Τι να κάνετε αν το εστιατόριο μείνει ξαφνικά χωρίς σύνδεση: χειροκίνητη αρίθμηση παραγγελιών και έλεγχος παρασκευής και εισπράξεων μετά την αποκατάσταση

Αν το εστιατόριο μείνει ξαφνικά χωρίς σύνδεση, σταματήστε τις επαναλαμβανόμενες υποβολές και τις νέες χρεώσεις όταν το αποτέλεσμα δεν είναι σαφές. Ο υπεύθυνος βάρδιας ορίζει ένα άτομο για να συγκεντρώνει τις πληροφορίες από το προσωπικό σάλας, την κουζίνα και το ταμείο. Ελέγξτε ποιες παραγγελίες είχαν ληφθεί πριν από το πρόβλημα και ποια πιάτα είχαν ήδη παρασκευαστεί. Έπειτα, καταγράψτε τα νέα αιτήματα με ενιαία χειροκίνητη αρίθμηση. Όταν αποκατασταθεί η σύνδεση, ελέγξτε πρώτα την πιο πρόσφατη κατάσταση στο σύστημα· μην καταχωρίσετε ξανά όλα τα χειρόγραφα δελτία.

Διευκρινίστε πρώτα ποιες λειτουργίες απαιτούν σύνδεση

Το MenuSnap δεν παρέχει επί του παρόντος ολοκληρωμένη διαδικασία για παραγγελιοληψία και ταμείο εκτός σύνδεσης. Οι πληρωμές, οι επιστροφές χρημάτων, το κλείσιμο λογαριασμών και οι λειτουργίες βάρδιας απαιτούν επιβεβαίωση από τον διακομιστή. Η παραγγελιοληψία με σάρωση κωδικού QR από τους πελάτες, το περιβάλλον διαχείρισης στο cloud, οι ενημερώσεις του συστήματος οθονών κουζίνας στο cloud και οι ηλεκτρονικές πληρωμές εξαρτώνται από τη διαθεσιμότητα της αντίστοιχης σύνδεσης δικτύου. Η σύνδεση με έναν τοπικό εκτυπωτή δεν αποδεικνύει ότι ολόκληρη η διαδικασία μπορεί να λειτουργήσει εκτός σύνδεσης. Ούτε το γεγονός ότι εμφανίζονται παλιές σελίδες ή δελτία σημαίνει ότι έχει ενημερωθεί η τρέχουσα κατάσταση.

Τα αυτόνομα τερματικά καρτών υπόκεινται στους δικούς τους κανόνες σύνδεσης και παρόχου. Ελέγξτε πρώτα στο τερματικό ή στον πάροχο το αποτέλεσμα της αρχικής συναλλαγής. Για συναλλαγές που επιβεβαιώθηκαν ως επιτυχείς, κρατήστε τα απαραίτητα αποδεικτικά στοιχεία. Αφού αποκατασταθεί η σύνδεση με τον διακομιστή του MenuSnap και ελεγχθούν οι υπάρχουσες εγγραφές, καταχωρίστε την πληρωμή. Αν το αποτέλεσμα δεν είναι σαφές, μην επιχειρήσετε νέα χρέωση.

Ένα σημείο καταγραφής, με ξεχωριστές εγγραφές για νέα αιτήματα και εκκρεμείς ελέγχους

Ορίστε ένα άτομο που θα αριθμεί με ενιαίο τρόπο τις χειρόγραφες εγγραφές. Το χειρόγραφο δελτίο αποτελεί προσωρινό βοήθημα για την εξυπηρέτηση και δεν σημαίνει ότι το σύστημα έχει λάβει την πώληση. Αν υπάρχει υποβολή για το ίδιο τραπέζι της οποίας το αποτέλεσμα δεν είναι σαφές, ελέγξτε το θέμα με το προσωπικό υποδοχής και την κουζίνα. Μην αντιμετωπίσετε ξανά ολόκληρο το τραπέζι ως νέα παραγγελία προς παρασκευή.

