Comment accueillir des clients qui arrivent en plusieurs fois : suivre l’ordre d’arrivée et vérifier les nouveaux plats ainsi que ceux qui restent à servir

À chaque arrivée d’un nouveau groupe, le personnel vérifie d’abord ce qui a déjà été commandé et quels plats n’ont pas encore été servis. Il confirme ensuite les véritables nouveautés de ce tour et où les enregistrer. Ne ressaisissez pas toute la commande en fonction du nombre actuel de convives et ne regroupez pas les additions au seul motif que les clients sont ensemble. Consignez au même endroit les changements liés aux arrivées et les nouveautés de chaque tour, afin que les collègues qui prennent le relais puissent poursuivre le service à la même table.

Mettez à jour les changements liés aux arrivées sans recréer la commande de toute la table

• À l’arrivée des premiers clients : notez la table actuelle, la commande initiale, les plats commandés et ceux qui restent à servir. Demandez d’emblée comment ils souhaitent régler ce qui a déjà été consommé.
• Quand d’autres convives arrivent plus tard : demandez aux nouveaux arrivants si des personnes de leur groupe sont déjà installées et où ils souhaitent s’asseoir. Demandez-leur ensuite ce qu’ils souhaitent commander cette fois-ci pour eux-mêmes et pour le groupe, puis précisez sur quelle addition ces éléments seront enregistrés. Si les modalités de regroupement ou de séparation des additions n’ont pas encore été convenues, conservez les enregistrements existants tels quels.
• Pour les plats explicitement ajoutés à ce tour : répétez les options et les quantités, comparez-les aux commandes précédentes et vérifiez s’il s’agit bien d’un ajout ou d’une question sur le tour précédent.
• En cas de changement de place : vérifiez la commande initiale et le nouvel emplacement, puis prévenez les collègues qui préparent et servent encore les plats. Pour toute opération dans le système, vérifiez les autorisations et l’état actuel de la commande.
• Si une personne part avant les autres : vérifiez les dépenses qu’elle prend en charge, les paiements réellement reçus et le solde restant dû. Ne répartissez pas à l’avance des consommations qui n’ont pas encore eu lieu.

Un relevé par tour : conservez six éléments utiles pour le suivi

• Emplacement actuel et commande initiale : utilisez des identifiants consultables. Ne cherchez pas une addition en vous fiant à l’apparence, aux vêtements ou à une liste supposée exhaustive des accompagnateurs.
• Demandes formulées pour ce tour : notez uniquement les plats, options et quantités confirmés cette fois-ci. Indiquez clairement à la cuisine les nouveaux éléments de ce tour et l’identifiant de la commande. Consultez les éléments précédents pour vous repérer, sans renvoyer toute la commande.
• Éléments déjà servis et en attente : distinguez les plats servis, ceux en cours de préparation, ceux préparés mais pas encore apportés, et les demandes qui restent à confirmer.
• Modalités de facturation : consignez qui prend en charge les nouveaux éléments et si la question reste à trancher. Ne déduisez pas ces modalités de l’ordre d’arrivée des clients.
• Personne responsable de ce tour : chargez-la de regrouper les nouvelles demandes confirmées reçues par les autres collègues. Si elle quitte son poste, indiquez clairement qui prend le relais.
• Étape suivante : précisez s’il faut consulter la commande initiale ou transmettre les ajouts de cette étape, ou indiquez de quel poste une réponse est attendue. La personne qui prend le relais confirme avoir bien reçu l’information.

Si une personne arrivée plus tard souhaite commander un autre plat à partager, le membre du personnel vérifie les informations de préparation et de service du tour précédent, indique ce qui a déjà été commandé, puis demande s’il s’agit d’un ajout ou si le client cherche à confirmer la commande initiale. N’annulez pas un plat de votre propre initiative parce qu’une personne à table pense qu’il a peut-être déjà été commandé. De même, ne comprenez pas « la même chose, s’il vous plaît » comme une demande de recommencer toute la commande de la table. La personne qui formule la demande pour ce tour doit confirmer directement les options importantes et les quantités.

