Como conferir pagamentos divididos com terminal de cartão independente: associe cada parcela, resultado e saldo

Ao dividir o pagamento com um terminal de cartão independente, cada parcela precisa estar associada a um valor claro, ao resultado real da transação e ao registro no sistema. Depois, confira o saldo restante. Primeiro, esclareça o total da conta e o acordo sobre a divisão. Conclua uma parcela de cada vez antes de passar à próxima pessoa; o fato de todos terem passado o cartão não substitui a conferência final de cada transação.

Confirme o que ainda precisa ser pago, sem repetir todo o processo de divisão da conta

Confira a mesa, os itens pedidos, os adicionais, os valores já pagos e os descontos vigentes, e combine com os clientes como dividir os pratos compartilhados. Para MenuSnap, escolha entre dividir igualmente, por item ou por valor, conforme as opções disponíveis na conta atual. Resolva qualquer divergência antes de conferir se a soma das parcelas corresponde ao total a receber desta vez. Não prometa que qualquer combinação será processada automaticamente.

Registre cada pagamento em uma linha correspondente

• Conta original e identificação da parcela atual: ____; valor devido e forma de pagamento: ____; funcionário responsável por esta transação: ____.
• Valor informado no terminal: ____; horário da transação e referência necessária: ____; confirmado pelo terminal / ainda em verificação: ____.
• Registro de pagamento correspondente no sistema: ____; conta original e valor conferidos: ____.
• Valor recebido em dinheiro e troco, se aplicável: ____; pagamento desta parcela verificado: ____.
• Saldo atual da conta inteira: ____; explicação da divergência: ____; próxima etapa e responsável: ____.

Esta lista manual serve apenas para associar parcelas e transações. Não registre números completos de cartão, códigos de segurança, senhas nem dados dos clientes que não sejam pertinentes. A transação com cartão é confirmada pelo terminal e pelo prestador do serviço. Primeiro, verifique se foi aprovada e, depois, registre o pagamento na parcela correta. MenuSnap não verifica automaticamente essa transação externa, e não se deve presumir que o terminal receba o valor automaticamente.

Defina a próxima etapa conforme o tipo de divergência

• Terminal confirma a aprovação, mas não há registro no sistema: confira primeiro a conta original, o horário e o status de pagamento mais recente. Só depois de confirmar que o registro realmente está faltando, registre o pagamento na parcela correspondente. Não cobre novamente.
• Resultado do terminal incerto: consulte a transação original conforme o procedimento do prestador do serviço e mantenha-a marcada como pendente de verificação. O fato de o sistema ainda mostrar um valor a receber ou de aparecer uma notificação no celular do cliente, por si só, não justifica passar o cartão novamente.
• Há um valor registrado no sistema, mas ele não corresponde ao comprovante do terminal: interrompa os pagamentos seguintes e verifique se foi selecionada a parcela errada, se houve erro ao informar o valor ou se a forma de pagamento foi registrada incorretamente. Não elimine a diferença sem apurá-la.
• Foram acrescentados itens ou alterado um desconto depois do pagamento: confira quais opções estão disponíveis na conta atual e esclareça com os clientes quem pagará os novos itens. Não continue cobrando com base na conta impressa originalmente nem presuma que as parcelas já pagas serão recalculadas automaticamente.

Não compense entre si dinheiro, diferenças de arredondamento e gorjetas

Registre o dinheiro pelo valor efetivamente recebido e pelo troco dado; não se baseie apenas na declaração verbal de que alguém “já pagou”. Se a divisão igual gerar uma diferença de centavos, confira os valores efetivos de cada parcela no sistema e o total, e explique a diferença aos clientes. Não peça que cada pessoa calcule mentalmente o valor a pagar com cartão para depois zerar a diferença arbitrariamente.

Se um cliente pagar a mais, confirme se o valor é uma gorjeta ou se corresponde ao saldo ainda devido. Registre-o de acordo com as opções realmente disponíveis no estabelecimento; não o considere automaticamente uma gorjeta nem use o pagamento menor da pessoa seguinte para compensá-lo sem deixar isso claro. Se outro funcionário ajudar, esclareça se ele ficará responsável por explicar a situação ou por organizar os registros. Não deixem duas pessoas cobrarem a mesma parcela.

Resolva separadamente questões de conexão, reembolsos e passagem de turno

Se a conexão com o servidor cair, mantenha os registros manuais necessários e aguarde a reconexão. Antes de registrar valores como pagos, consulte os registros de pagamento mais recentes e confirme o que foi aprovado. Os pagamentos, reembolsos, fechamentos e turnos de MenuSnap precisam ser confirmados pelo servidor. O terminal independente segue as próprias regras de conexão; isso não significa que todo o processo possa ser realizado sem conexão.

O responsável autorizado deve conferir o pagamento original e processar o reembolso de fato pelo fluxo correspondente à forma de pagamento. Alterar a divisão, imprimir a conta ou registrar no sistema um reembolso externo não faz com que um terminal independente devolva o dinheiro automaticamente. O resultado também precisa ser confirmado pelo terminal ou pelo prestador do serviço, e alguém deve continuar acompanhando qualquer pendência.

Antes de encerrar a conta da mesa, confira o saldo e as questões ainda não resolvidas. Na passagem de turno, examine primeiro cada divergência e depois confira o total. Os valores creditados pela instituição de pagamento podem depender de uma liquidação posterior ou de taxas; o valor líquido recebido no banco não substitui a conferência das transações realizadas durante o turno. Registre se a divergência veio de pratos compartilhados cuja divisão não foi esclarecida, de uma alteração no valor, de um erro de digitação ou de um pagamento aprovado que não foi registrado. Na próxima vez, corrija o procedimento responsável, em vez de acelerar a troca de pessoas no terminal.