перевіряти статус за тим самим записом. Офіційний туристичний сайт Мадрида описує різні заклади харчування та дає уявлення про контекст; спосіб пов’язування паперових і цифрових замовлень не залежить від конкретного міста чи кухні.

Перевіряйте окремо паперове замовлення та записи в системі

• Паперове замовлення ще не передали на кухню, і в системі запису немає: підтвердьте побажання гостя, один раз внесіть замовлення та передайте його кухні згідно з процедурою закладу, зазначивши, хто його прийняв.
• Паперове замовлення вже передали на кухню, але в системі запису немає: спершу перевірте, на якому етапі приготування замовлення. Потім скористайтеся підтвердженим способом внесення запису. Якщо незрозуміло, чи внаслідок цього замовлення знову надійде на кухню, спершу зверніться до служби підтримки й не вносьте все замовлення повторно.
• У системі вже є замовлення: перевірте столик, позиції, кількість і чи відповідає запис тому самому паперовому замовленню. Додайте лише потрібне пояснення, не створюючи ще одне таке саме замовлення.
• Невідомо, чи замовлення надіслали, внесли в систему або передали на кухню: позначте його для перевірки. Призначений працівник має звірити інформацію з персоналом залу, системою та кухнею, щоб кілька працівників не вносили замовлення повторно.

Зберігайте для кожного паперового замовлення один запис, пов’язаний із початковим замовленням

• Номер паперового замовлення: ____; столик або позначка для видачі: ____; час замовлення: ____; працівник, який його прийняв: ____.
• Позиції, варіанти, кількість і доплати, про які вже повідомлено, у цьому замовленні: ____.
• Чи внесено замовлення в систему: ____; номер відповідного замовлення в системі: ____; працівник, який його вніс: ____.
• Чи передано замовлення на кухню: ____; час передавання та працівник, який його прийняв: ____; відомості про етап приготування: ____.
• Що додано або змінено цього разу: ____; що ще потрібно перевірити: ____; хто відповідатиме за подальшу перевірку: ____.

Ці поля можна заповнювати на самому паперовому замовленні — окремий інструмент не потрібен. Чітко розділяйте місця для записів, які ще потрібно внести в систему, уже пов’язаних із замовленнями в системі та тих, які ще треба перевірити. Під час передавання зміни передавайте невирішені питання працівникові, який вас замінює. Не використовуйте одну позначку, щоб одночасно засвідчити внесення в систему, передавання на кухню та виконання замовлення.

Поєднуйте замовлення зі скануванням QR-коду та замовлення, прийняті працівниками: спершу перевіряйте наявні замовлення

Якщо гість звернувся по допомогу з телефоном, спершу запитайте, чи натиснув він кнопку надсилання замовлення, а потім перевірте інформацію за столиком або ідентифікатором замовлення. Відкрите меню — не те саме, що надіслане замовлення, а зависла сторінка чи тривале очікування не доводять, що замовлення не пройшло. У MenuSnap гості можуть оформлювати замовлення, скануючи QR-код, або працівник може внести замовлення через POS. Якщо заклад надає меню лише для перегляду, замовлення й надалі приймає працівник; не змушуйте гостей, які не вміють користуватися телефоном, змінювати спосіб замовлення.

Додаткові позиції для того самого столика підтверджуйте окремо та пов’язуйте з початковим замовленням. Повідомляйте кухні лише про те, що потрібно додати. Перш ніж змінити або скасувати замовлення, запитайте працівника, який готує страву, чи почалося приготування, і після його відповіді узгодьте зміни з гостем. Не надсилайте весь поточний список замовлення за столиком як нове завдання на приготування.

Передавання на кухню: уточніть важливі вимоги

Особливі побажання зазначайте для конкретної страви й перевіряйте їх із працівником, який її готуватиме. Якщо йдеться про алергени, заміну інгредієнтів або перехресний контакт, відповідайте з огляду на актуальну інформацію закладу та можливості кухні. AESAN зазначає, що усні відомості про алергени мають підтверджуватися письмовою або електронною інформацією. Переклад допомагає спілкуванню, але не замінює перевірки складу страви. Якщо підтвердити інформацію неможливо, так і скажіть.

Якщо немає паперового чека або відновився інтернет, спершу перевірте початкове замовлення

Для роботи з KDS або друком потрібні відповідний тарифний план, налаштування та сумісне обладнання; для друку також потрібен увімкнений пристрій або сервіс, що надсилає завдання на друк. Якщо чек не надрукувався, спершу перевірте замовлення та з’ясуйте, чи отримала його кухня. Під час повторного друку зазначте, що це підтвердження початкового замовлення, і перевірте, чи його вже приготували. Не використовуйте чек гостя як замовлення на приготування для кухні.

Якщо мережа не працює, передавайте замовлення працівникам вручну відповідно до процедур закладу та зазначайте, що вже приготували або видали. Після відновлення з’єднання із сервером спершу перевірте актуальні замовлення й платежі, а потім вирішіть, як внести відсутні записи. Наприкінці зміни з’ясуйте, який зв’язок між записами найчастіше губиться, а наступній зміні доручіть фіксувати номер замовлення, працівника, який його прийняв, або відповідального за внесення в систему. Не вимагайте, щоб усі працівники повторно записували повне замовлення за столиком.