Les clients d’une même table peuvent demander le menu, de l’eau ou des plats supplémentaires à plusieurs membres du personnel. Vous pouvez désigner une personne responsable de ce tour pour regrouper les demandes confirmées. Les autres collègues continuent de répondre aux clients, puis transmettent les nouvelles informations au même point de coordination pour vérification. Si la personne responsable quitte son poste, elle indique qui prend le relais et lui transmet les tâches en attente. Ainsi, les clients peuvent demander de l’aide à n’importe quel collègue sans interrompre le service, tandis que l’équipe de salle dispose d’un relevé clair et à jour des dispositions en cours.

Lors d’un changement de table, mettez à jour l’emplacement associé sans repasser une nouvelle commande pour les personnes arrivées plus tard

• Vérifiez ce qui a été enregistré pour la table d’origine, ce qui a déjà été servi et les plats qui restent à apporter, afin d’éviter que la même commande soit passée une seconde fois à la nouvelle table.
• Vérifiez le nouvel emplacement et le lien avec l’addition en cours. Un membre du personnel habilité effectue les opérations possibles en fonction de l’état actuel de la commande. Ne considérez pas que le transfert est terminé simplement parce que les verres ont été déplacés.
• Communiquez clairement le nouvel emplacement de service aux équipes d’accueil, de préparation et de service. Veillez à ce qu’une personne prenne aussi le relais pour les boissons qui n’ont pas encore été apportées. Ne vous contentez pas d’annoncer en salle que les clients ont changé de table.
• Un membre du personnel récapitule le résultat du transfert. La personne qui prend le relais doit pouvoir retrouver le relevé grâce à l’identifiant de la commande, sans avoir à reconstituer les événements de mémoire.

Un règlement avant le départ ne concerne que les dépenses confirmées

Une personne qui part plus tôt peut vouloir régler uniquement ses boissons ou accepter de prendre en charge une partie des plats partagés. Le personnel de caisse doit d’abord vérifier les derniers plats ajoutés, les paiements reçus et le montant restant dû, puis confirmer avec le client les modalités de répartition. Les personnes arrivées plus tard peuvent encore commander. Ne répartissez donc pas à l’avance les dépenses de toute la table qui n’ont pas encore été engagées.

Le guide de MenuSnap sur le partage de l’addition présente la répartition à parts égales, par plat ou par montant. Le personnel vérifie les options prises en charge par l’addition en cours en fonction des modalités convenues, puis traite chaque paiement séparément.

• Pour chaque part, vérifiez le paiement réellement reçu et le solde restant dû. L’impression d’additions séparées ou le justificatif du paiement d’une seule personne ne prouve pas que toute la table a réglé.
• Pour un paiement effectué sur un terminal de carte indépendant, vérifiez d’abord la transaction sur le terminal ou auprès du prestataire de paiement, puis enregistrez le paiement sur la bonne part de l’addition. MenuSnap ne vérifie pas automatiquement les transactions effectuées sur un terminal indépendant.
• Si le résultat n’est pas clair, recherchez la transaction initiale et ne procédez pas à un nouveau débit tant que la situation n’est pas clarifiée. Si des plats sont ajoutés pendant le règlement, vérifiez l’addition mise à jour avant de poursuivre.

Le paiement en ligne et la synchronisation dans le cloud dépendent du réseau. Les possibilités d’utilisation hors ligne de l’application native dépendent de la version officielle et de sa configuration. Après le rétablissement de la connexion, vérifiez les commandes et les paiements. Les relevés des changements liés aux arrivées et des différents tours sont des aides de suivi pour le personnel ; ils ne remplacent pas les commandes officielles et ne prouvent pas que le système dispose d’une fonction automatique de regroupement des convives ou des additions.