Pienelle keittiölle KDS vai tulostin? Päätä tilausten käsittely työpistekohtaisen tarkistuslistan avulla

Kun valitsette pienelle keittiölle KDS:n ja tulostimen välillä, miettikää ensin, miten työntekijät vastaanottavat tilaukset, valmistavat annokset ja kokoavat tilaukset. KDS:ää voi harkita, jos usean työntekijän on seurattava työn etenemistä ja joku päivittää tilaa viipymättä. Tulostinta voi puolestaan arvioida, jos paperitulosteet kulkevat luontevasti työpisteiden mukana. Jos käytätte molempia, sopikaa ensin, että kukin annos otetaan valmistettavaksi vain yhdessä paikassa. Kahdenlaiset tilausnäkymät eivät saa johtaa siihen, että sama annos valmistetaan kahdesti.

Täyttäkää ensin työpistekortti, älkää valitko laitemallia

• Työpiste ja siellä valmistettavat annokset: ____; kuka tarkistaa uudet merkinnät ja lisäykset: ____; kuka päättää, milloin valmistus alkaa: ____.
• Tarvitaanko näkyviin koko tilaus vai vain tämän työpisteen annokset: ____; kuka kokoaa tiedot eri työpisteiltä, kun kaikki annokset eivät ole valmiita: ____.
• Pitääkö paperitulosteita siirtää: ____; mihin valmistusta odottavien, valmistuksessa olevien ja valmiiden annosten tulosteet sijoitetaan: ____.
• Onko näytön teksti luettavissa työpisteestä ja yltääkö näyttöä käyttämään: ____; kuka päivittää valmistuksen tilan: ____; kuka sijaistaa poissaolon aikana: ____.
• Kuka ilmoittaa tilausmuutoksista ja uusintatulosteista: ____; kuka vastaa päivittäisestä latauksesta, paperista ja ohjelmiston ylläpidosta: ____; mitä pitää vielä varmistaa: ____.

Valitkaa työpisteiden tarpeiden, älkää laitteiden määrän perusteella

• Jos usean työntekijän pitää seurata valmistuksen etenemistä, varmistakaa ensin, että joku päivittää tiedot valmistuksen alkaessa ja valmistuessa. Harkitkaa KDS:ää vasta sen jälkeen. Jos kukaan ei ylläpidä tietoja, toinen näyttö on vain toinen vanhentuneen tiedon lähde.
• Jos paperitulosteen pitää kulkea raaka-aineiden mukana tai työpisteestä toiseen valmistuksen aikana, arvioikaa tulostimen ja tulostetelineen sijoitus. Sopikaa tulosteiden noutamisesta, järjestämisestä ja arkistoinnista valmistuksen jälkeen. Älkää päätelkö työn etenemistä paperin taitoksista tai suunnasta.
• Jos tilausten kokoamisesta vastaava työntekijä joutuu jatkuvasti kysymään, mikä annos puuttuu, määritelkää ensin vastuu koko tilauksen seurannasta. Älkää yrittäkö korvata työpisteiden välistä tiedonkulkua sijoittamalla kuumaan keittiöön toinen tulostin.
• Jos työntekijöiden kädet ovat märät, näyttö on ulottumattomissa tai tekstiä on vaikea lukea, säätäkää ensin laitteen sijoittelua ja käyttötapoja. Päättäkää vasta sen jälkeen, sopiiko näyttö kyseiseen työpisteeseen.

Vaikka sama työntekijä hoitaisi useita tehtäviä, pitäkää työvaiheet erillään. Kuumassa keittiössä voi riittää, että työntekijä näkee oman työpisteensä annokset, kun taas annosten luovutuspisteellä saatetaan tarvita koko tilaus. Valitkaa kirjaustapa näiden tiedontarpeiden mukaan sen sijaan, että edellyttäisitte koko keittiöltä saman laitteen käyttöä.

