รับชำระเงินแยกบิลด้วยเครื่องรูดบัตรแยกต่างหากอย่างไรให้ตรวจสอบตรงกัน: จับคู่แต่ละส่วนกับยอด ผลการชำระ และยอดคงเหลือ

การรับชำระเงินแยกบิลด้วยเครื่องรูดบัตรแยกต่างหากต้องจับคู่แต่ละส่วนกับจำนวนเงินที่ชัดเจน ผลธุรกรรมที่เกิดขึ้นจริง และรายการในระบบ จากนั้นจึงตรวจสอบยอดค้างชำระ ก่อนอื่นให้ชี้แจงยอดรวมและข้อตกลงการแบ่งค่าใช้จ่ายให้เรียบร้อย ดำเนินการให้เสร็จทีละส่วนก่อนรับชำระจากคนถัดไป แม้ทุกคนจะรูดบัตรแล้ว ก็ยังต้องตรวจสอบแต่ละรายการให้ตรงกันในขั้นสุดท้าย

ยืนยันยอดที่ต้องรับชำระก่อน โดยไม่ต้องอธิบายขั้นตอนแยกบิลทั้งหมดซ้ำ

ตรวจสอบโต๊ะ รายการอาหาร รายการที่สั่งเพิ่ม ส่วนที่ชำระแล้ว และส่วนลดปัจจุบัน รวมถึงตกลงกับลูกค้าว่าจะแบ่งค่าอาหารที่สั่งร่วมกันอย่างไร วิธีแบ่งเท่ากัน แบ่งตามรายการอาหาร หรือแบ่งตามจำนวนเงินของ MenuSnap ต้องเลือกตามตัวเลือกที่บิลปัจจุบันรองรับ ให้จัดการข้อโต้แย้งที่มีอยู่ก่อน แล้วตรวจสอบว่ายอดรวมของแต่ละส่วนเท่ากับยอดที่ต้องรับชำระครั้งนี้ อย่ารับปากว่าระบบจะจัดการชุดรูปแบบใดก็ได้โดยอัตโนมัติ

บันทึกรายการที่สอดคล้องกันทุกครั้งที่รับชำระ

• บิลต้นฉบับและรหัสระบุส่วนปัจจุบัน: ____; ยอดที่ต้องชำระและวิธีชำระ: ____; ผู้รับผิดชอบรายการนี้: ____
• จำนวนเงินที่ป้อนในเครื่อง: ____; เวลาทำธุรกรรมและข้อมูลอ้างอิงที่จำเป็น: ____; เครื่องยืนยันแล้ว/ยังอยู่ระหว่างตรวจสอบ: ____
• รายการชำระเงินที่เชื่อมโยงในระบบ: ____; ตรวจสอบบิลต้นฉบับและจำนวนเงินแล้วหรือไม่: ____
• เงินสดที่ได้รับจริงและเงินทอน (ถ้ามี): ____; ยอดที่ยืนยันแล้วว่าได้รับชำระสำหรับส่วนนี้: ____
• ยอดค้างชำระปัจจุบันของบิลทั้งหมด: ____; รายละเอียดความคลาดเคลื่อน: ____; ขั้นตอนถัดไปและผู้รับผิดชอบ: ____

รายการตรวจสอบด้วยตนเองนี้ใช้จับคู่ส่วนของบิลกับธุรกรรมเท่านั้น ห้ามบันทึกหมายเลขบัตรเต็ม รหัสความปลอดภัย รหัสผ่าน หรือข้อมูลอื่นของลูกค้าที่ไม่เกี่ยวข้อง ธุรกรรมบัตรธนาคารต้องได้รับการยืนยันจากเครื่องและผู้ให้บริการ ให้ตรวจสอบก่อนว่าชำระสำเร็จ แล้วจึงบันทึกลงในส่วนที่ถูกต้อง MenuSnap จะไม่ตรวจสอบธุรกรรมภายนอกนี้โดยอัตโนมัติ และไม่ควรสันนิษฐานว่าเครื่องจะได้รับจำนวนเงินโดยอัตโนมัติ

จัดการขั้นตอนถัดไปตามประเภทความคลาดเคลื่อน

• เครื่องยืนยันว่าชำระสำเร็จ แต่ไม่พบรายการในระบบ: ตรวจสอบบิลต้นฉบับ เวลา และสถานะการชำระเงินล่าสุดก่อน เมื่อยืนยันแล้วว่าตกหล่นจริงจึงเพิ่มรายการในส่วนที่ถูกต้อง โดยไม่เรียกเก็บเงินซ้ำ
• ผลจากเครื่องยังไม่ชัดเจน: ตรวจสอบธุรกรรมเดิมตามขั้นตอนของผู้ให้บริการ และบันทึกไว้ว่ายังต้องตรวจสอบ การที่ระบบยังแสดงยอดค้างชำระหรือมีข้อความแจ้งเตือนบนโทรศัพท์ของลูกค้าเพียงอย่างเดียว ไม่ใช่เหตุผลให้รูดบัตรซ้ำ
• มีจำนวนเงินในรายการของระบบ แต่หลักฐานจากเครื่องไม่ตรงกัน: หยุดรับชำระรายการถัดไปก่อน แล้วตรวจสอบว่าเลือกส่วนผิด ป้อนจำนวนเงินผิด หรือบันทึกวิธีชำระผิดหรือไม่ อย่าลบส่วนต่างทิ้งตามอำเภอใจ
• มีการสั่งอาหารเพิ่มหรือเปลี่ยนส่วนลดหลังชำระแล้ว: ตรวจสอบว่าบิลปัจจุบันรองรับการดำเนินการใดบ้าง และชี้แจงกับลูกค้าว่าใครจะรับผิดชอบยอดที่เพิ่ม อย่ารับชำระต่อโดยอ้างอิงบิลกระดาษฉบับแรก หรือสันนิษฐานว่าส่วนที่ชำระแล้วจะคำนวณใหม่โดยอัตโนมัติ

