Co zrobić, gdy restauracja nagle traci internet: przyjmuj zamówienia z ręczną numeracją, a po przywróceniu połączenia sprawdź każde danie i każdą płatność

Gdy restauracja nagle traci połączenie z internetem, wstrzymaj ponowne wysyłanie zamówień i ponowne pobieranie płatności. Osoba odpowiedzialna za zmianę powinna wyznaczyć jedną osobę do zebrania informacji od obsługi sali, kuchni i kasy. Najpierw sprawdź, które zamówienia dotarły przed awarią i które dania zostały już przygotowane. Następnie zapisuj nowe prośby gości, stosując jednolitą numerację nadawaną ręcznie. Po przywróceniu połączenia najpierw sprawdź aktualny stan w systemie — nie wprowadzaj ponownie wszystkich zamówień z papierowych notatek.

Najpierw ustal, które czynności wymagają połączenia

MenuSnap nie oferuje obecnie pełnego trybu offline do przyjmowania zamówień i obsługi kasy. Płatności, zwroty, rozliczenia i operacje związane ze zmianą wymagają potwierdzenia przez serwer. Zamówienia składane przez gości po zeskanowaniu kodu QR, panel w chmurze, aktualizacje chmurowego systemu KDS i płatności online zależą od odpowiedniego połączenia z siecią. Działające lokalne połączenie z drukarką nie oznacza, że cały proces obsługi może przebiegać offline. Widoczność wcześniej otwartej strony lub wydruku również nie potwierdza, że nowy stan został zaktualizowany.

Niezależny terminal płatniczy podlega własnym wymogom dotyczącym łączności i zasadom dostawcy usług. Najpierw sprawdź w terminalu lub u dostawcy, jaki był wynik pierwotnej transakcji. Zachowaj niezbędne potwierdzenie udanych transakcji. Dopiero gdy MenuSnap przywróci połączenie z serwerem i sprawdzisz istniejące zapisy, zarejestruj płatność. Jeśli wynik transakcji jest nieznany, nie pobieraj płatności ponownie.

Jedno miejsce do nadawania numerów, osobne zapisy nowych i oczekujących spraw

Wyznaczona osoba nadaje ręcznym zapisom numery według jednolitego schematu. Papierowe zamówienie jest tymczasową podstawą obsługi, a nie potwierdzeniem, że system zarejestrował sprzedaż. Jeśli dla danego stolika wysłano już zamówienie, ale nie wiadomo, czy zostało przyjęte, najpierw sprawdź to z obsługą sali i kuchnią. Nie przekazuj ponownie całego zamówienia tego stolika jako nowego zlecenia do przygotowania.

• Numer ręczny: ____; oznaczenie stolika lub odbioru: ____; godzina i strefa czasowa lokalu: ____; osoba obsługująca: ____.
• Powiązane pierwotne zamówienie lub zgłoszenie oczekujące na weryfikację: ____; informacje znane przed awarią: ____.
• Dania, warianty i ilości faktycznie dodane tym razem: ____; potrzeby, które nadal wymagają potwierdzenia: ____.
• Przekazano do przygotowania: ____; osoba odbierająca i godzina: ____; rozpoczęto/przygotowano: ____; wydano gościowi: ____.
• Otrzymana gotówka i wydana reszta: ____; niezależny terminal — płatność potwierdzona/do sprawdzenia: ____; miejsce przechowywania niezbędnego potwierdzenia: ____.
• Następne działanie: ____; osoba obecnie odpowiedzialna: ____; osoba przejmująca sprawę przy zmianie: ____.

Co przekazują obsługa sali, kuchnia i kasa

• Obsługa sali: ustal, czy gość wysłał już zamówienie i czy ma jego numer. Sprawdź istniejący zapis i poinformuj gościa, kto zajmie się sprawą. Jeśli nie ma wyniku, zapisz ją jako oczekującą na weryfikację. Nie pozwól, by kilka osób niezależnie wprowadzało zamówienie ponownie.
• Kuchnia: na podstawie pierwotnych zamówień i numerów nadanych ręcznie sprawdź, które pozycje są w trakcie przygotowania, które są już gotowe, a których jeszcze nie przyjęto. Przyjmuj tylko nowe pozycje, co do których potwierdzono, że nie dotarły wcześniej do kuchni. Przekaż obsłudze sali potwierdzenie ich przyjęcia.
• Kasa: osobno udokumentuj otrzymaną gotówkę, wydaną resztę i wynik transakcji w zewnętrznym terminalu. Samo wybranie metody płatności nie oznacza, że płatność się powiodła. Nie zapisuj ani pełnego numeru karty, ani hasła.
• Osoba odpowiedzialna za urządzenia: ustal, czy problem dotyczy pojedynczego urządzenia, sieci w lokalu czy powiązanej usługi, i skontaktuj się z odpowiednim działem pomocy. Zachowaj dane aplikacji. Nie pozwalaj każdemu pracownikowi po kolei uruchamiać urządzenia ponownie ani zmieniać tymczasowo jego parowania.