Jos käytätte molempia, säilyttäkää yksi selkeä valmistusvastuu

Näytöltä voi seurata kokonaistilannetta ja paperitulostetta käyttää tietyn työpisteen raaka-ainevalmistelussa. Myös baarissa ja kuumassa keittiössä voidaan käyttää eri tapoja. Kirjatkaa kunkin annostyypin kohdalle, mistä tilaus vastaanotetaan, kuka aloittaa valmistuksen ja kuka kokoaa ja luovuttaa annokset. Tunnistakaa sama valmistustyö tilausnumeron ja tilaukseen kuuluvien annosten perusteella. Merkitkää uusintatulosteeseen, mihin alkuperäiseen tilaukseen se kuuluu, jotta sitä ei tulkita saman annoksen uudeksi tilaukseksi.

Kun paperituloste on jo toimitettu valmistuspisteeseen, muutoksista ja peruutuksista on ilmoitettava suoraan annoksen valmistajalle ja saatava häneltä kuittaus. Näytöllä näkyvästä muutoksesta ei voi päätellä, ettei vanha paperituloste ole enää voimassa. Sopikaa ensin asiakkaiden ja keittiön kanssa, missä erissä ja millä tahdilla annokset tarjoillaan. Kirjatkaa tiedot sitten tällä hetkellä tuetulla tavalla. Keittiö päättää edelleen valmistusjärjestyksestä käytännön tilanteen mukaan.

Tarkistakaa käyttöehdot yhtenä kokonaisuutena

MenuSnap KDS voi näyttää työmääräimiä käytössä olevassa työtilassa ja päivittää valmistuksen tilaa. Tämä edellyttää sopivaa tilausta, työpisteitä ja työntekijöiden käyttöoikeuksia. Keittiötulostus puolestaan edellyttää sopivaa tilausta, yhteensopivaa tulostinmallia, liitäntää, tulostepohjaa ja reititystä sekä verkossa olevaa laitetta tai palvelua, joka todella lähettää tulostustyöt. Toisen ominaisuuden käyttöönotto ei määritä toista automaattisesti. Laitteiden valinnasta ja käyttöönotosta vastaa omistaja tai hänen nimenomaisesti valtuuttamansa ylläpitäjä.

Pilvipohjaisen KDS:n päivittäminen edellyttää internetyhteyttä. Paikallinen USB- tai lähiverkkotulostuskaan ei takaa, että koko tilaus- ja kassajärjestelmä toimii ilman verkkoyhteyttä. Häiriötilanteessa tarkistakaa ensin, mitkä tilaukset on jo vastaanotettu ja mitkä annokset valmistettu. Kirjatkaa käsin tehdyssä luovutuksessa alkuperäiseen tilaukseen, mitä on lisätty ja mitä on vielä tehtävä. Kun yhteys palautuu, tarkistakaa tiedot uusimmasta kirjauksesta älkääkä valmistako kaikkia avoimia tilauksia uudelleen.

Arvioikaa myös ylläpidon vaatima työ

Listatkaa näytöt, telineet, tulostimet, paperirullat ja tarvittavat liitäntälaitteet. Erottakaa toisistaan jo käytettävissä olevat, hankittavat ja vielä varmistamattomat laitteet ja tarvikkeet. Nimetkää vastuuhenkilöt myös paperihuollolle, lataamiselle, puhdistukselle, ohjelmiston toiminnalle ja tehtävien siirtämiseen tarvittavan ajan järjestämiselle. Älkää pitäkö kertaluonteista laitehankintaa ainoana pitkän aikavälin panostuksena. Älkää myöskään päätelkö yhteensopivuutta pelkästään paperirullan saman leveyden tai samanlaisen liitännän perusteella.

Seuratkaa työvaiheiden välisiä luovutuksia olettamatta, että näyttö tai paperitulosteet olisivat nopeampia

Tarkkailkaa vuoroja, joilla annosvalikoima ja henkilöstö ovat samankaltaiset. Seuratkaa, kyselläänkö keittiössä edelleen puuttuvista annoksista, katoavatko tulosteet, jäävätkö valmiit annokset noutamatta tai valmistetaanko annoksia kahdesti. KDS:ssä valmiiksi merkitty annos tai käsitelty paperituloste ei tarkoita, että annos olisi toimitettu asiakkaalle: tarjoilijan on edelleen tarkistettava pöytä ja annokset. Jos kahden kirjaustavan käyttö lisää päällekkäisiä tarkistuksia, muuttakaa vastuunjakoa sen sijaan, että lisäisitte työvaiheita vain laitteiden käytön jatkamiseksi.