KDS eller printer i det lille køkken? Brug en tjekliste til at vælge arbejdsgang

Når et lille køkken skal vælge mellem KDS og printere, bør det først se på, hvordan medarbejderne modtager ordrer, tilbereder maden og holder overblik. Hvis flere skal kunne følge status, og nogen kan opdatere den løbende, kan KDS være en mulighed. Hvis medarbejderne er vant til at flytte papirbonner mellem stationerne, kan printere være værd at overveje. Bruger I begge dele, skal det være tydeligt, at hver ret kun tages under behandling ét sted. At den samme ordre vises på to måder, må ikke føre til, at den tilberedes to gange.

Udfyld først et kort for hver arbejdsstation – vælg ikke enhedsmodel endnu

• Arbejdsstation og retter, den har ansvar for: ____; hvem holder øje med nye ordrer: ____; hvem beslutter, hvornår arbejdet begynder: ____.
• Skal medarbejderne se hele ordren eller kun stationens retter: ____; hvem samler op på manglende retter på tværs af stationerne: ____.
• Skal papirbonner flyttes rundt: ____; hvor placeres bonner, der afventer, er under tilberedning eller er færdige: ____.
• Kan skærmen læses og betjenes fra arbejdsstationen: ____; hvem opdaterer tilberedningsstatus: ____; hvem tager over ved fravær: ____.
• Hvem giver besked om ændringer og genudskrifter: ____; hvem står for daglig opladning, papir og softwarevedligeholdelse: ____; hvad mangler at blive afklaret: ____.

Vælg ud fra arbejdsgangene – ikke antallet af enheder

• Flere stationer skal kunne følge tilberedningen: Sørg først for, at nogen opdaterer status, når arbejdet begynder og er færdigt. Overvej derefter KDS. En ekstra skærm, som ingen vedligeholder, viser blot endnu en forældet version af oplysningerne.
• Hvis papirbonnen skal følge råvarerne eller flyttes mellem arbejdsstationerne under tilberedningen: Vurder placeringen af printer og bonholder, og aftal, hvordan bonner hentes, sorteres og arkiveres efter færdiggørelse. Brug ikke folder eller bonnernes retning til at gætte på status.
• Den person, der samler ordrerne, spørger hele tiden, hvilke retter der mangler: Placér først ansvaret for at samle overblikket over hele ordren. En ekstra printer i det varme køkken erstatter ikke overlevering mellem stationerne.
• Medarbejderne har våde hænder, kan ikke nå skærmen fra deres plads eller har svært ved at læse teksten: Tilpas først placeringen og arbejdsgangen, og afgør derefter, om en skærm passer til stationen.

Selv hvis én person varetager flere funktioner, bør handlingerne holdes adskilt. Det varme køkken har måske kun brug for at se sine egne retter, mens udleveringsområdet kan have brug for hele ordren. Vælg registreringsmetode efter informationsbehovet; der er ikke krav om, at hele køkkenet bruger samme udstyr.

Hvis I bruger begge dele, skal ansvaret for tilberedningen kun være placeret ét sted

I kan for eksempel bruge skærmen til at følge det samlede overblik og lade en papirbon følge en bestemt station under forberedelsen. Baren og det varme køkken kan også bruge forskellige metoder. For hver type ret skal I beskrive, hvor ordren modtages, hvem der går i gang, og hvem der samler og udleverer den. Find den samme arbejdsopgave via ordrenummeret og den faktiske ret. Markér genudskrifter, så de tydeligt hører til den oprindelige ordre – de må ikke opfattes som en ny bestilling.

Når papirbonnen er nået frem til arbejdsstationen, skal ændringer og annulleringer gives direkte til den person, der tilbereder maden, og vedkommende skal bekræfte beskeden. Selv hvis ændringen vises på skærmen, må I ikke gå ud fra, at den gamle papirbon er ugyldig. Aftal først med gæsten og køkkenet, hvordan retterne skal serveres i flere omgange. Registrér det derefter med de metoder, I allerede understøtter. Køkkenet fastlægger stadig rækkefølgen ud fra de faktiske forhold.

Gennemgå driftsforholdene samlet

MenuSnap KDS kan vise arbejdsordrer og opdatere tilberedningsstatus i et aktiveret arbejdsområde. Det kræver, at abonnement, stationer og medarbejdertilladelser passer sammen. Køkkenprint kræver desuden de rette abonnementsvilkår, en kompatibel printermodel, forbindelse, bonskabelon og routing samt en online enhed eller tjeneste, der faktisk sender udskriftsjobbet. Aktivering af den ene løsning konfigurerer ikke automatisk den anden. Ejeren eller en administrator, som ejeren udtrykkeligt har bemyndiget, står for valg og konfiguration af udstyret.

Opdateringer i cloudbaseret KDS kræver internet. Lokal udskrivning via USB eller lokalnetværk garanterer heller ikke, at hele bestillings- og betalingsforløbet fungerer offline. Ved fejl skal I først undersøge, hvilke ordrer der er modtaget, og hvilke retter der er tilberedt. Ved manuel overlevering skal I notere tilføjelser og udestående opgaver på den oprindelige ordre. Når forbindelsen er genoprettet, skal I sammenholde oplysningerne med de seneste registreringer, så I ikke tilbereder alle resterende ordrer igen.

Vurder også den løbende vedligeholdelse

Lav en liste over skærme, holdere, printere, papirruller og nødvendigt forbindelsesudstyr, og angiv, hvad I allerede har og kan bruge, hvad der skal anskaffes, og hvad der endnu ikke er afklaret. Placér også ansvaret for papir, opladning, rengøring, softwaredrift og den tid, der skal afsættes til overlevering. Betragt ikke et engangskøb af udstyr som hele den langsigtede investering, og gå ikke ud fra, at udstyr er kompatibelt, blot fordi papirrullerne har samme bredde eller tilslutningerne er ens.

Følg overleveringen i praksis i stedet for at gå ud fra, at skærm eller papirbon er hurtigst

Følg vagter med nogenlunde samme sammensætning af retter og bemanding, og læg mærke til, om køkkenet stadig må spørge efter oplysninger, bonner ikke kan findes, færdige retter ikke bliver hentet, eller retter bliver tilberedt flere gange. At tilberedningen er markeret som færdig i KDS, eller at papirbonnen er færdigbehandlet, betyder ikke, at maden er blevet serveret. Den, der bringer maden ud, skal stadig kontrollere bordnummeret og de faktiske retter. Hvis registrering to steder fører til gentagne kontroller, skal I justere ansvarsfordelingen frem for at tilføje unødvendige trin blot for at beholde udstyret.