Restoranın interneti aniden kesilirse ne yapmalı: Siparişleri elle numaralandırın, bağlantı gelince hazırlananları ve tahsilatları tek tek uzlaştırın

Restoranın interneti aniden kesilirse, önce aynı siparişi tekrar göndermeyi ve aynı ödemeyi yeniden tahsil etmeyi durdurun. Vardiya sorumlusu, servis personelinden, mutfaktan ve kasadan durum bilgisi toplaması için bir kişi belirlesin. Kesintiden önce hangi siparişlerin alındığını ve hangi yemeklerin hazırlandığını kontrol edin; ardından yeni talepleri ortak bir numaralandırma düzeniyle elle kaydedin. Bağlantı geri geldiğinde önce sistemdeki en güncel durumu kontrol edin; kâğıt fişlerin tümünü sisteme yeniden girmeyin.

Önce hangi işlemlerin bağlantı gerektirdiğini açıklayın

MenuSnap şu anda çevrimdışı sipariş alma ve ödeme işlemlerini baştan sona yürüten eksiksiz bir süreç sunmuyor. Ödeme, iade, hesap kapatma ve vardiya işlemleri sunucudan onay alınmasını gerektirir. Müşterilerin QR kodu tarayarak sipariş vermesi, bulut tabanlı yönetim paneli, bulut tabanlı KDS güncellemeleri ve çevrimiçi ödeme ilgili ağ bağlantısına bağlıdır. Yerel yazıcı bağlantısının olması, tüm iş akışının çevrimdışı çalışabileceği anlamına gelmez; eski sayfaların ve fişlerin görüntülenebilmesi de yeni durumun güncellendiğini göstermez.

Bağımsız kart terminalleri kendi ağ bağlantısı ve hizmet sağlayıcı kurallarına tabidir. Önce işlemin sonucunu terminalden veya hizmet sağlayıcıdan kontrol edin. Başarılı olduğu doğrulanan işlemler için gerekli kanıtları saklayın; MenuSnap sunucu bağlantısı geri geldikten ve mevcut kayıtlar kontrol edildikten sonra ödemeyi kaydedin. Sonuç belirsizse ödemeyi tekrar almayın.

Tek bir numaralandırma yöntemi kullanın; yeni talepleri ve kontrol bekleyenleri ayrı kaydedin

Elle tutulan kayıtları tek bir numaralandırma düzenine göre numaralandırması için bir kişi belirleyin. Kâğıt fişler hizmeti sürdürmek için geçici bir dayanaktır; satışın sisteme alındığı anlamına gelmez. Aynı masa için sonucu belirsiz bir gönderim varsa, önce siparişi alan personelle ve mutfakla kontrol edin; masanın tüm siparişini yeniden hazırlanacak yeni bir sipariş gibi mutfağa göndermeyin.

• Elle verilen numara: ____; masa veya teslim alma bilgisi: ____; saat ve restoranın saat dilimi: ____; işlemi yapan kişi: ____.
• İlişkili asıl sipariş veya kontrol bekleyen gönderim: ____; kesinti öncesinde bilinenler: ____.
• Bu kez gerçekten eklenen yemekler, seçenekleri ve miktarları: ____; hâlâ doğrulanması gereken talepler: ____.
• Hazırlanmak üzere iletilenler: ____; teslim alan kişi ve saat: ____; hazırlığa başlandı/hazır: ____; müşteriye teslim edildi: ____.
• Tahsil edilen nakit ve verilen para üstü: ____; bağımsız terminalde doğrulandı/kontrol bekliyor: ____; gerekli kanıtın bulunduğu yer: ____.
• Sonraki işlem: ____; şu an sorumlu kişi: ____; vardiya devrini alacak kişi: ____.

Servis personeli, mutfak ve kasa hangi bilgileri aktarmalı?

• Servis personeli: Müşteriye siparişi göndermek için düğmeye basıp basmadığını ve bir sipariş numarası olup olmadığını sorun; mevcut kayıtları kontrol edin ve kimin takip edeceğini bildirin. Sonuç belli değilse kontrol bekliyor olarak kaydedin; birden fazla kişinin ayrı ayrı sipariş eklemesine izin vermeyin.
• Mutfak: Hazırlanmakta olan, hazırlanmış ve henüz mutfağa ulaşmamış ürünleri asıl sipariş ve elle verilen numaralar üzerinden kontrol edin. Yalnızca mutfağa ulaşmadığı doğrulanan yeni eklemeleri kabul edin; alındı bilgisini servis personeline iletin.
• Kasa: Tahsil edilen nakdi, para üstünü ve harici terminalin sonucunu ayrı ayrı belgeleyin. Ödeme yönteminin seçilmiş olmasını ödemenin başarıyla alındığı şeklinde değerlendirmeyin; kartın tam numarasını veya şifresini kopyalamayın.
• Cihazları takip eden kişi: Sorunun tek bir cihazda mı, restoranın ağında mı yoksa ilgili hizmette mi olduğunu ayırt edin ve uygun destek birimiyle iletişime geçin. Uygulama verilerini koruyun; her çalışanın sırayla cihazı yeniden başlatmasına veya eşleştirme ayarlarını geçici olarak değiştirmesine izin vermeyin.

