Jak obsloužit hosty, kteří přicházejí postupně: podle pořadí jejich příchodu kontrolujte nové objednávky i nevydaná jídla

Pokaždé, když se ke stolu připojí další hosté, zaměstnanci nejprve zkontrolují, co už bylo objednáno a která jídla ještě nebyla hostům donesena. Poté ověří, co se skutečně objednává nově a kam se to má zaúčtovat. Nezadávejte znovu objednávku za celý stůl jen podle aktuálního počtu hostů a neslučujte účty pouze proto, že hosté patří ke stejné skupině. Změny v příchodech a nové položky v daném kole zaznamenávejte na jednom místě, aby další zaměstnanci mohli navázat na obsluhu stejného stolu.

Aktualizujte záznam podle změn v příchodech, nevytvářejte znovu objednávku za celý stůl

• Příchod prvních hostů: Zaznamenejte aktuální stůl, původní objednávku, objednané a dosud nevydané položky. Nejdříve si ujasněte, jak chtějí dosavadní útratu zaplatit.
• Později se připojí další hosté: Nejprve zjistěte, zda už jsou u stolu jejich společníci a kam si přejí sednout. Pak se zeptejte na jejich individuální i společné požadavky v tomto kole a vysvětlete, kam je zaznamenáte. Dokud není dohodnuto, jak budou účty rozděleny, ponechte původní záznam beze změny.
• Jednoznačné doobjednání v tomto kole: Zopakujte specifikaci a množství a porovnejte je s předchozími objednávkami. Ověřte, zda jde o novou položku, nebo dotaz na něco z předchozího kola.
• Dočasné přesazení: Ověřte původní objednávku i nové místo a informujte zaměstnance, kteří jídla připravují nebo roznášejí. Postup v systému ověřte podle oprávnění a aktuálního stavu.
• Někdo odchází dříve: Ověřte, co má daný host zaplatit, kolik bylo skutečně přijato a kolik zbývá uhradit. Budoucí útratu, která ještě nevznikla, předem nerozdělujte.

Jeden záznam pro každé kolo se šesti údaji, ke kterým se lze vrátit

• Aktuální místo a původní objednávka: Používejte identifikátor, podle kterého lze záznam dohledat. Účty nehledávejte podle vzhledu, oblečení ani úplného seznamu společníků.
• Požadavky v tomto kole: Zaznamenejte pouze jídla, specifikace a množství potvrzené v tomto kole. Kuchyni jasně sdělte nové položky a identifikátor objednávky. Starší položky slouží k dohledání; neposílejte znovu celou objednávku.
• Vydané a dosud nevydané položky: Rozlišujte mezi tím, co už bylo doručeno, co se stále připravuje, co je hotové a čeká na vydání a na co je ještě třeba se zeptat.
• Dohoda o úhradě: Zaznamenejte, kdo zaplatí nové položky a zda se o tom ještě musí domluvit. Nevyvozujte to z pořadí příchodu.
• Zaměstnanec odpovědný za toto kolo: Shromažďuje nové požadavky, které přijali ostatní kolegové. Při odchodu ze stanoviště jasně určí, kdo ho zastoupí.
• Další krok: Uveďte, zda je třeba zkontrolovat starší účet, zadat nové položky z tohoto kola, nebo počkat na odpověď konkrétního zaměstnance. Přebírající kolega potvrdí, že informace převzal.

Když si později příchozí host chce znovu objednat jídlo ke sdílení, zaměstnanec nejprve zkontroluje záznam o přípravě a vydání z předchozího kola. Sdělí, co už bylo objednáno, a zeptá se, zda jde o další porci, nebo o ověření původní objednávky. Jídlo svévolně nerušte jen proto, že někdo u stolu říká, že ho už asi objednal; stejně tak pokyn „ještě jednou to samé“ neznamená, že se má znovu zadat celá objednávka za stůl. Specifikaci a množství v daném kole musí osobně potvrdit host, který požadavek zadává.

Hosté u jednoho stolu se mohou obracet na různé zaměstnance s dotazy na jídelní lístek, prosbou o vodu nebo další objednávkou. Lze určit jednoho zaměstnance, který bude v daném kole shromažďovat potvrzené požadavky. Ostatní kolegové dál hostům běžně pomáhají a nové informace předávají ke kontrole na stejné místo. Když odpovědný zaměstnanec odchází ze svého stanoviště, sdělí, kdo ho zastoupí, a předá nevyřízené záležitosti. Ať se hosté obrátí na kteréhokoli kolegu, vždy má kdo navázat na dosavadní obsluhu. Obsluha má zároveň k dispozici jeden přehledný, průběžně aktualizovaný záznam o aktuálním postupu.

Při přesazení aktualizujte přiřazení stolu, ale nezadávejte znovu objednávku za později příchozí

• Ověřte, co je zaznamenáno u původního stolu, co už bylo vydáno a která jídla se ještě mají doručit. Zabráníte tak opětovnému objednání stejných položek u nového stolu.
• Ověřte nové místo a aktuální přiřazení účtu. Zaměstnanec s příslušným oprávněním provede dostupnou operaci podle aktuálního stavu. Samotné přenesení sklenic neznamená, že je přesun správně zaznamenán.
• Předejte zaměstnancům, kteří hosty přijímají, jídla připravují a roznášejí, aktuální místo doručení. O nedoručené nápoje se musí mít kdo postarat. Nestačí pouze říct kolegům v obsluze, že byl stůl přesunut.
• Jeden zaměstnanec zopakuje, jak bylo předání vyřešeno. Nástupce musí být schopen záznam najít podle identifikátoru objednávky, aniž by si musel průběh domýšlet.

Při předčasném odchodu účtujte jen potvrzenou útratu

Host, který odchází dříve, může chtít zaplatit pouze své nápoje, ale také se může nabídnout, že uhradí část společných jídel. Pokladní nejprve zkontroluje aktuální položky, přijaté platby a částku k úhradě a poté se s hostem domluví, jak se útrata rozdělí. Později příchozí hosté mohou ještě doobjednávat, proto předem nerozdělujte náklady na útratu za celý stůl, která dosud nevznikla.

Průvodce rozdělením účtu MenuSnap popisuje dělení rovným dílem, podle položek i podle částek. Zaměstnanci se řídí potvrzenou dohodou o rozdělení útraty, ověří možnosti podporované aktuálním účtem a poté jednotlivé platby zpracují.

• U každé části účtu ověřte skutečně přijatou částku i zbývající částku k úhradě. Vytištěné dílčí účty ani doklad o platbě jednoho hosta nelze považovat za potvrzení, že je zaplacen celý stůl.
• Platbu přes samostatný platební terminál nejprve ověřte na terminálu nebo u poskytovatele platební služby a pak ji zaznamenejte k odpovídající části účtu; MenuSnap tuto transakci provedenou přes samostatný terminál automaticky neověří.
• Pokud výsledek platby není jasný, nejprve ověřte původní transakci. Dokud se situace nevyjasní, platbu neopakujte. Pokud si hosté během placení doobjednají, před pokračováním zkontrolujte aktuální účet.

Online platby a synchronizace do cloudu závisejí na připojení k síti. Rozsah offline funkcí nativního klienta se řídí oficiální verzí a konfigurací. Po obnovení připojení ověřte objednávky a platby. Záznamy změn v příchodech a jednotlivých kolech jsou pouze pomocnou evidencí pro zaměstnance; nenahrazují oficiální objednávky ani nedokládají, že systém umí automaticky seskupovat položky nebo slučovat účty.