KDS oder Drucker für die kleine Küche? Eine Checkliste zur Entscheidung nach Arbeitsstation

Ob KDS oder Drucker für eine kleine Küche: Entscheidend ist zunächst, wie das Team Bestellungen annimmt, zubereitet und zusammenführt. Wenn mehrere Mitarbeitende den Fortschritt gemeinsam verfolgen müssen und jemand ihn zeitnah aktualisiert, kann ein KDS infrage kommen. Wenn Bons mit der jeweiligen Arbeitsstation mitwandern sollen, können Sie den Einsatz eines Druckers prüfen. Bei einer Kombination muss zuerst klar sein, dass jedes Gericht nur an einer Stelle zur Zubereitung übernommen wird – zwei Darstellungsarten dürfen nicht dazu führen, dass es doppelt zubereitet wird.

Erstellen Sie zuerst eine Stationskarte, bevor Sie ein Gerätemodell auswählen

• Arbeitsstation und zugeordnete Gerichte: ____; wer prüft neu hinzugekommene Einträge: ____; wer entscheidet, wann mit der Zubereitung begonnen wird: ____.
• Muss die gesamte Bestellung oder nur die Gerichte dieser Station sichtbar sein: ____; wer fasst noch offene Gerichte aus mehreren Stationen zusammen: ____.
• Muss ein Papierbon mitwandern: ____; wo liegen Bons für ausstehende, laufende und abgeschlossene Gerichte: ____.
• Ist der Bildschirm vom Arbeitsplatz aus gut lesbar und erreichbar: ____; wer aktualisiert den Zubereitungsstatus: ____; wer vertritt diese Person bei Abwesenheit: ____.
• Wer informiert über Bestelländerungen und Nachdrucke: ____; wer kümmert sich täglich um Akkuladestand, Papier und Softwarepflege: ____; welche Bedingungen müssen noch geklärt werden: ____.

Wählen Sie nach den Anforderungen der Arbeitsstation – nicht nach der Anzahl der Geräte

• Mehrere Arbeitsstationen müssen den Zubereitungsfortschritt gemeinsam verfolgen: Stellen Sie zunächst sicher, dass jemand den Status bei Beginn und Abschluss aktualisiert, und erwägen Sie dann ein KDS. Ein zweiter Bildschirm, den niemand pflegt, zeigt lediglich noch einmal veraltete Informationen.
• Beim Zubereiten muss ein Papierbon mit den Zutaten oder zwischen Arbeitsstationen mitwandern: Prüfen Sie die Druckmöglichkeiten und die Platzierung der Bonhalter. Legen Sie fest, wer die Bons entnimmt, sortiert und nach Abschluss ablegt. Der Fortschritt sollte nicht anhand von Knicken oder der Ausrichtung eines Bons erraten werden müssen.
• An der Sammelstation wird ständig nach fehlenden Gerichten gefragt: Legen Sie zuerst fest, wer die gesamte Bestellung im Blick behält. Ein zusätzlicher Drucker in der warmen Küche ersetzt nicht die Übergabe zwischen verschiedenen Küchenbereichen.
• Mitarbeitende haben nasse Hände, können den Bildschirm vom Arbeitsplatz aus nicht erreichen oder die Schrift nicht lesen: Passen Sie zuerst Standort und Arbeitsabläufe an und entscheiden Sie danach, ob ein Bildschirm für diese Station geeignet ist.

Auch wenn eine Person mehrere Aufgaben übernimmt, sollten die einzelnen Arbeitsschritte klar getrennt sein. Die warme Küche muss vielleicht nur die eigenen Gerichte sehen, während an der Ausgabestation die gesamte Bestellung relevant ist. Die gewählte Erfassungsmethode sollte diesen Informationsbedarf abdecken; nicht jede Station in der Küche muss dieselben Geräte verwenden.

Bei einer Kombination bleibt die Verantwortung für die Zubereitung eindeutig

Sie können den Gesamtfortschritt auf einem Bildschirm verfolgen und einen Papierbon zum Vorbereiten der Zutaten an einer bestimmten Station verwenden. Auch an der Theke und in der warmen Küche können unterschiedliche Methoden zum Einsatz kommen. Halten Sie für jede Art von Gericht fest, wo es eingeht, wer mit der Zubereitung beginnt und wer die Zusammenführung und Ausgabe übernimmt. Identifizieren Sie denselben Arbeitsauftrag anhand der Bestellnummer und der tatsächlichen Gerichte. Vermerken Sie bei einem Nachdruck, zu welcher ursprünglichen Bestellung er gehört; er darf nicht als eine weitere Bestellung behandelt werden.

