Jak při dělené platbě samostatným platebním terminálem vše správně spárovat: podíly, výsledky a zbývající částka

Při dělené platbě přes samostatný platební terminál musí každému podílu odpovídat jasná částka, skutečný výsledek transakce a záznam v systému. Poté zkontrolujte, kolik zbývá zaplatit. Nejdřív si ujasněte celkový účet a dohodnutý způsob rozdělení. Každý podíl vyřiďte celý, než přejdete k dalšímu hostovi. Ani když všichni zaplatili kartou, není to náhrada závěrečné kontroly jednotlivých plateb.

Nejprve si ujasněte, co zbývá uhradit – bez opětovného vysvětlování všech kroků rozdělení účtu

Zkontrolujte stůl, objednaná jídla, dodatečné položky, již zaplacené části a aktuální slevy. S hosty se dohodněte, jak se rozdělí jídla určená ke sdílení. U MenuSnap zvolte rovnoměrné rozdělení, rozdělení podle položek nebo podle částky podle toho, co aktuální účet umožňuje. Případné spory vyřešte předem a pak ověřte, že součet podílů odpovídá částce, která se má nyní vybrat. Neslibujte, že systém automaticky zvládne libovolnou kombinaci.

Ke každé platbě zaznamenejte příslušné údaje

• Původní účet a označení aktuálního podílu: ____; dlužná částka a způsob úhrady: ____; pracovník, který platbu vyřizuje: ____.
• Částka zadaná do terminálu: ____; čas transakce a případná potřebná reference: ____; terminál potvrdil platbu / výsledek se ověřuje: ____.
• Odpovídající záznam o platbě v systému: ____; bylo ověřeno, že sedí s původním účtem a částkou: ____.
• Skutečně přijatá hotovost a vrácené peníze (je-li to relevantní): ____; přijatá částka za tento podíl ověřena: ____.
• Zbývající částka za celý účet: ____; popis nesrovnalosti: ____; další krok a odpovědná osoba: ____.

Tento ručně vedený kontrolní seznam slouží pouze ke spárování podílů a transakcí. Nezapisujte do něj celé číslo karty, bezpečnostní kód, heslo ani údaje o zákazníkovi, které s platbou nesouvisejí. Platbu kartou potvrzuje terminál a jeho poskytovatel. Nejdřív ověřte, že platba proběhla, a teprve potom ji zaznamenejte u správného podílu. MenuSnap tuto externí transakci automaticky neověří a nelze předpokládat, že terminál částku automaticky obdrží.

Další postup zvolte podle typu nesrovnalosti

• Terminál platbu potvrdil, ale záznam v systému chybí: Nejprve zkontrolujte původní účet, čas a nejnovější stav platby. Pokud potvrdíte, že záznam skutečně chybí, doplňte ho ke správnému podílu. Platbu znovu nestrhávejte.
• Výsledek v terminálu není jasný: Ověřte původní transakci podle postupu poskytovatele a zaznamenejte, že se její stav prověřuje. To, že systém stále ukazuje neuhrazenou částku nebo že se na telefonu hosta zobrazilo upozornění, samo o sobě není důvodem k opětovnému přiložení karty.
• V systému je zaznamenaná částka, ale neodpovídá údajům z terminálu: Pozastavte další výběr plateb a prověřte, zda nebyl zvolen nesprávný podíl, zadána chybná částka nebo zaznamenán nesprávný způsob platby. Rozdíl svévolně nemažte.
• Po zaplacení přibylo jídlo nebo se změnila sleva: Zkontrolujte, jaké úpravy aktuální účet umožňuje, a s hosty si ujasněte, kdo uhradí dodatečnou částku. Nepokračujte ve vybírání plateb podle původního papírového účtu a nepředpokládejte, že se již zaplacené podíly automaticky přepočítají.

Nezapočítávejte proti sobě hotovost, drobné rozdíly a spropitné

U hotovosti zaznamenejte skutečně přijatou částku a vrácené peníze; nespoléhejte na ústní potvrzení, že už je zaplaceno. Pokud při rovnoměrném dělení vznikne rozdíl v haléřích, ověřte v systému skutečné částky jednotlivých podílů i jejich součet a poté vysvětlete situaci hostům. Nenechávejte každého platit kartou částku vypočítanou zpaměti s tím, že rozdíl nakonec libovolně dorovnáte.

Pokud host zaplatí více, nejprve ověřte, zda jde o spropitné, nebo o úhradu zbývající částky. Zaznamenejte platbu způsobem, který provozovna skutečně podporuje. Nepovažujte přeplatek automaticky za spropitné ani ho skrytě neodečítejte z částky, kterou má zaplatit další host. Pokud má pomáhat další pracovník, ujasněte si, zda bude situaci vysvětlovat, nebo připravovat podklady. Dva pracovníci nesmějí současně vybírat platbu za stejný podíl.

Samostatně uzavřete záležitosti týkající se připojení, refundací a předání směny

Pokud dojde ke ztrátě spojení se serverem, uchovejte potřebné ruční podklady. Poté, co se připojení obnoví, zkontrolujte nejnovější záznamy o platbách a zaznamenejte až potvrzené částky. Platby, refundace, zúčtování a směny v MenuSnap vyžadují potvrzení serverem. Samostatný terminál se řídí vlastními pravidly připojení; nelze proto slibovat, že celý proces bude fungovat offline.

Refundaci musí oprávněná osoba nejprve ověřit vůči původní platbě a poté ji skutečně provést příslušným platebním postupem. Změna rozdělení účtu, vytištění účtenky ani zaznamenání externí refundace v systému nezpůsobí automatické vrácení peněz přes samostatný terminál. Výsledek musí potvrdit terminál nebo jeho poskytovatel a nevyřešené případy musí mít určenou osobu, která se jimi bude dál zabývat.

Před uzavřením účtu za celý stůl zkontrolujte zbývající částku a nevyřešené záležitosti. Při předání směny nejprve ověřte jednotlivé nesrovnalosti a až potom celkový součet. Připsání peněz od platební společnosti může proběhnout až při pozdějším zúčtování a mohou se uplatnit poplatky. Čistá částka připsaná na bankovní účet proto nenahrazuje kontrolu transakcí provedených během směny. Zaznamenejte, zda rozdíl vznikl kvůli neujasněnému rozdělení společných jídel, změně částky, chybě při zadávání, nebo nezaznamenané úspěšné platbě. Příště upravte příslušný postup, místo abyste jen urychlovali střídání hostů u terminálu.