อย่านำเงินสด เศษยอด และทิปมาหักกลบกัน

บันทึกเงินสดตามยอดที่ได้รับจริงและเงินทอน อย่าอาศัยเพียงคำพูดว่า “จ่ายแล้ว” หากการหารเท่ากันทำให้มีส่วนต่างเป็นเศษสตางค์ ให้ตรวจสอบยอดจริงของแต่ละส่วนและยอดรวมในระบบ แล้วอธิบายให้ลูกค้าทราบ ห้ามให้แต่ละคนคิดเลขในใจแล้วรูดบัตร จากนั้นค่อยปรับลบส่วนต่างตามอำเภอใจในตอนท้าย

หากลูกค้าจ่ายเกิน ให้ยืนยันก่อนว่าเป็นทิปหรือเป็นการชำระยอดค้างที่เหลือ บันทึกตามวิธีที่ร้านรองรับจริง อย่าถือว่าเป็นทิปโดยอัตโนมัติ และอย่าแอบนำไปหักกับยอดที่คนถัดไปต้องจ่าย หากต้องให้พนักงานอีกคนช่วย ให้ระบุให้ชัดว่าเขามีหน้าที่อธิบายหรือจัดการรายการ ห้ามให้พนักงานสองคนรับชำระส่วนเดียวกันพร้อมกัน

ปิดงานเรื่องเครือข่าย การคืนเงิน และการส่งมอบกะให้เรียบร้อยแยกกัน

เมื่อการเชื่อมต่อเซิร์ฟเวอร์ขัดข้อง ให้เก็บหลักฐานที่จำเป็นไว้ด้วยตนเอง รอจนเชื่อมต่อได้อีกครั้งและตรวจสอบรายการชำระเงินล่าสุดแล้ว จึงบันทึกยอดที่ยืนยันว่าได้รับชำระแล้ว การชำระเงิน การคืนเงิน การชำระบัญชี และการดำเนินการเกี่ยวกับกะใน MenuSnap ต้องได้รับการยืนยันจากเซิร์ฟเวอร์ ส่วนเครื่องรูดบัตรแยกต่างหากมีข้อกำหนดการเชื่อมต่อเครือข่ายของตัวเอง จึงไม่ควรถือเป็นเหตุให้รับปากว่ากระบวนการทั้งหมดจะใช้งานแบบออฟไลน์ได้

ผู้มีสิทธิ์รับผิดชอบต้องตรวจสอบการชำระเงินต้นฉบับก่อนดำเนินการคืนเงินจริงตามขั้นตอนของช่องทางชำระเงินที่เกี่ยวข้อง การเปลี่ยนวิธีแบ่งบิล การพิมพ์บิล หรือการบันทึกการคืนเงินจากภายนอกในระบบ ไม่ได้ทำให้เครื่องรูดบัตรแยกต่างหากคืนเงินโดยอัตโนมัติ ต้องตรวจสอบผลจากเครื่องหรือผู้ให้บริการด้วย และต้องมีผู้รับผิดชอบติดตามเรื่องที่ยังไม่เรียบร้อย

ก่อนปิดโต๊ะทั้งหมด ให้ตรวจสอบยอดคงเหลือและรายการที่ยังแก้ไม่เสร็จ เมื่อส่งมอบกะ ให้ตรวจสอบความคลาดเคลื่อนทีละรายการก่อนดูยอดรวม เงินสุทธิที่ได้รับจากผู้ให้บริการชำระเงินอาจผ่านการชำระบัญชีในภายหลังหรือมีค่าธรรมเนียม จึงใช้ยอดสุทธิที่เข้าบัญชีธนาคารแทนการตรวจสอบธุรกรรมระหว่างกะโดยตรงไม่ได้ บันทึกว่าความคลาดเคลื่อนเกิดจากการยังไม่ตกลงวิธีแบ่งอาหารที่สั่งร่วมกัน จำนวนเงินเปลี่ยน การป้อนข้อมูลผิด หรือรายการที่ชำระสำเร็จแต่ตกหล่น จากนั้นปรับปรุงขั้นตอนที่เกี่ยวข้องในครั้งถัดไป แทนที่จะเร่งให้ลูกค้าผลัดกันรูดบัตรเร็วขึ้น