ร้านอาหารเน็ตล่มกะทันหัน ควรทำอย่างไร: รับออร์เดอร์ด้วยเลขอ้างอิงที่กำหนดเอง แล้วตรวจสอบการทำอาหารและยอดรับเงินจริงทีละรายการเมื่อระบบกลับมา

เมื่ออินเทอร์เน็ตของร้านอาหารขัดข้องกะทันหัน ให้หยุดส่งรายการซ้ำและเรียกเก็บเงินซ้ำ จากนั้นให้หัวหน้ากะมอบหมายคนหนึ่งรวบรวมข้อมูลจากพนักงานบริการหน้าร้าน ครัว และแคชเชียร์ ตรวจสอบก่อนว่าออร์เดอร์ใดได้รับแล้ว และอาหารใดทำไปแล้วก่อนเกิดปัญหา จากนั้นใช้เลขอ้างอิงที่กำหนดร่วมกันจดรายการใหม่ เมื่อเชื่อมต่อได้อีกครั้ง ให้ตรวจสถานะล่าสุดในระบบก่อน อย่านำใบจดทั้งหมดไปบันทึกซ้ำ

ชี้แจงก่อนว่าการทำงานใดต้องเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต

MenuSnap ยังไม่มีขั้นตอนสั่งอาหารและคิดเงินแบบออฟไลน์ที่ครบถ้วน การชำระเงิน การคืนเงิน การปิดยอด และการดำเนินการเกี่ยวกับกะต้องได้รับการยืนยันจากเซิร์ฟเวอร์ การสั่งอาหารด้วยการสแกนคิวอาร์โค้ดของลูกค้า ระบบจัดการหลังบ้านบนคลาวด์ การอัปเดต KDS บนคลาวด์ และการชำระเงินออนไลน์ต้องอาศัยเครือข่ายที่เกี่ยวข้อง การเชื่อมต่อเครื่องพิมพ์ในพื้นที่ไม่ได้ยืนยันว่ากระบวนการทั้งหมดจะทำงานแบบออฟไลน์ได้ และการที่ยังเห็นหน้าเดิมหรือใบรายการก็ไม่ได้หมายความว่าสถานะใหม่ได้รับการอัปเดตแล้ว

เครื่องรูดบัตรแยกต่างหากทำงานตามข้อกำหนดด้านเครือข่ายและผู้ให้บริการของเครื่องนั้น ให้ตรวจสอบผลธุรกรรมเดิมจากเครื่องหรือผู้ให้บริการก่อน หากยืนยันว่าทำรายการสำเร็จแล้ว ให้เก็บหลักฐานที่จำเป็นไว้ และรอจนกว่า MenuSnap จะเชื่อมต่อกับเซิร์ฟเวอร์ได้อีกครั้ง พร้อมตรวจสอบรายการที่มีอยู่แล้ว ก่อนบันทึกการชำระเงิน หากยังไม่ทราบผล อย่าหักเงินซ้ำ

ใช้ช่องทางรับเลขอ้างอิงเพียงช่องทางเดียว แยกรายการใหม่ออกจากรายการที่ต้องตรวจสอบ

มอบหมายพนักงานคนหนึ่งกำหนดเลขอ้างอิงให้บันทึกที่ทำด้วยมือทุกใบ ใบจดเป็นหลักฐานชั่วคราวสำหรับให้บริการ ไม่ได้หมายความว่าระบบรับรายการขายแล้ว หากมีการส่งรายการสำหรับโต๊ะเดิมไปแล้วแต่ยังไม่ทราบผล ให้ตรวจสอบกับพนักงานรับออร์เดอร์และครัวก่อน อย่าถือว่าทั้งโต๊ะเป็นออร์เดอร์ใหม่ที่ต้องเริ่มทำทั้งหมด

