Bếp nhỏ nên chọn KDS hay máy in: Dùng danh sách theo vị trí làm việc để quyết định cách nhận món

Khi chọn KDS hay máy in cho bếp nhỏ, trước hết hãy xem nhân viên nhận món, chế biến và tổng hợp thông tin như thế nào. Có thể cân nhắc KDS khi mọi người cần cùng theo dõi tiến độ và có người cập nhật kịp thời; có thể xem xét máy in nếu nhân viên thường chuyển phiếu giấy theo từng vị trí làm việc. Nếu dùng cả hai, hãy xác định rõ chỉ một nơi nhận chế biến mỗi món; không được làm món hai lần chỉ vì món đó xuất hiện ở hai dạng.

Điền thẻ vị trí làm việc trước, chưa cần chọn mẫu thiết bị

• Vị trí làm việc và món phụ trách: ____; ai xem món mới: ____; ai quyết định bắt đầu: ____.
• Cần xem toàn bộ đơn hay chỉ các món của vị trí này: ____; ai tổng hợp những món chưa xong giữa các vị trí: ____.
• Có cần di chuyển phiếu giấy không: ____; phiếu đang chờ làm/đang làm/đã xong được đặt ở đâu: ____.
• Màn hình có dễ đọc và dễ thao tác từ vị trí đứng không: ____; ai cập nhật trạng thái chế biến: ____; ai thay thế khi người phụ trách rời vị trí: ____.
• Ai thông báo khi sửa đơn và in lại phiếu: ____; ai phụ trách kiểm tra mức pin, giấy và bảo trì phần mềm hằng ngày: ____; các điều kiện cần xác nhận: ____.

Chọn theo điều kiện công việc, không theo số lượng thiết bị

• Nếu nhiều vị trí cần cùng theo dõi tiến độ chế biến: trước tiên xác nhận có người cập nhật khi bắt đầu và hoàn tất, rồi mới cân nhắc KDS. Màn hình thứ hai không có người cập nhật chỉ tạo thêm một bản thông tin lỗi thời.
• Nếu cần mang phiếu giấy theo nguyên liệu hoặc di chuyển giữa các vị trí trong lúc chế biến: xem xét máy in và vị trí đặt giá phiếu; quy định rõ cách lấy phiếu, sắp xếp và lưu phiếu sau khi hoàn tất. Đừng đoán tiến độ dựa vào nếp gấp hay hướng đặt phiếu.
• Nếu vị trí tổng hợp liên tục phải hỏi món nào còn thiếu: trước tiên phân công rõ người chịu trách nhiệm tổng hợp toàn bộ đơn. Không nên thay việc bàn giao giữa các khu vực bằng cách đặt thêm máy in ở khu bếp nóng.
• Nếu tay nhân viên bị ướt, màn hình ngoài tầm với hoặc chữ khó đọc: trước tiên điều chỉnh vị trí đặt thiết bị và cách thao tác cho phù hợp, rồi mới quyết định màn hình có thích hợp với vị trí đó hay không.

Ngay cả khi một người kiêm nhiều vị trí, vẫn cần phân biệt rõ từng thao tác. Bếp nóng có thể chỉ cần xem các món mình phụ trách, trong khi khu vực ra món có thể cần xem toàn bộ đơn. Hãy chọn cách ghi nhận phù hợp với nhu cầu thông tin đó; không nhất thiết toàn bộ bếp phải dùng cùng một loại thiết bị.

Nếu kết hợp, chỉ giao trách nhiệm chế biến cho một nơi

Có thể dùng màn hình để theo dõi tiến độ chung và dùng phiếu giấy khi chuẩn bị nguyên liệu tại một vị trí làm việc; quầy bar và bếp nóng cũng có thể áp dụng các cách khác nhau. Với từng nhóm món, hãy ghi rõ nhận yêu cầu từ đâu, ai bắt đầu chế biến và ai tập hợp món để bàn giao. Dùng mã đơn hàng và các món thực tế để xác định cùng một công việc; phiếu in lại phải ghi rõ đơn gốc tương ứng, không được coi là yêu cầu gọi thêm món.

Khi phiếu giấy đã được chuyển đến vị trí chế biến, mọi sửa đổi và hủy món phải được báo trực tiếp cho người thực sự đang chế biến và cần nhận được phản hồi. Màn hình hiển thị thay đổi không có nghĩa là phiếu giấy cũ đã hết hiệu lực. Hãy thống nhất với khách và nhà bếp về nhịp độ phục vụ theo từng đợt, rồi ghi nhận theo phương thức hiện được hỗ trợ; nhà bếp vẫn quyết định thứ tự chế biến dựa trên tình hình thực tế.

Kiểm tra tập trung các điều kiện sử dụng

MenuSnap KDS có thể hiển thị phiếu việc và cập nhật trạng thái chế biến trong khu vực làm việc đã bật tính năng; việc sử dụng phụ thuộc vào gói dịch vụ, khu vực bếp và quyền của nhân viên tương ứng. Để in trong bếp, còn cần đáp ứng điều kiện về gói dịch vụ, mẫu máy tương thích, kết nối, mẫu phiếu và định tuyến, cũng như thiết bị hoặc dịch vụ đang trực tuyến thực sự gửi tác vụ in. Bật một phương thức không tự động thiết lập phương thức còn lại. Chủ nhà hàng hoặc quản trị viên được họ ủy quyền rõ ràng chịu trách nhiệm sắp xếp việc chọn và cấu hình thiết bị.

KDS trên đám mây cần có internet để cập nhật; máy in kết nối USB hoặc mạng nội bộ cũng không đảm bảo toàn bộ quy trình gọi món và thanh toán vẫn hoạt động khi mất mạng. Khi xảy ra sự cố, trước tiên hãy kiểm tra những món đã nhận và đã chế biến. Khi bàn giao thủ công, hãy ghi rõ phần mới phát sinh và việc còn chờ trên đơn gốc; sau khi kết nối được khôi phục, đối chiếu với thông tin mới nhất, không làm lại toàn bộ các món còn lại.

Tính cả công sức bảo trì khi đánh giá chi phí

Liệt kê màn hình, giá đỡ, máy in, cuộn giấy và thiết bị kết nối cần thiết; phân loại món nào đã có và dùng được, món nào cần mua thêm, món nào chưa xác nhận. Cũng cần phân công người phụ trách giấy, sạc, vệ sinh, vận hành phần mềm và thời gian tiếp nhận bàn giao. Đừng xem việc mua thiết bị một lần là toàn bộ chi phí dài hạn, hoặc cho rằng tương thích chỉ vì cuộn giấy có cùng chiều rộng hay cổng kết nối giống nhau.

Quan sát việc bàn giao, đừng mặc định màn hình hay phiếu giấy nhanh hơn

Hãy quan sát các ca có cơ cấu món và số lượng nhân viên tương tự, xem tình trạng bếp phải hỏi lại, không tìm thấy phiếu, món đã xong nhưng chưa ai nhận và chế biến trùng có còn xảy ra hay không. Trạng thái KDS báo đã chế biến xong hoặc phiếu giấy đã được xử lý không có nghĩa là món đã được mang tới bàn; nhân viên phục vụ vẫn cần kiểm tra số bàn và món thực tế. Nếu hai nơi ghi nhận làm tăng số lần phải xác nhận trùng lặp, hãy điều chỉnh trách nhiệm, đừng thêm bước chỉ để giữ lại thiết bị.