KDS eller skriver i et lite kjøkken? Bruk en sjekkliste for arbeidsstasjonene

Når et lite kjøkken skal velge mellom KDS og skriver, bør dere først se på hvordan de ansatte mottar bestillinger, tilbereder maten og samler bestillingene til utlevering. KDS kan være et alternativ når flere må følge med på fremdriften og noen oppdaterer statusen i tide. Hvis papirbongene vanligvis flyttes mellom arbeidsstasjonene, kan dere vurdere utskrift. Bruker dere begge deler, må dere først sørge for at bare én stasjon tar ansvaret for å lage den enkelte retten. To ulike visninger av samme bestilling skal ikke føre til at retten lages to ganger.

Fyll ut kortet for arbeidsstasjonen før dere velger utstyr

• Arbeidsstasjon og retter den har ansvar for: ____; hvem ser nye bestillinger: ____; hvem avgjør når arbeidet starter: ____.
• Trenger stasjonen oversikt over hele bestillingen eller bare sine egne retter: ____; hvem samler opp informasjon om retter som mangler på tvers av stasjoner: ____.
• Må papirbongene kunne flyttes: ____; hvor legges bonger for retter som venter, er under arbeid eller er ferdige: ____.
• Er skjermen lesbar og innen rekkevidde fra arbeidsplassen: ____; hvem oppdaterer statusen: ____; hvem overtar når vedkommende går fra plassen: ____.
• Hvem varsler om bestillingsendringer og nye utskrifter av bonger: ____; hvem har ansvar for daglig kontroll av batterinivå, papir og programvarevedlikehold: ____; hvilke forhold må avklares: ____.

Velg ut fra arbeidsoppgavene, ikke hvor mange enheter dere har

• Flere arbeidsstasjoner trenger å følge med på fremdriften: Avklar først at noen oppdaterer status når arbeidet starter og er ferdig. Vurder deretter KDS. En ekstra skjerm som ingen vedlikeholder, blir bare enda en kilde til utdatert informasjon.
• Papirbongene må følge ingrediensene eller flyttes mellom arbeidsstasjoner under tilberedningen: Vurder utskriftsbehovet og plasseringen av bongholderen. Avklar hvordan bongene hentes, sorteres og arkiveres når arbeidet er ferdig. Ikke bruk bretter eller retningen på bongen til å gjette status.
• Den som samler bestillinger, må stadig spørre hvilke retter som mangler: Avklar først hvem som har ansvar for å holde oversikt over hele bestillingen. Ikke sett inn enda en skriver på varmlinjen i stedet for å sørge for god overlevering mellom stasjonene.
• Ansatte har våte hender, kan ikke nå skjermen fra arbeidsplassen eller har problemer med å lese teksten: Tilpass først plasseringen og arbeidsrutinene. Bestem deretter om skjermen passer på den aktuelle arbeidsstasjonen.

Selv når én person har flere roller, bør arbeidsoppgavene holdes adskilt. På varmlinjen trenger den ansatte kanskje bare å se rettene vedkommende lager, mens utleveringsområdet kan trenge oversikt over hele bestillingen. Velg registreringsmåte ut fra informasjonsbehovet; hele kjøkkenet trenger ikke bruke samme utstyr.

Bruker dere begge deler, må ansvaret for tilberedningen fortsatt være tydelig

Dere kan bruke skjermen til å følge den samlede fremdriften og papirbonger ved en arbeidsstasjon som klargjør ingredienser. Baren og varmlinjen kan også bruke ulike løsninger. For hver type rett må dere angi hvor bestillingen mottas, hvem som starter arbeidet, og hvem som samler og leverer ut bestillingen. Identifiser samme arbeidsoppgave ved hjelp av bestillingsnummeret og de faktiske rettene. Merk en ny utskrift med hvilken originalbestilling den hører til, så den ikke blir oppfattet som en ekstra bestilling.

Når en papirbong allerede er levert til arbeidsstasjonen, må endringer og kanselleringer formidles direkte til den som faktisk lager maten, og vedkommende må bekrefte at beskjeden er mottatt. Selv om endringen vises på skjermen, kan dere ikke gå ut fra at den gamle papirbongen er ugyldig. Avklar først serveringstakten med gjestene og kjøkkenet når maten skal serveres i flere omganger. Registrer dette deretter på en måte som støttes i dag. Kjøkkenet bestemmer fortsatt tilberedningsrekkefølgen ut fra de faktiske forholdene.

Kontroller driftsforutsetningene samlet

MenuSnap KDS kan vise bestillinger og oppdatere tilberedningsstatus i et aktivert arbeidsområde, forutsatt at abonnementet, kjøkkenstasjonen og de ansattes tilgangsrettigheter støtter dette. Kjøkkenutskrift krever i tillegg at abonnementsvilkårene er oppfylt, at skrivermodellen er kompatibel, og at tilkobling, bongmal og ruting er konfigurert. En enhet eller tjeneste som er på nett, må også faktisk sende utskriftsjobben. Aktivering av én løsning konfigurerer ikke automatisk den andre. Eieren eller en administrator som uttrykkelig har fått fullmakt, må ordne valg og oppsett av utstyret.

Oppdateringer i skybasert KDS krever internett. Utskrift via lokal USB eller lokalt nettverk betyr heller ikke at hele bestillings- og betalingssystemet fungerer uten nett. Ved en feil bør dere først undersøke hvilke bestillinger som er mottatt, og hvilke retter som er laget. Noter nye og utestående oppgaver på originalbestillingen når dere overleverer manuelt. Når tilkoblingen er gjenopprettet, sammenligner dere med de nyeste opplysningene i systemet, slik at dere ikke lager alle utestående retter på nytt.

Vurder også kostnadene ved løpende vedlikehold

Lag en oversikt over skjermer, fester, skrivere, papirruller og nødvendig tilkoblingsutstyr. Skill mellom det dere allerede har og kan bruke, det dere må kjøpe, og det som ikke er avklart. Noen må også ha ansvar for papir, lading, rengjøring, drift av programvaren og tid til å overta oppgavene. Ikke regn med at et engangskjøp dekker alle løpende kostnader, og ikke anta at utstyr er kompatibelt bare fordi papirrullene har samme bredde eller kontaktene passer.

Følg med på overleveringene i stedet for å anta at skjerm eller papirbong er raskest

Velg vakter med omtrent samme sammensetning av retter og bemanning. Se om kjøkkenet fortsatt må etterlyse informasjon, om bonger blir borte, om ferdig mat blir stående uten å bli hentet, og om retter lages dobbelt. At en rett er markert som ferdig i KDS, eller at en papirbong er ferdigbehandlet, betyr ikke at maten er levert. Den som bærer ut maten, må fortsatt kontrollere bordnummeret og de faktiske rettene. Hvis registrering to steder fører til ekstra dobbeltkontroll, bør dere endre ansvarsfordelingen i stedet for å legge til trinn bare for å beholde utstyret.