Πώς συμφωνείτε τις πληρωμές με ξεχωριστό τερματικό κάρτας: αντιστοιχίστε κάθε μερίδιο, αποτέλεσμα και υπόλοιπο

Για να εισπράξετε με επιμερισμό μέσω ξεχωριστού τερματικού κάρτας, πρέπει κάθε μερίδιο να αντιστοιχεί σε σαφές ποσό, πραγματικό αποτέλεσμα συναλλαγής και καταχώριση στο σύστημα. Έπειτα ελέγξτε το υπόλοιπο. Ξεκαθαρίστε πρώτα τον συνολικό λογαριασμό και τη συμφωνία για τον επιμερισμό. Ολοκληρώστε ένα μερίδιο κάθε φορά πριν προχωρήσετε στον επόμενο πελάτη. Το ότι όλοι πέρασαν την κάρτα τους από το τερματικό δεν υποκαθιστά την τελική αντιπαραβολή κάθε συναλλαγής.

Επιβεβαιώστε τι απομένει να εισπραχθεί, χωρίς να επαναλάβετε όλη τη διαδικασία επιμερισμού

Ελέγξτε το τραπέζι, τα είδη, τις πρόσθετες παραγγελίες, τα ποσά που έχουν ήδη πληρωθεί και τις τρέχουσες εκπτώσεις, καθώς και τη συμφωνία με τους πελάτες για το πώς θα μοιραστούν τα κοινά πιάτα. Στο MenuSnap, επιλέξτε μεταξύ ισόποσου επιμερισμού, επιμερισμού ανά είδος ή ανά ποσό, ανάλογα με τις λειτουργίες που υποστηρίζει ο τρέχων λογαριασμός. Επιλύστε πρώτα τυχόν διαφωνίες και, στη συνέχεια, ελέγξτε ότι το άθροισμα των μεριδίων ισούται με το ποσό που πρέπει να εισπραχθεί τώρα. Μην υπόσχεστε ότι μπορεί να γίνει αυτόματα οποιοσδήποτε συνδυασμός.

Κρατήστε ξεχωριστή αντιστοιχισμένη καταχώριση για κάθε πληρωμή

• Αρχικός λογαριασμός και αναγνωριστικό τρέχοντος μεριδίου: ____· οφειλόμενο ποσό και τρόπος πληρωμής: ____· υπάλληλος που χειρίστηκε τη συναλλαγή: ____.
• Ποσό που πληκτρολογήθηκε στο τερματικό: ____· ώρα συναλλαγής και απαραίτητο στοιχείο αναφοράς: ____· επιβεβαιωμένη από το τερματικό / σε αναμονή ελέγχου: ____.
• Αντίστοιχη καταχώριση πληρωμής στο σύστημα: ____· έχει ελεγχθεί έναντι του αρχικού λογαριασμού και του ποσού: ____.
• Μετρητά που πράγματι εισπράχθηκαν και ρέστα (αν ισχύει): ____· είσπραξη για το συγκεκριμένο μερίδιο που έχει επαληθευτεί: ____.
• Τρέχον υπόλοιπο του συνολικού λογαριασμού: ____· επεξήγηση διαφοράς: ____· επόμενο βήμα και υπεύθυνος: ____.

Αυτός ο κατάλογος που συμπληρώνεται χειροκίνητα χρησιμεύει μόνο για την αντιστοίχιση των μεριδίων και των συναλλαγών. Μην καταγράφετε πλήρεις αριθμούς καρτών, κωδικούς ασφαλείας, κωδικούς πρόσβασης ή άσχετα προσωπικά στοιχεία πελατών. Τις συναλλαγές με κάρτα τις επιβεβαιώνουν το τερματικό και ο πάροχος υπηρεσιών. Επαληθεύστε πρώτα ότι η συναλλαγή πέτυχε και έπειτα καταχωρίστε την στο σωστό μερίδιο. Το MenuSnap δεν επαληθεύει αυτόματα αυτή την εξωτερική συναλλαγή, ούτε πρέπει να θεωρείτε δεδομένο ότι το τερματικό θα λάβει αυτόματα το ποσό.

Καθορίστε τα επόμενα βήματα ανάλογα με το είδος της διαφοράς

• Το τερματικό επιβεβαιώνει την πληρωμή, αλλά δεν εντοπίζεται καταχώριση στο σύστημα: Ελέγξτε πρώτα τον αρχικό λογαριασμό, την ώρα και την πιο πρόσφατη κατάσταση πληρωμής. Αν επιβεβαιώσετε ότι πράγματι παραλείφθηκε η καταχώριση, προσθέστε την στο αντίστοιχο μερίδιο. Μην χρεώσετε ξανά.
• Το αποτέλεσμα στο τερματικό δεν είναι σαφές: Ελέγξτε την αρχική συναλλαγή ακολουθώντας τη διαδικασία του παρόχου και σημειώστε ότι εκκρεμεί έλεγχος. Το ότι το σύστημα εξακολουθεί να εμφανίζει οφειλή ή ότι εμφανίστηκε ειδοποίηση στο τηλέφωνο του πελάτη δεν αποτελεί από μόνο του λόγο για νέα χρέωση στην κάρτα.
• Υπάρχει ποσό στο σύστημα, αλλά δεν αντιστοιχεί στα στοιχεία του τερματικού: Σταματήστε τις επόμενες εισπράξεις και ελέγξτε μήπως επιλέχθηκε λάθος μερίδιο, πληκτρολογήθηκε λάθος ποσό ή καταχωρίστηκε λάθος τρόπος πληρωμής. Μην παραγράψετε αυθαίρετα τη διαφορά.
• Προστέθηκαν είδη ή άλλαξε η έκπτωση μετά την πληρωμή: Ελέγξτε ποιες ενέργειες επιτρέπει ο τρέχων λογαριασμός και διευκρινίστε με τους πελάτες ποιος θα αναλάβει τη νέα χρέωση. Μην συνεχίσετε την είσπραξη με βάση τον αρχικό έντυπο λογαριασμό και μην θεωρήσετε δεδομένο ότι τα ήδη πληρωμένα μερίδια θα επανυπολογιστούν αυτόματα.

