Đón tiếp khách đến theo từng đợt: theo thứ tự khách nhập bàn, đối chiếu món mới gọi và món chưa được phục vụ

Mỗi khi có thêm một đợt khách nhập bàn, trước tiên nhân viên cần kiểm tra những món đã được gọi trước đó và món nào chưa được phục vụ, sau đó xác nhận chính xác những món mới trong lượt này và sẽ ghi chúng vào hóa đơn hoặc phần thanh toán nào. Đừng nhập lại toàn bộ đơn của cả bàn chỉ dựa trên số người hiện có, cũng đừng gộp hóa đơn chỉ vì khách đi cùng nhau. Ghi lại thay đổi về khách đến và món mới gọi trong lượt này ở cùng một nơi để những nhân viên tiếp quản sau đó có thể tiếp tục phục vụ cùng bàn đó.

Cập nhật theo thay đổi của khách đến, không tạo lại yêu cầu của cả bàn

• Khách đến trước ngồi vào bàn: ghi lại bàn hiện tại, đơn gọi ban đầu, các món đã gọi và những món chưa được phục vụ; trước tiên hỏi rõ khách dự định thanh toán các khoản đã phát sinh như thế nào.
• Người đi cùng đến sau: trước tiên hỏi xem những người đi cùng đã có ai ngồi vào bàn chưa và họ muốn ngồi ở đâu; sau đó hỏi nhu cầu cá nhân và dùng chung trong lượt này, đồng thời nói rõ sẽ ghi nhận ở đâu. Nếu chưa thống nhất cách tính hóa đơn, hãy giữ nguyên bản ghi ban đầu.
• Khách xác nhận gọi thêm món trong lượt này: nhắc lại quy cách và số lượng, đối chiếu với những món đã gọi trước đó, rồi xác nhận đây là món gọi thêm hay là hỏi lại về món đã gọi ở lượt trước.
• Khách đổi chỗ tạm thời: kiểm tra đơn gọi ban đầu và vị trí mới, đồng thời báo cho nhân viên đang chuẩn bị và phục vụ món. Chỉ thực hiện thao tác trên hệ thống sau khi xác nhận quyền hạn và trạng thái hiện tại.
• Có người rời đi sớm: xác nhận phần chi phí người đó chịu, khoản tiền thực nhận và số tiền còn phải trả; không chia trước những khoản chi chưa phát sinh.

Một bản ghi cho lượt này, giữ lại sáu thông tin cần thiết để tiếp tục tra cứu

• Vị trí hiện tại và đơn gọi ban đầu: dùng thông tin nhận diện có thể tra cứu; không tìm hóa đơn dựa vào ngoại hình, trang phục hoặc danh sách đầy đủ những người đi cùng.
• Nhu cầu được nêu trong lượt này: chỉ ghi những món, quy cách và số lượng đã xác nhận lần này; nói rõ với bếp đâu là món mới gọi trong lượt này và mã nhận diện đơn. Dùng thông tin cũ để tra cứu, không gửi lại toàn bộ đơn.
• Món đã có và món chưa được phục vụ: phân biệt món đã mang ra, đang chế biến, đã chế biến xong nhưng đang chờ mang ra, và món vẫn cần xác nhận.
• Thỏa thuận về chi phí: ghi lại ai chịu chi phí món mới gọi và việc này có còn cần bàn bạc hay không; không suy đoán dựa trên thứ tự khách đến.
• Nhân viên phụ trách lượt này: người này chịu trách nhiệm tổng hợp nhu cầu mới mà các đồng nghiệp đã tiếp nhận; khi rời vị trí làm việc, cần nêu rõ ai sẽ tiếp quản.
• Bước tiếp theo: tra cứu đơn cũ, gửi món mới gọi trong lượt này hay chờ phản hồi từ bộ phận nào; nhân viên tiếp quản xác nhận đã nhận thông tin.

Nếu khách đến sau muốn gọi thêm một món dùng chung, trước tiên nhân viên cần đối chiếu tình trạng chế biến và phục vụ của lượt trước, cho khách biết những món đã được gọi, rồi hỏi đây là gọi thêm hay xác nhận món đã gọi lúc trước. Không tự ý hủy món chỉ vì một người ở cùng bàn nói rằng hình như đã gọi món đó, cũng không hiểu câu “cho thêm món giống vậy” là yêu cầu làm lại toàn bộ món của cả bàn. Người đưa ra yêu cầu trong lượt này cần trực tiếp xác nhận các quy cách và số lượng quan trọng.