• Χειροκίνητος αριθμός: ____· τραπέζι ή αναγνωριστικό παραλαβής: ____· ώρα και ζώνη ώρας του εστιατορίου: ____· υπεύθυνος καταχώρισης: ____.
• Σχετική αρχική παραγγελία ή υποβολή προς έλεγχο: ____· γνωστά στοιχεία πριν από το πρόβλημα: ____.
• Πιάτα, επιλογές και ποσότητες που προστέθηκαν πραγματικά τώρα: ____· αιτήματα που εκκρεμεί ακόμη να επιβεβαιωθούν: ____.
• Παραδόθηκαν για παρασκευή: ____· άτομο που τα παρέλαβε και ώρα: ____· η παρασκευή έχει αρχίσει/ολοκληρωθεί: ____· παραδόθηκαν στον πελάτη: ____.
• Μετρητά που εισπράχθηκαν και ρέστα: ____· συναλλαγή στο αυτόνομο τερματικό επιβεβαιωμένη/προς έλεγχο: ____· θέση των απαραίτητων αποδεικτικών στοιχείων: ____.
• Επόμενη ενέργεια: ____· τρέχων υπεύθυνος: ____· άτομο που αναλαμβάνει στην αλλαγή βάρδιας: ____.

Τι παραδίδουν το προσωπικό σάλας, η κουζίνα και το ταμείο

• Προσωπικό σάλας: ρωτήστε αν ο πελάτης είχε υποβάλει παραγγελία και αν έχει αριθμό παραγγελίας. Ελέγξτε τις υπάρχουσες εγγραφές και ενημερώστε τον ποιος θα αναλάβει την παρακολούθηση. Αν δεν υπάρχει επιβεβαιωμένο αποτέλεσμα, καταγράψτε το ως εκκρεμές προς έλεγχο και μην αφήνετε πολλά άτομα να καταχωρίζουν ξεχωριστά την ίδια παραγγελία.
• Κουζίνα: με βάση την αρχική παραγγελία και τη χειροκίνητη αρίθμηση, ελέγξτε ποια είδη παρασκευάζονται, ποια έχουν ήδη παρασκευαστεί και ποια δεν έχουν ακόμη παραληφθεί. Παραλάβετε μόνο τις νέες προσθήκες που επιβεβαιωμένα δεν έχουν ήδη φτάσει στην κουζίνα. Στείλτε την επιβεβαίωση παραλαβής στο προσωπικό σάλας.
• Ταμείο: κρατήστε χωριστά αποδεικτικά στοιχεία για τα μετρητά που εισπράχθηκαν, τα ρέστα και το αποτέλεσμα των συναλλαγών σε εξωτερικά τερματικά. Η επιλογή ενός τρόπου πληρωμής δεν αποδεικνύει ότι η πληρωμή ολοκληρώθηκε. Μην αντιγράφετε ολόκληρους αριθμούς καρτών ή κωδικούς πρόσβασης.
• Υπεύθυνος παρακολούθησης εξοπλισμού: ξεχωρίστε αν το πρόβλημα αφορά μία συσκευή, το δίκτυο του καταστήματος ή σχετική υπηρεσία και επικοινωνήστε με την αντίστοιχη υποστήριξη. Διατηρήστε τα δεδομένα της εφαρμογής και μην αφήνετε κάθε υπάλληλο να επανεκκινεί διαδοχικά τον εξοπλισμό ή να αλλάζει προσωρινά τις ρυθμίσεις σύζευξης.

Συνδέστε κάθε πρόσθετη παραγγελία ή ακύρωση με τον αρχικό αριθμό και προωθήστε μόνο την αλλαγή. Πριν ακυρώσετε, ρωτήστε σε ποιο στάδιο βρίσκεται η παρασκευή και έπειτα εξηγήστε την κατάσταση στον πελάτη. Το αρμόδιο προσωπικό του καταστήματος εξακολουθεί να επιβεβαιώνει τις απαιτήσεις διατροφής· η έκτακτη ανάγκη δεν αποτελεί λόγο να παρακαμφθούν οι έλεγχοι των συστατικών και των συνθηκών παρασκευής. Ο ιδιοκτήτης ή διαχειριστής που έχει εξουσιοδοτήσει ρητά χειρίζεται τις εφεδρικές συνδέσεις και τις αλλαγές εξοπλισμού σύμφωνα με τις καθιερωμένες ρυθμίσεις, χωρίς να διακόπτει παραδόσεις που βρίσκονται ήδη σε εξέλιξη.

