Як звіряти оплату частинами через окремий картковий термінал: сума, результат і залишок за кожною часткою

Під час роздільної оплати рахунку через окремий картковий термінал для кожної частки потрібно чітко визначити суму, перевірити фактичний результат транзакції та відповідний запис у системі, а тоді звірити залишок до сплати. Спершу уточніть загальний рахунок і домовленість про розподіл. Повністю опрацюйте оплату однієї частки, перш ніж переходити до наступного гостя. Навіть якщо всі вже скористалися карткою на терміналі, це не замінює остаточного звіряння кожної операції.

Спершу визначте, що саме ще потрібно оплатити — не потрібно знову пояснювати всі способи поділу рахунку

Звірте столик, замовлені страви, додаткові позиції, уже сплачену частину та чинні знижки, а також узгодьте з гостями, як розподілити спільні страви. Для рівного поділу, поділу за стравами або за сумою в MenuSnap обирайте спосіб, доступний для поточного рахунку. Спершу владнайте всі суперечки, а потім перевірте, чи дорівнює сума часток сумі, яку потрібно отримати зараз. Не обіцяйте, що система автоматично впорається з будь-яким поєднанням способів.

Для кожного платежу залишайте окремий відповідний запис

• Початковий рахунок і позначення поточної частки: ____; сума до сплати та спосіб оплати: ____; працівник, який прийняв оплату: ____.
• Сума, введена в термінал: ____; час транзакції та потрібні довідкові дані: ____; термінал підтвердив оплату / результат ще перевіряється: ____.
• Відповідний запис про оплату в системі: ____; чи звірено початковий рахунок і суму: ____.
• Фактично отримана готівка та решта (за потреби): ____; отримання оплати за цю частку перевірено: ____.
• Залишок до сплати за всім рахунком: ____; пояснення розбіжності: ____; наступний крок і відповідальний працівник: ____.

Цей робочий перелік потрібен лише для звіряння часток і транзакцій. Не записуйте повний номер картки, код безпеки, пароль чи дані, не пов’язані з оплатою гостя. Транзакцію карткою підтверджують термінал і постачальник платіжних послуг: спершу перевірте, що вона успішна, а потім зафіксуйте оплату для правильної частки. MenuSnap автоматично не перевіряє цю зовнішню транзакцію, і не можна вважати, що термінал автоматично отримає суму.

Визначте наступні дії залежно від типу розбіжності

• Термінал підтвердив оплату, але запису в системі немає: спершу перевірте початковий рахунок, час і найновіший статус оплати. Якщо підтвердиться, що платіж справді не зафіксовано, додайте його до відповідної частки. Не списуйте кошти повторно.
• Результат термінала незрозумілий: перевірте початкову транзакцію за процедурою постачальника платіжних послуг і позначте її як таку, що потребує перевірки. Те, що система досі показує суму до сплати або на телефоні гостя з’явилося сповіщення, саме по собі не є підставою повторно проводити оплату карткою.
• У системі зазначено суму, але підтвердження термінала їй не відповідає: призупиніть приймання наступних платежів і перевірте, чи не вибрано неправильну частку, не введено помилкову суму або не зазначено неправильний спосіб оплати. Не списуйте різницю навмання.
• Після оплати додали страву або змінили знижку: перевірте, які дії дозволяє поточний рахунок, і поясніть гостям, хто сплачує за додаткове замовлення. Не продовжуйте стягувати оплату за початковим паперовим рахунком і не припускайте, що вже сплачені частки автоматично перерахуються.

Не зараховуйте готівку, різницю в сумах і чайові одне за одне

Фіксуйте фактично отриману готівку та решту — не покладайтеся на усне «вже сплачено». Якщо під час поділу порівну виникла різниця в центах, перевірте фактичну суму кожної частки в системі та загальну суму, а потім поясніть усе гостям. Не просіть кожного самостійно прикидати суму для оплати карткою, щоб потім навмання звести різницю.

Якщо гість заплатив більше, спершу уточніть, чи це чайові, чи оплата залишку. Зафіксуйте суму способом, який підтримує заклад. Не вважайте її автоматично чайовими й не зменшуйте непомітно суму для наступного гостя, щоб компенсувати різницю. Якщо потрібна допомога іншого працівника, чітко визначте, чи він пояснює порядок оплати, чи веде записи. Не допускайте, щоб двоє працівників одночасно приймали оплату за ту саму частку.

Окремо завершіть роботу з мережею, поверненнями коштів і передаванням зміни

Якщо зв’язок із сервером перервався, збережіть потрібні записи для ручної перевірки. Перш ніж фіксувати підтверджені оплати, дочекайтеся відновлення з’єднання та перевірте найновіші платіжні записи. Для платежів, повернень коштів, розрахунків і змін у MenuSnap потрібне підтвердження сервера. Окремий термінал працює за власними правилами підключення, тож це не означає, що весь процес гарантовано доступний офлайн.

Повернення коштів має фактично оформити уповноважений працівник: спершу він перевіряє початковий платіж, а потім діє за процедурою відповідного способу оплати. Зміна розподілу, друк рахунку або внесення в систему запису про зовнішнє повернення коштів не змусить окремий термінал автоматично повернути гроші. Результат також потрібно перевірити через термінал або постачальника платіжних послуг; за невирішеними питаннями має й надалі стежити відповідальний працівник.

Перш ніж закрити рахунок столика, перевірте залишок і всі невирішені питання. Під час передавання зміни спершу звірте кожну розбіжність, а потім перевірте загальну суму. Зарахування коштів платіжною установою може відбутися пізніше або супроводжуватися комісіями, тому чиста сума надходження на банківський рахунок не замінює звіряння транзакцій за зміну. Зафіксуйте причину розбіжності: спільні страви не розподілили, сума змінилася, її ввели неправильно чи успішний платіж не зафіксували. Наступного разу виправте відповідну дію, а не просто пришвидшуйте почергову оплату картками.