KDS ou impressora para uma cozinha pequena: uma lista de verificação por posto de trabalho

Para escolher entre um KDS e uma impressora para uma cozinha pequena, comece por analisar como a equipa recebe os pedidos, prepara os pratos e consolida a informação. Se for necessário acompanhar o progresso em conjunto e alguém puder atualizá-lo atempadamente, considere um KDS. Se a equipa estiver habituada a fazer circular as comandas em papel entre os postos, avalie a impressão. Se usar ambos, defina primeiro que apenas um posto deve assumir a responsabilidade pela preparação de cada prato: receber a mesma informação em dois formatos não significa que o prato deva ser preparado duas vezes.

Preencha primeiro a ficha do posto de trabalho; não comece por escolher o modelo do equipamento

• Posto de trabalho e pratos pelos quais é responsável: ____; quem consulta os novos pedidos: ____; quem decide quando começar: ____.
• É necessário consultar o pedido completo ou apenas os pratos deste posto: ____; quem consolida a informação sobre os pratos ainda pendentes noutros postos: ____.
• É necessário deslocar as comandas em papel: ____; onde ficam as comandas por preparar, em preparação e concluídas: ____.
• O ecrã é legível e está ao alcance a partir do posto de trabalho: ____; quem atualiza o estado de preparação: ____; quem substitui essa pessoa quando se ausenta: ____.
• Quem comunica alterações ao pedido e reimpressões: ____; quem trata diariamente da carga, do papel e da manutenção do software: ____; condições por confirmar: ____.

Escolha com base nas necessidades de cada função, não na quantidade de equipamentos

• Se vários postos precisarem de acompanhar o progresso da preparação, confirme primeiro que alguém atualizará o sistema no início e no fim do trabalho e, depois, considere um KDS. Um segundo ecrã sem ninguém responsável por atualizá-lo é apenas mais uma fonte de informação desatualizada.
• Se, durante a preparação, a comanda em papel precisar de acompanhar os ingredientes ou circular entre os postos de trabalho, avalie a impressão e a localização dos suportes para comandas. Defina como as comandas serão recolhidas, ordenadas e arquivadas após a conclusão da preparação; não deduza o progresso pelas dobras ou pela orientação do papel.
• Se o posto de consolidação estiver sempre a perguntar que pratos faltam, defina primeiro quem é responsável por consolidar o pedido completo. Colocar mais uma impressora na cozinha quente não substitui a comunicação entre secções.
• Se os funcionários tiverem as mãos molhadas, o ecrã estiver fora do alcance a partir do posto ou o texto não for legível, ajuste primeiro o posicionamento e a organização do trabalho. Só depois decida se um ecrã é adequado para esse posto.

Mesmo quando a mesma pessoa desempenha várias funções, mantenha as tarefas distintas. A cozinha quente pode precisar de consultar apenas os pratos que prepara, enquanto o passe talvez precise de ver o pedido completo. Escolha o método de registo de acordo com essas necessidades de informação; não é necessário que toda a cozinha utilize o mesmo equipamento.

Se combinar os dois métodos, mantenha uma única responsabilidade pela preparação

Pode usar um ecrã para acompanhar o progresso geral e comandas em papel para orientar a preparação num posto específico, ou adotar métodos diferentes no bar e na cozinha quente. Para cada categoria de pratos, indique onde o pedido é recebido, quem inicia a preparação e quem consolida e entrega o pedido. Identifique cada tarefa pelo número do pedido e pelos pratos efetivamente incluídos. Assinale as reimpressões como cópias da comanda original, não como um novo pedido.

Se a comanda em papel já tiver chegado ao posto de preparação, comunique diretamente qualquer alteração ou cancelamento à pessoa que está a preparar o pedido e confirme que recebeu a mensagem. Mesmo que o ecrã mostre a alteração, não presuma que a comanda antiga em papel deixou de ser válida. Combine com os clientes e com a cozinha o ritmo de serviço dos pratos em diferentes momentos e registe-o pelos meios atualmente disponíveis; a cozinha continua a definir a ordem de preparação de acordo com a situação real.

Verifique todas as condições de utilização de uma só vez

O KDS MenuSnap pode apresentar as comandas e permitir a atualização do estado de preparação nos espaços de trabalho onde estiver ativado. A utilização depende do plano, das secções e das permissões dos funcionários correspondentes. A impressão na cozinha também depende das condições do plano, de modelos compatíveis, da ligação, dos modelos de comanda e das regras de encaminhamento, bem como de um dispositivo ou serviço online que envie efetivamente os trabalhos de impressão. Ativar uma destas opções não configura automaticamente a outra. A escolha e configuração dos equipamentos ficam a cargo do proprietário ou de um administrador expressamente autorizado por ele.

As atualizações do KDS na nuvem dependem de uma ligação à Internet. A impressão local por USB ou rede local também não garante que todo o processo de encomenda e pagamento funcione sem ligação. Em caso de falha, comece por verificar quais os pedidos já recebidos e quais os pratos já preparados. Ao fazer a passagem de serviço manualmente, assinale no pedido original os novos elementos e as tarefas pendentes. Quando a ligação for restabelecida, compare os registos mais recentes e não volte a preparar todos os pedidos pendentes.

Considere o investimento e a manutenção em conjunto

Faça uma lista dos ecrãs, suportes, impressoras, rolos de papel e equipamentos de ligação necessários, distinguindo o que já está disponível e utilizável, o que terá de ser adquirido e o que ainda precisa de confirmação. Defina também responsáveis pela reposição de papel, pelo carregamento, pela limpeza, pelo funcionamento do software e pelo tempo necessário para a passagem de serviço. Não trate a compra inicial do equipamento como se cobrisse todos os custos a longo prazo nem presuma que existe compatibilidade só porque os rolos de papel têm a mesma largura ou as ligações são iguais.

Observe a passagem de serviço; não presuma que o ecrã ou a comanda em papel são mais rápidos

Observe turnos com uma combinação de pratos e um nível de pessoal semelhantes. Verifique se continuam a ocorrer perguntas na cozinha, comandas perdidas, pratos concluídos sem serem recolhidos ou preparações duplicadas. A indicação de que a preparação foi concluída no KDS ou de que a comanda em papel foi processada não significa que o prato tenha sido entregue. A equipa responsável pelo serviço ainda tem de confirmar a mesa e o prato físico. Se manter registos em dois locais aumentar a necessidade de confirmações repetidas, reveja as responsabilidades em vez de acrescentar etapas só para justificar o equipamento.