Dodatkowe pozycje i anulowania przypisuj do pierwotnego numeru, przekazując wyłącznie informacje o zmianie. Przed anulowaniem sprawdź postęp przygotowania, a następnie wyjaśnij sytuację gościowi. Wymagania dietetyczne nadal musi potwierdzić odpowiedzialny pracownik lokalu — tryb awaryjny nie zwalnia z weryfikacji składników ani warunków przygotowania. Sieć zapasową i ustawienia urządzeń może zmieniać właściciel lokalu lub wyraźnie upoważniony przez niego administrator, zgodnie z ustalonymi zasadami i bez przerywania realizowanych zamówień.

Po przywróceniu połączenia sprawdzaj każde zamówienie według poniższych scenariuszy

• Pierwotne zamówienie jest już w systemie: porównaj je z notatką ręczną i faktycznym przygotowaniem, a następnie potwierdź, czy zostało wydane. Nie wprowadzaj ponownie tych samych pozycji.
• Nowa potrzeba została zapisana ręcznie, ale nie ma odpowiadającego jej zapisu w systemie: najpierw potwierdź przygotowanie i otrzymaną płatność, a następnie uzupełnij zapis zgodnie z obsługiwanym obecnie procesem. Jeśli nie masz pewności, jak to zrobić, skontaktuj się z pomocą, aby ponowne wprowadzenie danych nie spowodowało ponownego wysłania zamówienia do kuchni.
• Płatność w zewnętrznym terminalu zakończyła się powodzeniem, ale w systemie nie ma odpowiadającej jej płatności: po przywróceniu połączenia i sprawdzeniu najnowszego zapisu przypisz prawidłową kwotę do pierwotnego rachunku. Nie pobieraj płatności ponownie.
• Liczby pozycji lub kwoty w obu zapisach się nie zgadzają: zachowaj informację o rozbieżności i potwierdzenia, a sprawę przekaż wyznaczonej osobie do weryfikacji. Nie próbuj usuwać rozbieżności przez tworzenie zapisów bez pokrycia.

Jedna osoba odpowiada za późniejsze wprowadzenie danych, a druga sprawdza kwoty i ich przypisanie do odpowiednich zapisów. Pozostali pracownicy nadal obsługują gości. Ze zwrotami, rozliczeniami i sprawami związanymi ze zmianą poczekaj na potwierdzenie z serwera, a następnie postępuj zgodnie z odpowiednimi procedurami. Nadal trzeba sprawdzić, czy brakujące wydruki zostały wykonane i czy zadania dotarły do miejsca przeznaczenia — nie zakładaj, że samo przywrócenie połączenia automatycznie zakończy wszystkie zaległe sprawy.

Przekaż oczekujące sprawy kolejnej zmianie — nie poprzestawaj na informacji, że internet już działa

Przekaż każdą sprawę pod jej numerem ręcznym, wskazując, jakiego zamówienia, dania lub płatności brakuje. Zapisz, co już wyjaśniono gościowi i z kim należy skontaktować się w następnej kolejności. Osoba przejmująca zmianę powinna odnaleźć pierwotne potwierdzenie, powtórzyć, jakie jest następne działanie, i dopiero wtedy kontynuować obsługę. Przechowuj tylko niezbędne informacje. W zrzutach ekranu przekazywanych działowi pomocy zasłoń dane osobowe i dane z potwierdzeń.

Pod koniec zmiany wskaż sprawę, którą najtrudniej będzie rozliczyć: brakujący numer, brak potwierdzenia z kuchni, wydane, ale niezapisane danie czy płatność bez potwierdzenia. Kolejna zmiana powinna uzupełnić odpowiednie dokumenty i ustalić podział obowiązków. Samo przywrócenie połączenia oznacza jedynie przywrócenie działania sieci. Tymczasowe zapisy można zarchiwizować zgodnie z zasadami lokalu dopiero po powiązaniu każdego zamówienia z przygotowaniem, wydaniem i otrzymaną płatnością.