KDS eller skrivare i det lilla köket? Välj arbetssätt med en checklista för arbetsstationerna

När ett litet kök väljer mellan KDS och skrivare bör man först se hur personalen tar emot beställningar, tillagar maten och samordnar arbetet. KDS kan vara ett alternativ när flera behöver följa arbetets status och någon kan uppdatera den löpande. Utskrift kan passa om personalen är van vid att flytta papperskvitton mellan stationer. Om ni använder båda ska ni först bestämma att varje rätt bara tillagas när någon på en station har tagit ansvar för den. Att samma beställning visas på två sätt får inte leda till att rätten tillagas två gånger.

Fyll i kortet för arbetsstationen innan ni väljer utrustningsmodell

• Arbetsstation och rätter den ansvarar för: ____; vem granskar nya beställningar: ____; vem avgör när arbetet ska börja: ____.
• Behövs en överblick över hela beställningen eller bara stationens egna rätter: ____; vem samordnar de rätter som ännu inte är klara mellan stationerna: ____.
• Behöver papperskvitton flyttas: ____; var läggs kvitton som väntar på tillagning, är under tillagning respektive är färdiga: ____.
• Är skärmen läsbar och inom räckhåll från arbetsplatsen: ____; vem uppdaterar tillagningsstatusen: ____; vem ersätter personen när hen lämnar stationen: ____.
• Vem meddelar beställningsändringar och omutskrifter: ____; vem ansvarar dagligen för batterinivå, papper och underhåll av programvaran: ____; vilka villkor återstår att bekräfta: ____.

Välj utifrån arbetsuppgifterna, inte mängden utrustning

• Om flera stationer behöver följa tillagningsförloppet tillsammans: säkerställ först att någon uppdaterar statusen när arbetet börjar och är klart, och överväg sedan KDS. En extra skärm som ingen underhåller blir bara ytterligare en plats med inaktuell information.
• Om pappersbongar behöver följa med råvarorna eller mellan arbetsstationer under tillagningen: utvärdera utskriftslösningen och bonghållarens placering. Bestäm hur bongarna ska hämtas, sorteras och arkiveras när arbetet är klart. Gissa inte hur långt arbetet har kommit utifrån veck eller hur bongen är vänd.
• Om den som samordnar beställningarna hela tiden måste fråga efter rätter som saknas: utse först någon som ansvarar för överblicken över hela beställningen. En extra skrivare i det varma köket ersätter inte överlämningen mellan stationerna.
• Om personalen har våta händer, inte når skärmen från sin arbetsplats eller har svårt att läsa texten: justera först placeringen och arbetssättet. Bestäm därefter om en skärm passar vid just den stationen.

Även när samma person har flera arbetsuppgifter behöver momenten hållas isär. Det varma köket kanske bara behöver se sina egna rätter, medan utlämningen kan behöva överblick över hela beställningen. Välj dokumentationssätt utifrån vilken information som behövs på respektive plats; hela köket behöver inte använda samma utrustning.

När ni använder båda ska ansvaret för tillagningen bara finnas på ett ställe

Ni kan använda en skärm för att följa helheten och låta ett papperskvitto följa med förberedelserna vid en viss station. Baren och det varma köket kan också använda olika arbetssätt. Ange för varje typ av rätt var den tas emot, vem som börjar tillaga den och vem som samordnar och lämnar ut beställningen. Identifiera samma arbete med ordernummer och den faktiska rätten. Märk en omutskrift med hänvisning till originalbeställningen så att den inte uppfattas som en ny beställning.

När ett papperskvitto har kommit till tillagningsstationen ska ändringar och avbeställningar förmedlas direkt till den som faktiskt tillagar maten, och personen ska bekräfta att informationen har nått fram. Även om ändringen visas på skärmen går det inte att utgå från att det gamla papperskvittot har blivit ogiltigt. Kom först överens med gästerna och köket om takten för servering i flera omgångar och dokumentera den sedan på det sätt som systemet har stöd för. Köket bestämmer fortfarande tillagningsordningen utifrån de faktiska omständigheterna.

Kontrollera användningsvillkoren samlat

MenuSnap KDS kan visa arbetsordrar och uppdatera tillagningsstatus i en aktiverad arbetsyta. Det kräver rätt abonnemang, arbetsstation och personalbehörigheter. För utskrift i köket krävs dessutom rätt abonnemang, en kompatibel skrivarmodell, anslutning, kvittomall och dirigering samt en enhet eller tjänst som är online och faktiskt skickar utskriftsjobben. Att aktivera den ena lösningen konfigurerar inte automatiskt den andra. Ägaren eller en administratör med uttryckligt mandat ansvarar för valet och konfigurationen av utrustningen.

KDS-uppdateringar i molnet kräver internet. Lokal utskrift via USB eller lokalt nätverk innebär inte heller att hela flödet för beställningar och betalningar fungerar offline. Vid ett avbrott ska ni först kontrollera vilka beställningar som har tagits emot och vilka rätter som redan har tillagats. Dokumentera tillägg och sådant som återstår när ni lämnar över manuellt, med hänvisning till originalbeställningen. När anslutningen återställs jämför ni med de senaste uppgifterna och tillagar inte alla öppna beställningar en gång till.

Räkna in underhållet när ni bedömer kostnaden

Lista skärmar, fästen, skrivare, pappersrullar och nödvändig anslutningsutrustning. Markera vad som redan finns och fungerar, vad som behöver köpas in och vad som ännu inte har bekräftats. Utse också ansvariga för papper, laddning, rengöring, drift av programvaran och tidpunkter för när någon tar över. Se inte engångsköpet av utrustning som hela den långsiktiga insatsen, och anta inte att utrustningen är kompatibel bara för att pappersrullarna har samma bredd eller anslutningarna är likadana.

Följ överlämningarna i stället för att utgå från att skärm eller papperskvitto går snabbare

Följ arbetet under pass med liknande meny och bemanning. Se om personalen fortfarande behöver fråga om beställningar, leta efter kvitton, saknar någon som hämtar färdig mat eller tillagar samma rätt två gånger. Att en rätt markeras som klar i KDS eller att ett papperskvitto har hanterats betyder inte att maten har levererats. Den som lämnar ut maten behöver fortfarande kontrollera bordet och att rätt mat lämnas ut. Om två dokumentationssätt leder till fler dubbelkontroller bör ni ändra ansvarsfördelningen i stället för att lägga till moment bara för att behålla utrustningen.