Μην συμψηφίζετε μετρητά, μικρές διαφορές και φιλοδωρήματα

Καταγράψτε τα μετρητά που πράγματι εισπράχθηκαν και τα ρέστα· μην βασίζεστε σε προφορικό ισχυρισμό ότι «έχει πληρωθεί». Αν ο ισόποσος επιμερισμός αφήνει διαφορά λίγων λεπτών, ελέγξτε τα πραγματικά ποσά κάθε μεριδίου στο σύστημα και το συνολικό άθροισμα και, στη συνέχεια, εξηγήστε τη διαφορά στους πελάτες. Μην αφήνετε κάθε άτομο να υπολογίζει πρόχειρα και να πληρώνει με κάρτα, για να σβήσετε μετά τη διαφορά όπως να ’ναι.

Αν ο πελάτης πληρώσει παραπάνω, επιβεβαιώστε πρώτα αν πρόκειται για φιλοδώρημα ή για εξόφληση του υπόλοιπου ποσού. Καταχωρίστε το σύμφωνα με τις πραγματικές δυνατότητες του καταστήματος. Μην θεωρείτε αυτόματα ότι είναι φιλοδώρημα και μην συμψηφίζετε σιωπηρά το επιπλέον ποσό με μικρότερη πληρωμή του επόμενου πελάτη. Αν χρειάζεται βοήθεια από άλλον υπάλληλο, ξεκαθαρίστε αν είναι υπεύθυνος για τις εξηγήσεις ή για την οργάνωση. Μην εισπράττετε και οι δύο το ίδιο μερίδιο.

Ολοκληρώστε χωριστά τις εκκρεμότητες για τη σύνδεση, τις επιστροφές χρημάτων και την παράδοση βάρδιας

Αν διακοπεί η σύνδεση με τον διακομιστή, κρατήστε τα απαραίτητα υποστηρικτικά στοιχεία που τηρείτε χειροκίνητα. Περιμένετε να αποκατασταθεί η σύνδεση και ελέγξτε τις πιο πρόσφατες καταχωρίσεις πληρωμών πριν καταχωρίσετε τα ποσά των οποίων η είσπραξη έχει επιβεβαιωθεί. Οι πληρωμές, οι επιστροφές χρημάτων, οι εκκαθαρίσεις και οι βάρδιες στο MenuSnap απαιτούν επιβεβαίωση από τον διακομιστή. Το ξεχωριστό τερματικό ακολουθεί τους δικούς του κανόνες σύνδεσης· αυτό δεν αποτελεί βάση για να υποσχεθείτε ότι όλη η διαδικασία λειτουργεί εκτός σύνδεσης.

Οι επιστροφές χρημάτων πρέπει να διεκπεραιώνονται στην πράξη από εξουσιοδοτημένο υπεύθυνο, αφού ελέγξει την αρχική πληρωμή, μέσω της αντίστοιχης διαδικασίας του τρόπου πληρωμής. Η αλλαγή του επιμερισμού, η εκτύπωση του λογαριασμού ή η καταχώριση εξωτερικής επιστροφής χρημάτων στο σύστημα δεν κάνουν το ξεχωριστό τερματικό να επιστρέψει αυτόματα χρήματα. Το αποτέλεσμα πρέπει επίσης να επιβεβαιωθεί από το τερματικό ή τον πάροχο. Αναθέστε σε κάποιον να παρακολουθήσει κάθε εκκρεμότητα μέχρι να λυθεί.

Πριν κλείσει ο λογαριασμός του τραπεζιού, ελέγξτε το υπόλοιπο και τις εκκρεμότητες. Κατά την παράδοση της βάρδιας, εξετάστε πρώτα τις διαφορές ανά συναλλαγή και έπειτα το συνολικό ποσό. Η πίστωση από τον πάροχο πληρωμών μπορεί να αφορά μεταγενέστερη εκκαθάριση ή χρεώσεις· το καθαρό ποσό που πιστώνεται στην τράπεζα δεν υποκαθιστά τον έλεγχο των συναλλαγών της βάρδιας. Καταγράψτε αν η διαφορά οφείλεται σε κοινά πιάτα που δεν επιμερίστηκαν, αλλαγή ποσού, λάθος καταχώριση ή επιτυχημένη πληρωμή που δεν καταγράφηκε. Την επόμενη φορά διορθώστε το αντίστοιχο βήμα, αντί να επισπεύσετε τη σειρά με την οποία πληρώνουν οι πελάτες με κάρτα.