Khách cùng bàn có thể hỏi thực đơn, xin nước hoặc gọi thêm món với nhiều nhân viên khác nhau. Có thể chỉ định một nhân viên phụ trách lượt đó để tổng hợp các yêu cầu đã xác nhận; những người khác vẫn hỗ trợ khách như thường lệ rồi chuyển thông tin mới về cùng một nơi để đối chiếu. Khi nhân viên phụ trách rời vị trí làm việc, cần nêu rõ người tiếp quản và bàn giao những việc còn dang dở. Như vậy, dù khách nhờ bất kỳ đồng nghiệp nào giúp đỡ, vẫn sẽ có người tiếp tục hỗ trợ; đồng thời, đội ngũ phục vụ luôn có một bản ghi rõ ràng, được cập nhật liên tục về tình hình hiện tại.

Đổi bàn chỉ cập nhật mối liên hệ với bàn mới, không gọi lại đơn cho những khách đến sau

• Xác nhận những gì đã được ghi nhận ở bàn cũ, món nào đã được mang ra và món nào vẫn đang chờ phục vụ, để tránh gọi lại những món tương tự ở bàn mới.
• Kiểm tra vị trí mới và mối liên hệ với hóa đơn hiện tại. Nhân viên có thẩm quyền xử lý thao tác khả thi theo trạng thái hiện tại; không coi việc chuyển cốc đi là bằng chứng cho thấy bàn đã được chuyển trên hệ thống.
• Thông báo rõ vị trí phục vụ hiện tại cho nhân viên đón tiếp, chế biến và phục vụ món; cần có người tiếp tục theo dõi cả những đồ uống chưa được mang ra. Chỉ thông báo nội bộ với đội ngũ phục vụ rằng khách đã chuyển bàn là chưa đủ.
• Một nhân viên nhắc lại kết quả bàn giao để người tiếp quản có thể tìm bản ghi bằng mã nhận diện đơn, thay vì dựa vào trí nhớ để ghép nối các sự việc.

Thanh toán khi rời đi sớm chỉ xử lý những khoản đã được xác nhận

Khách rời đi sớm có thể chỉ muốn thanh toán đồ uống của mình, hoặc sẵn lòng trả một phần chi phí các món ăn dùng chung. Nhân viên thu ngân cần kiểm tra danh sách món đã gọi được cập nhật mới nhất, số tiền đã thu và số tiền còn phải thu, sau đó xác nhận thỏa thuận chia chi phí với khách. Những người đến sau vẫn có thể gọi thêm món; không được chia đều trước những khoản chi chưa phát sinh của cả bàn.

MenuSnap hướng dẫn chia hóa đơn theo cách chia đều, theo món hoặc theo số tiền. Nhân viên căn cứ vào thỏa thuận chia chi phí đã được xác nhận, kiểm tra các phương thức mà hóa đơn hiện tại hỗ trợ, rồi lần lượt xử lý từng khoản thanh toán.

• Đối chiếu khoản tiền thực nhận và số tiền còn phải trả cho từng phần; không coi hóa đơn chia phần đã in hoặc bằng chứng thanh toán của một người là xác nhận rằng cả bàn đã thanh toán xong.
• Với máy quẹt thẻ độc lập, trước tiên hãy xác minh giao dịch qua thiết bị đầu cuối hoặc nhà cung cấp dịch vụ thanh toán, rồi ghi khoản thanh toán vào đúng phần tương ứng; MenuSnap không tự động xác minh giao dịch được thực hiện trên thiết bị đầu cuối độc lập này.
• Nếu chưa rõ kết quả, hãy tra cứu giao dịch ban đầu; không trừ tiền lần nữa trước khi xác minh xong. Nếu khách gọi thêm món trong lúc thanh toán, hãy kiểm tra hóa đơn mới nhất rồi mới tiếp tục.

Thanh toán trực tuyến và đồng bộ hóa trên đám mây phụ thuộc vào kết nối mạng. Khả năng sử dụng ứng dụng khách gốc khi ngoại tuyến tùy theo phiên bản chính thức và cấu hình; khi có kết nối trở lại, hãy đối chiếu đơn hàng và khoản thanh toán. Việc ghi lại thay đổi về khách đến và từng lượt chỉ là cách ghi chú hỗ trợ nhân viên, không thay thế đơn hàng chính thức và cũng không chứng minh rằng hệ thống có chức năng tự động nhóm khách hoặc gộp hóa đơn.