• เลขอ้างอิงที่กำหนดเอง: ____; หมายเลขโต๊ะหรือรหัสรับอาหาร: ____; เวลาและเขตเวลาของสาขา: ____; ผู้ดำเนินการ: ____
• ออร์เดอร์เดิมหรือรายการที่ส่งแล้วแต่ต้องตรวจสอบ: ____; รายละเอียดที่ทราบก่อนเกิดปัญหา: ____
• อาหาร ขนาดหรือรูปแบบ และจำนวนที่เพิ่มใหม่จริงในครั้งนี้: ____; รายการที่ยังต้องตรวจสอบ: ____
• ส่งให้ครัวทำแล้ว: ____; ผู้รับและเวลา: ____; เริ่มทำแล้ว/ทำเสร็จแล้ว: ____; ส่งให้ลูกค้าแล้ว: ____
• เงินสดที่รับจริงและเงินทอน: ____; ยืนยันแล้ว/รอตรวจสอบจากเครื่องชำระเงินแยก: ____; ตำแหน่งเก็บหลักฐานที่จำเป็น: ____
• ขั้นตอนถัดไป: ____; ผู้รับผิดชอบปัจจุบัน: ____; ผู้รับช่วงกะถัดไป: ____

พนักงานบริการหน้าร้าน ครัว และแคชเชียร์ต้องส่งต่อข้อมูลอะไรบ้าง

• พนักงานบริการหน้าร้าน: ถามลูกค้าว่าได้ส่งออร์เดอร์ไปแล้วหรือไม่ และมีหมายเลขออร์เดอร์หรือไม่ ตรวจสอบข้อมูลที่มีอยู่ แล้วแจ้งให้ลูกค้าทราบว่าใครจะติดตามต่อ หากยังไม่ทราบผล ให้บันทึกไว้เพื่อตรวจสอบ อย่าให้พนักงานหลายคนเพิ่มออร์เดอร์แยกกัน
• ครัว: ตรวจสอบรายการที่กำลังทำ ทำเสร็จแล้ว และยังไม่ได้รับ โดยเทียบกับออร์เดอร์เดิมและเลขอ้างอิงที่กำหนดเอง รับทำเฉพาะรายการใหม่ที่ยืนยันแล้วว่ายังไม่ได้ส่งถึงครัว และแจ้งการตอบรับกลับไปยังพนักงานบริการหน้าร้าน
• แคชเชียร์: เก็บหลักฐานแยกกันสำหรับเงินสดที่รับจริง เงินทอน และผลธุรกรรมจากเครื่องภายนอก การเลือกวิธีชำระเงินไม่ได้ยืนยันว่าได้รับเงินแล้ว และห้ามจดหมายเลขบัตรหรือรหัสผ่านทั้งหมด
• ผู้ติดตามปัญหาอุปกรณ์: แยกให้ออกว่าปัญหาเกิดกับอุปกรณ์เครื่องเดียว เครือข่ายภายในร้าน หรือบริการที่เกี่ยวข้อง แล้วติดต่อฝ่ายสนับสนุนที่รับผิดชอบ เก็บข้อมูลในแอปไว้ อย่าให้พนักงานแต่ละคนผลัดกันรีสตาร์ตอุปกรณ์หรือเปลี่ยนการจับคู่ชั่วคราว

ให้เชื่อมรายการเพิ่มอาหารและการยกเลิกกับเลขอ้างอิงเดิม และส่งต่อเฉพาะส่วนที่เปลี่ยนแปลง ก่อนยกเลิกให้สอบถามความคืบหน้าในการทำอาหาร แล้วจึงอธิบายให้ลูกค้าทราบ สำหรับรายการที่มีข้อกำหนดด้านอาหาร ผู้รับผิดชอบของร้านยังต้องตรวจสอบเช่นเดิม อย่าข้ามการตรวจสอบวัตถุดิบและเงื่อนไขการปรุงเพียงเพราะเป็นกรณีฉุกเฉิน เจ้าของร้านหรือผู้ดูแลระบบที่ได้รับมอบอำนาจอย่างชัดเจนเป็นผู้จัดการเครือข่ายสำรองและปรับอุปกรณ์ตามแผนที่มีอยู่ โดยไม่ขัดจังหวะการส่งมอบที่กำลังดำเนินอยู่

