Mała kuchnia: KDS czy drukarka? Lista kontrolna do wyboru sposobu przyjmowania zamówień

Wybierając KDS lub drukarkę do małej kuchni, najpierw sprawdź, jak pracownicy przyjmują zamówienia, przygotowują dania i zestawiają zamówienia. KDS warto rozważyć, gdy kilka osób musi wspólnie śledzić postępy, a ktoś będzie je na bieżąco aktualizować. Drukarkę można rozważyć, jeśli bony kuchenne mają przemieszczać się między stanowiskami wraz z wykonywaną pracą. Jeśli korzystasz z obu rozwiązań, ustal, że przygotowanie danego dania podejmuje tylko jedno stanowisko — otrzymanie tej samej pozycji na ekranie i na wydruku nie może prowadzić do przygotowania jej dwukrotnie.

Najpierw wypełnij kartę stanowiska, a dopiero potem wybierz urządzenia

• Stanowisko i dania, za które odpowiada: ____; kto sprawdza nowe pozycje: ____; kto decyduje o rozpoczęciu pracy: ____.
• Czy potrzebny jest wgląd w całe zamówienie, czy tylko w pozycje przypisane do tego stanowiska: ____; kto zestawia informacje o pozycjach, które nie są jeszcze gotowe na poszczególnych stanowiskach: ____.
• Czy bony kuchenne trzeba przenosić: ____; gdzie odkłada się bony dotyczące dań oczekujących na przygotowanie, przygotowywanych i gotowych: ____.
• Czy ekran jest czytelny i dostępny z miejsca pracy: ____; kto aktualizuje status przygotowania: ____; kto zastępuje tę osobę podczas jej nieobecności: ____.
• Kto przekazuje informacje o zmianach w zamówieniu i dodruku: ____; kto codziennie odpowiada za ładowanie, papier i oprogramowanie: ____; jakie kwestie wymagają potwierdzenia: ____.

Wybieraj według potrzeb stanowiska, nie liczby urządzeń

• Kilka stanowisk musi wspólnie śledzić postępy przygotowania: najpierw upewnij się, że ktoś będzie aktualizować status po rozpoczęciu i zakończeniu pracy, a dopiero potem rozważ KDS. Drugi ekran, którego nikt nie aktualizuje, to tylko kolejne źródło nieaktualnych informacji.
• Jeśli podczas przygotowania bon kuchenny musi przemieszczać się wraz ze składnikami lub między stanowiskami: oceń sposób drukowania i rozmieszczenie uchwytów na bony. Ustal zasady odbierania, porządkowania i odkładania bonów po zakończeniu pracy. Nie oceniaj postępów na podstawie zagięć ani ułożenia bonu.
• Osoba zestawiająca zamówienia stale pyta, którego dania brakuje: najpierw wyznacz osobę odpowiedzialną za zebranie informacji o całym zamówieniu. Nie zastępuj przekazywania informacji między sekcjami ustawieniem dodatkowej drukarki przy kuchni gorącej.
• Pracownicy mają mokre ręce, nie mogą dosięgnąć ekranu ze swojego stanowiska albo nie widzą wyświetlanego tekstu: najpierw dostosuj rozmieszczenie sprzętu i organizację pracy, a dopiero potem zdecyduj, czy ekran sprawdzi się na tym stanowisku.

Nawet jeśli ta sama osoba pełni kilka ról, rozdziel poszczególne czynności. Kuchnia gorąca może potrzebować podglądu tylko swoich dań, a stanowisko wydawania — całego zamówienia. Wybierz sposób rejestrowania pracy odpowiedni do tych potrzeb informacyjnych; nie ma powodu, by w całej kuchni stosować ten sam sprzęt.