Ek ürünleri ve iptalleri asıl numarayla ilişkilendirin; yalnızca değişenleri iletin. İptal durumunda önce hazırlığın hangi aşamada olduğunu sorun, ardından müşteriye açıklama yapın. Beslenme gereksinimleri olan siparişlerde restoranın sorumlu personeli doğrulama yapmaya devam etmelidir; acil durum, malzeme ve hazırlama koşullarını göz ardı etmek için gerekçe değildir. Yedek ağ ve cihaz ayarlarını restoran sahibi veya açıkça yetkilendirdiği yönetici, mevcut düzenlemelere göre ele almalı ve devam eden teslimatları aksatmamalıdır.

Bağlantı geri geldiğinde her siparişi şu durumlara göre kontrol edin

• Asıl sipariş sistemde mevcut: Elle tutulan kayıtlarla ve fiilen hazırlananlarla karşılaştırın, siparişin teslim edilip edilmediğini doğrulayın. Aynı ürünleri yeniden girmeyin.
• Elle kaydedilmiş yeni talep var, ancak sistemde karşılık gelen bir kayıt yok: Önce hazırlığı ve tahsilatı doğrulayın, ardından mevcut kayıt tamamlama sürecini uygulayın. Nasıl ilerleyeceğiniz belli değilse, yeniden mutfağa gönderilmesini önlemek için destek ekibiyle iletişime geçin.
• Harici terminalde ödeme başarılı, ancak sistemde karşılık gelen ödeme kaydı yok: Bağlantı geri geldikten sonra en güncel kayıtları kontrol edin ve doğru tutarı asıl hesaba kaydedin. Ödemeyi yeniden almayın.
• İki taraftaki miktarlar veya tutarlar uyuşmuyor: Farkı ve kanıtları saklayın, belirlenen sorumlunun durumu incelemesini sağlayın. Farkı kapatmak için kayıt uydurmayın.

Kayıtları sisteme sonradan girmekten bir kişi, tutarları ve doğru siparişle eşleştirildiklerini kontrol etmekten de başka bir kişi sorumlu olsun; diğer çalışanlar hizmet vermeye devam etsin. İade, hesap kapatma ve vardiya işlemlerini sunucu onayı geldikten sonra ilgili süreçlere göre tamamlayın. Yazdırma işleminin yeniden yapılıp yapılmadığını ve görevlerin ulaşıp ulaşmadığını ayrıca kontrol edin; internetin geri gelmesinin bekleyen tüm işleri otomatik olarak tamamladığını varsaymayın.

Vardiya devrinde bağlantının düzeldiğini söylemekle yetinmeyin; kontrol bekleyen işleri aktarın

Elle verilen numaraya göre hangi siparişin, ürünün veya ödemenin hâlâ eksik olduğunu aktarın; müşteriye ne açıklandığını ve sıradaki adım için kiminle iletişime geçileceğini yazın. Vardiyayı devralan kişi dayanak kayıtları bulup sonraki adımı tekrar etsin, ardından hizmeti sürdürsün. Kayıtları saklarken yalnızca gerekli bilgileri tutun; destek ekibine gönderdiğiniz ekran görüntülerinde kişisel bilgileri ve ödeme belgelerini gizleyin.

Vardiya sonunda netleştirilmesi en zor olan noktayı bulun: eksik numara mı, mutfaktan yanıt alınamaması mı, teslim edilmiş ama kaydedilmemiş bir sipariş mi, yoksa dayanağı olmayan bir ödeme mi? Sonraki vardiya ilgili eksik belgeleri ve görev dağılımını tamamlasın. İnternetin geri gelmesi yalnızca teknik durumun düzeldiğini gösterir; siparişler, hazırlık, teslimat ve fiilen tahsil edilen ödemeler tek tek eşleştirildikten sonra geçici kayıtları restoranın kurallarına göre arşivleyin.