KDS или принтер для небольшой кухни: чек-лист по рабочим зонам для организации заказов

Выбирая для небольшой кухни KDS или принтер, сначала подумайте, как сотрудники принимают заказы, готовят блюда и сводят информацию. Если важно, чтобы все видели ход работы и кто-то своевременно обновлял статус, можно рассмотреть KDS. Если бумажные чеки должны перемещаться по кухне вместе с работой на разных участках, оцените вариант с печатью. Если используете оба способа, заранее определите, что каждое блюдо готовится только в одном месте: два способа отображения не должны приводить к тому, что блюдо приготовят дважды.

Сначала заполните карточку рабочего места, а не выбирайте модель устройства

• Рабочее место и блюда, которые на нём готовят: ____; кто проверяет новые поступления: ____; кто решает, когда начинать: ____.
• Нужно видеть весь заказ или только блюда своего участка: ____; кто сводит информацию о блюдах, ещё не готовых на других участках: ____.
• Нужно ли перемещать бумажные чеки: ____; где размещаются чеки со статусами «ожидает приготовления», «готовится» и «готово»: ____.
• Хорошо ли виден экран с рабочего места и можно ли до него дотянуться: ____; кто обновляет статус приготовления: ____; кто подменяет сотрудника, когда тот отходит: ____.
• Кто сообщает об изменениях в заказе и повторной печати: ____; кто ежедневно отвечает за зарядку, бумагу и обслуживание программного обеспечения: ____; что ещё нужно уточнить: ____.

Выбирайте по условиям работы, а не по количеству устройств

• Если нескольким сотрудникам нужно видеть ход приготовления, сначала убедитесь, что кто-то будет обновлять статус в начале и по завершении работы, и только потом рассматривайте KDS. Второй экран, за которым никто не следит, станет лишь ещё одним источником устаревшей информации.
• Если во время приготовления бумажный чек должен перемещаться вместе с ингредиентами или работой на разных участках, оцените расположение принтера и держателя для чеков. Определите, кто забирает чеки, как их сортируют и куда кладут после выполнения; не пытайтесь определять статус по сгибам или ориентации чека.
• Если сотруднику, отвечающему за сведение заказа, постоянно приходится выяснять, какого блюда не хватает, сначала назначьте ответственного за общий контроль заказа. Не заменяйте передачу информации между кухонными участками ещё одним принтером в горячем цехе.
• Если у сотрудников мокрые руки, до экрана нельзя дотянуться с рабочего места или текст плохо виден, сначала скорректируйте размещение оборудования и порядок работы, а уже потом решайте, подходит ли экран для этого участка.

Даже если один сотрудник совмещает несколько ролей, разделите его действия по этим ролям. В горячем цехе ему может быть достаточно видеть свои блюда, а сотруднику на выдаче — весь заказ. Способ ведения записей должен соответствовать этим информационным потребностям; не обязательно использовать одно и то же устройство по всей кухне.

При использовании обоих способов назначьте одного ответственного за приготовление

Общий ход работы можно отслеживать на экране, а бумажный чек использовать при подготовке ингредиентов на отдельном участке. Можно также использовать разные способы в баре и горячем цехе. Для каждой категории блюд чётко укажите, откуда поступает задание, кто начинает приготовление и кто комплектует заказ и передаёт его на выдачу. Определяйте, что речь идёт об одной и той же работе, по номеру заказа и конкретным позициям. На повторно распечатанном чеке указывайте, к какому исходному заказу он относится: это не дополнительный заказ на те же блюда.

Если бумажный чек уже передан на участок приготовления, об изменениях и отменах нужно напрямую сообщить тому, кто готовит блюдо, и получить подтверждение. Даже если изменение отображается на экране, нельзя считать, что прежний бумажный чек утратил силу. Заранее согласуйте с гостями и кухней интервалы между подачами блюд партиями, а затем зафиксируйте договорённости способом, который поддерживается в текущей системе. Очерёдность приготовления кухня по-прежнему определяет с учётом фактической ситуации.

Проверьте условия использования в одном месте

MenuSnap KDS может отображать заказы и обновлять статус приготовления в рабочей области, где эта функция включена; для этого должны подходить тарифный план, кухонный участок и права сотрудников. Для кухонной печати также необходимы подходящий тарифный план, совместимая модель принтера, подключение, шаблон чека и настройка маршрутизации, а также устройство или служба, находящиеся в сети и фактически отправляющие задания на печать. Включение одного способа не настраивает другой автоматически. Выбор и настройку оборудования организует владелец ресторана или администратор, которому он прямо поручил эту задачу.

Для обновления облачной KDS требуется интернет. Подключение принтера через локальный USB-порт или локальную сеть не гарантирует, что вся система приёма заказов и расчётов сможет работать без подключения к интернету. При сбое сначала выясните, какие заказы уже приняты и какие блюда уже приготовлены. При ручной передаче информации указывайте исходный заказ, отмечайте новые позиции и незавершённую работу. После восстановления соединения сверьтесь с последними записями и не готовьте заново все оставшиеся блюда.

Учитывайте не только покупку, но и обслуживание

Перечислите экраны, крепления, принтеры, рулоны бумаги и необходимое оборудование для подключения, указав, что уже есть и пригодно к работе, что нужно приобрести, а что ещё не проверено. Назначьте ответственных также за запасы бумаги, зарядку, очистку оборудования, работу программного обеспечения и выделение времени на передачу работы. Не считайте, что все долгосрочные затраты сводятся к разовой покупке оборудования, и не делайте вывод о совместимости только по одинаковой ширине рулонов бумаги или совпадающим разъёмам.

Наблюдайте за передачей заказов, не предполагая заранее, что экран или бумажный чек ускорит работу

Понаблюдайте за сменами со схожим набором блюд и количеством сотрудников. Отмечайте, продолжают ли сотрудники переспрашивать о заказах, теряются ли чеки, остаются ли готовые блюда без получателя и случается ли повторное приготовление. Статус «приготовлено» в KDS или обработка бумажного чека не означают, что блюдо уже доставлено гостю: при выносе нужно сверить номер стола и само блюдо. Если ведение записей в двух местах приводит к дополнительным сверкам, пересмотрите распределение обязанностей, а не добавляйте шаги лишь ради использования оборудования.