Przy korzystaniu z obu rozwiązań jednoznacznie przypisz odpowiedzialność za przygotowanie każdej pozycji

Możesz używać ekranu do śledzenia ogólnych postępów, a bonów kuchennych przy przygotowywaniu składników na konkretnym stanowisku. Możesz też stosować różne rozwiązania przy barze i w kuchni gorącej. Dla każdej grupy dań określ, skąd trafia zamówienie, kto rozpoczyna pracę i kto kompletuje oraz wydaje gotowe pozycje. To samo zadanie rozpoznawaj po numerze zamówienia i konkretnych pozycjach; na dodruku zaznacz, do którego pierwotnego zamówienia należy. Nie traktuj go jako ponownego zamówienia tego samego dania.

Jeśli bon kuchenny dotarł już na stanowisko przygotowania, informacje o zmianach i anulowaniu przekaż bezpośrednio osobie, która faktycznie przygotowuje danie, i uzyskaj potwierdzenie. Nawet jeśli na ekranie widać zmianę, nie zakładaj, że wcześniejszy bon stracił ważność. Najpierw uzgodnij z gośćmi i kuchnią tempo podawania dań w kilku turach, a następnie zapisz te ustalenia w obecnie obsługiwany sposób. O kolejności przygotowania nadal decyduje kuchnia, stosownie do rzeczywistej sytuacji.

Sprawdź wszystkie warunki korzystania z rozwiązań

MenuSnap KDS może wyświetlać zlecenia i aktualizować status przygotowania w obszarze roboczym, w którym tę funkcję włączono. Wymaga odpowiedniego planu, sekcji kuchennej i uprawnień pracowników. Drukowanie w kuchni ma osobne wymagania dotyczące planu, kompatybilnego modelu drukarki, połączenia, szablonu bonów i kierowania wydruków, a także urządzenia lub usługi z dostępem do internetu, które faktycznie wysyłają zadania do drukarki. Włączenie jednego rozwiązania nie konfiguruje automatycznie drugiego. Wybór i konfigurację urządzeń organizuje właściciel lokalu lub wyraźnie upoważniony przez niego administrator.

Aktualizowanie KDS w chmurze wymaga połączenia z internetem. Drukowanie lokalne przez USB lub sieć lokalną nie gwarantuje, że cały proces przyjmowania zamówień i obsługi płatności będzie działać w trybie offline. W razie awarii najpierw sprawdź, które zamówienia zostały przyjęte i które dania już przygotowano. Przy ręcznym przekazywaniu pracy odnotuj nowe pozycje i zadania do wykonania w odniesieniu do pierwotnego zamówienia. Po przywróceniu połączenia porównaj stan realizacji z najnowszymi zapisami i nie przygotowuj ponownie wszystkich pozostałych zamówień.

Uwzględnij zarówno zakup, jak i bieżące utrzymanie sprzętu

Wypisz ekrany, uchwyty, drukarki, rolki papieru i niezbędne urządzenia do połączeń, a następnie zaznacz, co jest już dostępne i sprawne, co trzeba dokupić, a co wymaga potwierdzenia. Za papier, ładowanie, czyszczenie, działanie oprogramowania i czas potrzebny na przejęcie obowiązków również powinny odpowiadać konkretne osoby. Nie traktuj jednorazowego zakupu sprzętu jako całości długoterminowych kosztów i nie zakładaj kompatybilności tylko dlatego, że rolki papieru mają taką samą szerokość albo urządzenia korzystają z tego samego rodzaju złącza.

Obserwuj przekazywanie pracy, zamiast zakładać, że ekran lub bony kuchenne są szybsze

Wybierz zmiany o podobnym zestawie przygotowywanych dań i zbliżonej obsadzie. Sprawdź, czy kuchnia nadal musi dopytywać, czy zdarza się, że nie można znaleźć bonów, gotowe dania czekają na odbiór lub te same pozycje są przygotowywane ponownie. Oznaczenie przygotowania jako zakończonego w KDS lub zakończenie obsługi bonu kuchennego nie oznacza, że danie dotarło do gościa. Osoba zanosząca dania nadal musi sprawdzić numer stolika i zgodność faktycznie podawanych potraw z zamówieniem. Jeśli zapisy w dwóch miejscach powodują dublowanie potwierdzeń, zmień podział obowiązków zamiast dokładać czynności tylko po to, by zachować sprzęt.