Kleine keuken: KDS of printer? Kies met deze checklist per werkstation hoe bestellingen worden verwerkt

Kijk bij de keuze tussen een KDS en een printer voor een kleine keuken eerst hoe medewerkers bestellingen ontvangen, gerechten bereiden en bestellingen verzamelen. Als iedereen samen de voortgang moet kunnen zien en iemand die tijdig bijwerkt, is een KDS een optie. Als medewerkers gewend zijn papieren bonnen tussen werkstations mee te nemen, kun je een printer overwegen. Gebruik je beide, spreek dan eerst af dat één plek verantwoordelijk is voor de bereiding van elk gerecht. Twee verschillende weergaven van dezelfde bestelling mogen niet tot dubbele bereiding leiden.

Vul eerst de checklist per werkstation in; kies nog geen apparaatmodel

• Werkstation en gerechten waarvoor het verantwoordelijk is: ____; wie bekijkt nieuwe informatie: ____; wie bepaalt wanneer de bereiding begint: ____.
• Is het volledige besteloverzicht nodig of alleen de gerechten van dit werkstation: ____; wie verzamelt informatie over gerechten die nog bij andere werkstations ontbreken: ____.
• Moeten papieren bonnen worden verplaatst: ____; waar liggen bonnen voor gerechten die nog moeten worden bereid, in bereiding zijn of klaar zijn: ____.
• Is het scherm vanaf de werkplek leesbaar en bereikbaar: ____; wie werkt de bereidingsstatus bij: ____; wie neemt het over bij afwezigheid: ____.
• Wie geeft bestelwijzigingen en herdrukken door: ____; wie is dagelijks verantwoordelijk voor het batterijniveau, papier en softwareonderhoud: ____; welke voorwaarden moeten nog worden bevestigd: ____.

Kies op basis van de werkomstandigheden, niet op basis van het aantal apparaten

• Moeten meerdere werkstations samen de bereidingsvoortgang kunnen zien? Controleer eerst of iemand de status bij de start en afronding bijwerkt en overweeg daarna een KDS. Een tweede scherm dat niemand bijwerkt, toont alleen nog een versie van verouderde informatie.
• Moet een papieren bon tijdens de bereiding met ingrediënten of tussen werkstations meeverplaatsen? Bekijk dan waar de printer en bonhouder komen. Spreek af wie bonnen pakt en sorteert en waar ze na afronding worden opgeborgen. Leid de voortgang niet af uit vouwen of de richting waarin een bon ligt.
• Moet de medewerker die bestellingen verzamelt steeds navragen welk gerecht nog ontbreekt? Wijs dan eerst iemand aan die het volledige besteloverzicht bijhoudt. Een extra printer in de warme keuken vervangt de overdracht tussen stations niet.
• Zijn de handen van medewerkers nat, is het scherm buiten bereik vanaf de werkplek of is de tekst niet goed leesbaar? Pas eerst de plaatsing en werkwijze aan en bepaal daarna of een scherm geschikt is voor dat werkstation.

Ook wanneer één medewerker meerdere taken uitvoert, moeten de handelingen duidelijk van elkaar worden onderscheiden. De warme keuken hoeft misschien alleen de eigen gerechten te zien, terwijl de medewerker bij de uitgifte het volledige besteloverzicht nodig heeft. Kies een registratiemethode die aansluit op die informatiebehoeften; niet de hele keuken hoeft hetzelfde apparaat te gebruiken.

Wijs bij gebruik van beide één plek aan die verantwoordelijk is voor de bereiding

Je kunt bijvoorbeeld op een scherm de totale voortgang bekijken en een papieren bon met de mise-en-place van een werkstation laten meeverplaatsen. Ook kunnen de bar en de warme keuken verschillende methoden gebruiken. Leg voor elke categorie gerechten vast waar de bestelling binnenkomt, wie de bereiding start en wie de gerechten verzamelt en overdraagt. Herken dezelfde bestelling aan het bestelnummer en de daadwerkelijke gerechten. Vermeld bij een herdruk bij welke oorspronkelijke bestelling de bon hoort; behandel die niet als een nieuwe bestelling.

Ligt een papieren bon al op de bereidingsplek, geef wijzigingen en annuleringen dan rechtstreeks door aan degene die het gerecht daadwerkelijk bereidt en zorg dat je bevestiging krijgt. Ook als de wijziging op het scherm verschijnt, mag je er niet van uitgaan dat de oude papieren bon daarmee ongeldig is. Stem het tempo voor het serveren van gerechten in meerdere rondes eerst af met de gasten en de keuken. Registreer het daarna op de manier die op dat moment wordt ondersteund; de keuken bepaalt de bereidingsvolgorde op basis van de situatie.

Controleer de gebruiksvoorwaarden in één keer

MenuSnap KDS kan werkbonnen tonen en de bereidingsstatus bijwerken in geactiveerde werkruimtes. Hiervoor zijn het bijbehorende abonnement en de juiste instellingen voor keukenstations en medewerkersrechten nodig. Voor keukenprinten gelden daarnaast abonnementsvoorwaarden en zijn een compatibel printermodel, een verbinding, bonsjablonen en routering nodig, evenals een online apparaat of dienst die de printopdrachten daadwerkelijk verstuurt. Het inschakelen van de ene optie configureert de andere niet automatisch. De eigenaar of een door de eigenaar uitdrukkelijk gemachtigde beheerder regelt de apparaatkeuze en configuratie.

Voor updates van een cloud-KDS is een internetverbinding nodig. Ook bij lokaal printen via USB of een lokaal netwerk is niet gegarandeerd dat het volledige bestel- en kassasysteem offline werkt. Controleer bij een storing eerst welke bestellingen zijn ontvangen en welke gerechten al zijn bereid. Noteer bij een handmatige overdracht op de oorspronkelijke bestelling wat nieuw is en wat nog moet gebeuren. Vergelijk na herstel van de verbinding de informatie met de meest recente registratie; bereid niet alle openstaande gerechten opnieuw.

Houd ook rekening met het onderhoud bij de totale investering

Noteer schermen, standaarden, printers, papierrollen en benodigde verbindingsapparatuur, en geef aan wat al beschikbaar en bruikbaar is, wat moet worden aangeschaft en wat nog moet worden bevestigd. Wijs ook verantwoordelijken aan voor papier, opladen, schoonmaken, de werking van de software en de tijd die nodig is om taken over te nemen. Beschouw de eenmalige aanschaf van apparatuur niet als de volledige langetermijninvestering, en leid compatibiliteit niet af uit papierrollen met dezelfde breedte of identieke aansluitingen.

Let op de overdracht in de praktijk; ga er niet van uit dat een scherm of papieren bon sneller is

Bekijk diensten met een vergelijkbare combinatie van gerechten en personeelsbezetting. Controleer of medewerkers nog steeds moeten navragen wat ontbreekt, bonnen kwijtraken, afgeronde gerechten niet worden opgehaald of gerechten dubbel worden bereid. Dat een gerecht op het KDS als klaar staat of dat een papieren bon is verwerkt, betekent niet dat het gerecht al is uitgeserveerd. Controleer bij de overdracht naar de bediening nog steeds het tafelnummer en het gerecht zelf. Leidt het bijhouden op twee plekken tot extra controles, pas dan de verantwoordelijkheden aan in plaats van stappen toe te voegen om het apparaat te blijven gebruiken.