Как обслуживать гостей, приходящих в разное время: сверяйте новые и ещё не поданные позиции по мере присоединения гостей

Когда приходит очередная группа гостей, сотрудник сначала проверяет, что уже заказано и какие блюда ещё не поданы, а затем уточняет, что именно добавляют сейчас и к какому счёту это отнести. Не переписывайте весь заказ стола, ориентируясь на текущее число гостей, и не объединяйте счета только потому, что люди пришли вместе. Фиксируйте изменения и новые позиции текущего этапа в одном месте, чтобы коллеги могли продолжить обслуживание того же стола.

Фиксируйте изменения по мере прихода гостей, не создавая заказ заново

• Первые гости садятся за стол: зафиксируйте текущий стол, первоначальный заказ, уже заказанные и ещё не поданные позиции. Сначала уточните, как гости собираются рассчитаться за уже заказанное.
• Позже присоединяются другие гости: сначала уточните, сидит ли уже за столом кто-нибудь из их компании и где они хотят разместиться. Затем спросите, что они хотят заказать для себя и на всех, и объясните, куда будут записаны эти позиции. Если договорённости о распределении по счетам ещё нет, пока сохраните первоначальную запись без изменений.
• Гости точно добавляют блюда в этом заходе: повторите вслух варианты и количество, сверьтесь с предыдущими заказами и уточните, это новая позиция или вопрос о заказе из прошлого захода.
• Гости временно пересаживаются: сверьте первоначальный заказ и новое место, сообщите об изменении сотрудникам, которые готовят и подают блюда. Действия в системе проверяйте с учётом прав доступа и текущего статуса.
• Кто-то уходит раньше: уточните, за что он платит, сколько фактически получено и сколько ещё осталось к оплате. Не распределяйте заранее расходы на будущие заказы, которых ещё не было.

Одна запись по текущему заходу: сохраняйте шесть пунктов, к которым можно вернуться

• Текущее место и первоначальный заказ: используйте идентификатор, по которому можно найти запись. Не ищите счёт по внешности, одежде или полному списку спутников.
• Потребности, озвученные в этом заходе: записывайте только подтверждённые сейчас блюда, варианты и количество. Чётко укажите кухне, что добавлено в этом заходе, и идентификатор заказа. Предыдущие позиции нужны для сверки — не отправляйте заказ целиком повторно.
• Поданные и ещё не поданные позиции: разделяйте уже поданные блюда, те, что ещё готовятся, приготовленные, но не поданные позиции, и вопросы, которые пока требуют уточнения.
• Договорённости по оплате: укажите, кто оплачивает новые позиции и нужно ли ещё обсудить распределение. Не делайте выводов на основании того, кто пришёл раньше.
• Ответственный за текущий заход: он собирает подтверждённые запросы, принятые коллегами. Перед уходом с поста он должен чётко назвать того, кто его сменит.
• Следующий шаг: проверить предыдущий счёт, передать новые позиции текущего захода или дождаться ответа от нужного сотрудника. Сменяющий сотрудник подтверждает, что принял дела.

Если опоздавший гость хочет заказать ещё одно блюдо на всех, сотрудник сначала сверяется с записями о приготовлении и подаче предыдущих заказов, сообщает, что уже заказано, и уточняет, нужно ли добавить блюдо или гость спрашивает о ранее заказанном. Нельзя самовольно отменять позицию только потому, что кто-то за столом говорит, что вроде бы уже заказывал её. Фразу «ещё одну такую же» также нельзя трактовать как просьбу повторить весь заказ стола. Вариант блюда и количество должен лично подтвердить тот, кто делает заказ в этом заходе.

Гости за одним столом могут обращаться к разным сотрудникам: задавать вопросы по меню, просить воду и заказывать дополнительные блюда. Можно назначить одного сотрудника ответственным за текущий этап обслуживания, чтобы он собирал подтверждённые запросы. Остальные коллеги продолжают помогать гостям и передают новые сведения в то же место для сверки. Покидая рабочее место, ответственный сообщает, кто его заменит, и передаёт незавершённые дела. Так обслуживание продолжится независимо от того, к кому из коллег обратится гость, а у персонала зала будет единая, понятная и постоянно обновляемая информация о текущих договорённостях и задачах.

При пересадке обновляйте привязку к столу, а не оформляйте за опоздавших новый заказ

• Уточните, что записано за первоначальным столом, что уже подано и какие блюда ещё нужно подать, чтобы за новым столом не заказали то же самое повторно.
• Проверьте новое место и связь с текущим счётом. Сотрудник с соответствующими правами выполняет доступные действия с учётом текущего статуса. Не считайте пересадку оформленной только потому, что гости перенесли чашки.
• Чётко сообщите сотрудникам, встречающим и размещающим гостей, а также тем, кто готовит и подаёт блюда и напитки, куда теперь подавать заказ. Убедитесь, что кто-то продолжит подачу ещё не принесённых напитков. Недостаточно лишь сообщить коллегам в зале, что гости пересели за другой стол.
• Один сотрудник проговаривает итог передачи дел. Сменяющий его коллега должен найти запись по идентификатору заказа, а не восстанавливать произошедшее по памяти.

При расчёте перед уходом учитывайте только подтверждённые расходы

Гость, который уходит раньше, может хотеть оплатить только свои напитки или быть готовым взять на себя часть стоимости общих блюд. Кассир должен сначала проверить актуальный состав заказа, уже полученную оплату и остаток к оплате, а затем подтвердить с гостем договорённость о распределении расходов. Гости, пришедшие позже, ещё могут заказывать дополнительные блюда, поэтому нельзя заранее делить поровну расходы всего стола на заказы, которые ещё не сделаны.

В руководстве MenuSnap по разделению счёта описаны варианты поровну, по блюдам и по сумме. Сотрудник сверяется с подтверждённой договорённостью о распределении расходов, проверяет, какие варианты поддерживает текущий счёт, и принимает оплату по каждой доле отдельно.

• Проверяйте фактически полученную оплату и остаток к оплате по каждой доле. Распечатанный разделённый счёт или подтверждение оплаты от одного гостя не означают, что весь стол рассчитался.
• Сначала проверьте оплату через отдельный карточный терминал или у платёжного провайдера, затем внесите её в правильную долю счёта. MenuSnap не проверяет автоматически транзакции, проведённые через отдельный терминал.
• Если результат операции неизвестен, сначала проверьте первоначальную транзакцию; пока ситуация не выяснена, не списывайте деньги повторно. Если во время расчёта добавили блюда, сначала проверьте актуальный счёт и только затем продолжайте.

Для онлайн-оплаты и синхронизации с облаком требуется подключение к сети. Возможности работы без интернета в нативном клиенте зависят от официальной версии и конфигурации; после восстановления подключения сверьте заказы и платежи. Записи об изменениях состава гостей и этапах заказа — лишь вспомогательные заметки для сотрудников: они не заменяют официальный заказ и не подтверждают наличие в системе автоматической группировки или объединения счетов.