Wurde ein Papierbon bereits an die zuständige Arbeitsstation weitergegeben, müssen Änderungen und Stornierungen direkt an die tatsächlich für die Zubereitung verantwortliche Person übermittelt und von ihr bestätigt werden. Auch wenn eine Änderung auf dem Bildschirm erscheint, darf daraus nicht geschlossen werden, dass der alte Papierbon ungültig ist. Stimmen Sie den zeitlichen Ablauf des etappenweisen Servierens zuerst mit den Gästen und der Küche ab und halten Sie ihn dann auf einem der derzeit unterstützten Wege fest. Die Küche richtet die Reihenfolge der Zubereitung weiterhin nach den tatsächlichen Gegebenheiten aus.

Nutzungsbedingungen gemeinsam prüfen

Das MenuSnap KDS kann in einem aktivierten Arbeitsbereich Küchenaufträge anzeigen und den Zubereitungsstatus aktualisieren. Dafür müssen das passende Paket, die entsprechenden Küchenstationen und Mitarbeiterberechtigungen eingerichtet sein. Für den Küchendruck müssen zusätzlich die Paketvoraussetzungen erfüllt sein; erforderlich sind außerdem ein kompatibles Druckermodell, eine Verbindung, Bonvorlagen und Weiterleitungsregeln sowie ein online verfügbares Gerät oder ein Onlinedienst, das beziehungsweise der den Druckauftrag tatsächlich übermittelt. Die Aktivierung der einen Lösung richtet die andere nicht automatisch ein. Die Geräteauswahl und Konfiguration werden vom Restaurantinhaber oder einem von ihm ausdrücklich bevollmächtigten Administrator organisiert.

Für Aktualisierungen eines cloudbasierten KDS ist eine Internetverbindung erforderlich. Auch beim Drucken über USB oder ein lokales Netzwerk ist nicht gewährleistet, dass der gesamte Bestell- und Kassiervorgang offline verfügbar ist. Prüfen Sie bei einer Störung zunächst, welche Bestellungen bereits empfangen und welche Gerichte bereits zubereitet wurden. Halten Sie bei der manuellen Übergabe anhand der ursprünglichen Bestellung fest, was neu hinzugekommen und noch offen ist. Gleichen Sie nach Wiederherstellung der Verbindung den Stand mit den neuesten Aufzeichnungen ab, statt alle verbleibenden Bestellungen noch einmal zuzubereiten.

Berücksichtigen Sie neben den Anschaffungskosten auch den laufenden Wartungsaufwand

Führen Sie Bildschirme, Halterungen, Drucker, Papierrollen und notwendige Verbindungsgeräte auf und kennzeichnen Sie, was bereits verfügbar und einsatzbereit ist, was noch angeschafft werden muss und was noch nicht geklärt ist. Legen Sie auch fest, wer sich um Papiernachschub, das Aufladen der Geräte, die Reinigung und den Softwarebetrieb kümmert und wer für die Übergabezeiten zuständig ist. Betrachten Sie den einmaligen Gerätekauf nicht als den gesamten langfristigen Aufwand. Gehen Sie auch nicht allein aufgrund gleich breiter Papierrollen oder gleicher Anschlüsse von Kompatibilität aus.

Beobachten Sie die Übergaben, statt anzunehmen, dass Bildschirm oder Papierbon schneller sind

Beobachten Sie Schichten mit einem ähnlichen Speisenangebot und einer vergleichbaren Besetzung. Achten Sie darauf, ob weiterhin Rückfragen aus der Küche, nicht auffindbare Bons, fertig zubereitete und nicht abgeholte Gerichte oder doppelte Zubereitungen vorkommen. Dass ein Gericht im KDS als fertig markiert oder ein Papierbon abgearbeitet wurde, bedeutet nicht, dass es bereits serviert wurde. Beim Servieren müssen Tisch und tatsächlich ausgegebene Gerichte weiterhin abgeglichen werden. Wenn zwei Erfassungswege zu zusätzlichen Doppelkontrollen führen, passen Sie die Zuständigkeiten an, statt nur zum Erhalt der Geräte weitere Arbeitsschritte einzuführen.