เมื่อระบบกลับมา ให้ตรวจสอบออร์เดอร์ทีละรายการตามกรณีต่อไปนี้

• มีออร์เดอร์เดิมอยู่ในระบบ: เทียบกับบันทึกที่ทำด้วยมือและอาหารที่ทำจริง แล้วยืนยันว่ามีการส่งให้ลูกค้าแล้วหรือไม่ อย่าบันทึกรายการอาหารเดิมซ้ำ
• มีรายการใหม่ที่จดด้วยมือ แต่ไม่มีรายการที่ตรงกันในระบบ: ยืนยันการทำอาหารและยอดรับเงินจริงก่อน แล้วจึงดำเนินการบันทึกย้อนหลังตามขั้นตอนที่รองรับอยู่ในขณะนั้น หากไม่แน่ใจเกี่ยวกับวิธีดำเนินการ ให้ติดต่อฝ่ายสนับสนุนเพื่อหลีกเลี่ยงการส่งรายการที่บันทึกซ้ำเข้าครัว
• เครื่องชำระเงินภายนอกยืนยันว่าทำรายการสำเร็จแล้ว แต่ในระบบยังไม่มีข้อมูลการชำระเงินที่ตรงกัน: เมื่อเชื่อมต่อได้อีกครั้งและตรวจสอบข้อมูลล่าสุดแล้ว ให้บันทึกยอดที่ถูกต้องลงในบิลเดิม ไม่ใช่หักเงินซ้ำ
• จำนวนหรือยอดเงินในบันทึกที่ทำด้วยมือกับบันทึกในระบบไม่ตรงกัน: เก็บรายละเอียดข้อแตกต่างและหลักฐานไว้ แล้วให้ผู้รับผิดชอบที่ได้รับมอบหมายตรวจสอบ อย่าสร้างบันทึกขึ้นมาเพื่อกลบความไม่ตรงกัน

ให้คนหนึ่งรับผิดชอบการบันทึกข้อมูลที่ต้องดำเนินการต่อ และให้อีกคนตรวจสอบยอดเงินกับรายการที่เกี่ยวข้อง ส่วนพนักงานคนอื่นให้บริการต่อไป การคืนเงิน การปิดยอด และเรื่องเกี่ยวกับกะให้รอการยืนยันจากเซิร์ฟเวอร์ แล้วดำเนินการตามขั้นตอนที่เกี่ยวข้อง ต้องตรวจสอบด้วยว่ามีการพิมพ์ใบรายการที่ขาดไปหรือไม่ และงานไปถึงปลายทางแล้วหรือยัง อย่าคิดว่าการเชื่อมต่อกลับมาแล้วจะทำให้งานค้างทั้งหมดเสร็จโดยอัตโนมัติ

ส่งต่อรายการที่ต้องตรวจสอบให้กะถัดไป อย่าบอกแค่ว่าอินเทอร์เน็ตกลับมาแล้ว

ส่งต่องานโดยอ้างอิงเลขที่กำหนดไว้ในบันทึกที่ทำด้วยมือ ให้ชัดเจนว่าออร์เดอร์ อาหาร หรือการชำระเงินรายการใดยังจัดการไม่เรียบร้อย ระบุด้วยว่าได้แจ้งอะไรแก่ลูกค้าไปแล้ว และครั้งต่อไปควรติดต่อใคร ผู้รับช่วงกะต้องค้นหาหลักฐานต้นทางและทวนขั้นตอนถัดไปก่อนให้บริการต่อ เมื่อเก็บบันทึก ให้เก็บเฉพาะข้อมูลที่จำเป็น หากส่งภาพหน้าจอให้ฝ่ายสนับสนุน ให้ปิดบังข้อมูลส่วนบุคคลและหลักฐานประกอบ

ตอนปิดกะ ให้หาจุดที่ตรวจสอบได้ยากที่สุด เช่น เลขอ้างอิงหายไป ไม่มีการตอบกลับจากครัว ส่งอาหารแล้วแต่ยังไม่ได้บันทึก หรือไม่มีหลักฐานยอดเงิน กะถัดไปจึงค่อยจัดเตรียมเอกสารและแบ่งหน้าที่ให้ตรงกับปัญหา การเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตกลับมาเป็นเพียงสถานะทางเทคนิค ต้องตรวจสอบให้ออร์เดอร์ การทำอาหาร การส่งมอบ และยอดรับเงินจริงตรงกันทีละรายการก่อน จึงจัดเก็บบันทึกชั่วคราวตามข้อกำหนดของร้าน