Μετά την αποκατάσταση, ελέγξτε κάθε παραγγελία ανάλογα με την περίπτωσή της

• Η αρχική παραγγελία υπάρχει ήδη στο σύστημα: αντιπαραβάλετε τη χειρόγραφη καταγραφή με όσα παρασκευάστηκαν στην πράξη και επιβεβαιώστε αν παραδόθηκαν. Μην καταχωρίσετε ξανά τα ίδια είδη.
• Υπάρχει νέο χειρόγραφο αίτημα, αλλά δεν υπάρχει αντίστοιχη εγγραφή στο σύστημα: επιβεβαιώστε πρώτα την παρασκευή και την είσπραξη και έπειτα ακολουθήστε την υποστηριζόμενη διαδικασία για συμπληρωματική καταχώριση. Αν δεν είναι σαφές πώς γίνεται, επικοινωνήστε με την υποστήριξη, ώστε η συμπληρωματική καταχώριση να μην οδηγήσει ξανά τα είδη στην κουζίνα.
• Η συναλλαγή στο εξωτερικό τερματικό ολοκληρώθηκε με επιτυχία, αλλά δεν υπάρχει αντίστοιχη πληρωμή στο σύστημα: αφού αποκατασταθεί η σύνδεση και ελεγχθούν οι πιο πρόσφατες εγγραφές, καταχωρίστε το σωστό ποσό στον αρχικό λογαριασμό. Μην χρεώσετε ξανά τον πελάτη.
• Οι ποσότητες ή τα ποσά στα δύο αρχεία δεν συμφωνούν: διατηρήστε καταγραφή της διαφοράς και τα σχετικά αποδεικτικά στοιχεία, ώστε να τα ελέγξει ο ορισμένος υπεύθυνος. Μην επιχειρήσετε να εξαλείψετε τη διαφορά δημιουργώντας εγγραφές που δεν ανταποκρίνονται στην πραγματικότητα.

Ένα άτομο αναλαμβάνει τις μεταγενέστερες καταχωρίσεις και ένα δεύτερο ελέγχει τα ποσά και τις αντιστοιχίσεις· οι υπόλοιποι συνεχίζουν την εξυπηρέτηση. Οι επιστροφές χρημάτων, το κλείσιμο λογαριασμών και οι εργασίες βάρδιας διεκπεραιώνονται με την αντίστοιχη διαδικασία αφού ληφθεί επιβεβαίωση από τον διακομιστή. Εξακολουθεί να χρειάζεται έλεγχος αν πραγματοποιήθηκαν οι εκκρεμείς εκτυπώσεις και αν οι εργασίες έφτασαν στον προορισμό τους· μην θεωρείτε δεδομένο ότι η αποκατάσταση της σύνδεσης ολοκληρώνει αυτόματα όλες τις εκκρεμότητες.

Κατά την αλλαγή βάρδιας, παραδώστε τις εκκρεμότητες προς έλεγχο· μην πείτε απλώς ότι αποκαταστάθηκε το δίκτυο

Με βάση τη χειροκίνητη αρίθμηση, παραδώστε σαφείς πληροφορίες για κάθε παραγγελία, είδος ή ποσό που παραμένει σε εκκρεμότητα. Καταγράψτε τι έχει ήδη εξηγηθεί στον πελάτη και με ποιον πρέπει να επικοινωνήσει στη συνέχεια το άτομο που αναλαμβάνει. Το άτομο αυτό εντοπίζει τα αρχικά αποδεικτικά στοιχεία και επαναλαμβάνει ποια είναι η επόμενη ενέργεια, προτού συνεχίσει την εξυπηρέτηση. Κατά τη φύλαξη των καταγραφών, κρατήστε μόνο τις απαραίτητες πληροφορίες. Όταν στέλνετε στιγμιότυπα οθόνης στην υποστήριξη, καλύψτε τα προσωπικά δεδομένα και τα αποδεικτικά στοιχεία.

Στο κλείσιμο της βάρδιας, εντοπίστε την εκκρεμότητα που είναι δυσκολότερο να διασταυρωθεί και να διευκρινιστεί: αριθμός που λείπει, απάντηση που δεν έχει δοθεί από την κουζίνα, παράδοση που δεν έχει καταχωριστεί ή πληρωμή χωρίς αποδεικτικά στοιχεία. Στην επόμενη βάρδια, συμπληρώστε τα αντίστοιχα στοιχεία και αποσαφηνίστε την κατανομή αρμοδιοτήτων. Η αποκατάσταση της σύνδεσης είναι μόνο μια τεχνική κατάσταση· αρχειοθετήστε τις προσωρινές καταγραφές σύμφωνα με τους κανόνες του καταστήματος μόνο αφού αντιστοιχιστούν μία προς μία οι παραγγελίες, η παρασκευή, οι παραδόσεις και τα ποσά που πράγματι εισπράχθηκαν.