Cosa fare se il ristorante perde improvvisamente la connessione: assegnare numeri manuali agli ordini e riconciliare preparazioni e incassi al ripristino

Se il ristorante perde improvvisamente la connessione, interrompete gli invii ripetuti e gli addebiti duplicati. Il responsabile di turno designi una persona che raccolga le informazioni da sala, cucina e cassa. Verificate prima quali ordini erano già stati ricevuti prima dell’anomalia e quali piatti erano già stati preparati, quindi registrate le nuove richieste usando una numerazione manuale comune. Quando la connessione è ripristinata, controllate prima lo stato più recente nel sistema: non reinserite tutti gli ordini cartacei.

Chiarite prima quali operazioni richiedono una connessione

MenuSnap al momento non offre una procedura completa per prendere ordini e gestire i pagamenti offline. Pagamenti, rimborsi, chiusure e operazioni di turno richiedono la conferma del server; gli ordini dei clienti tramite scansione del codice QR, il back office cloud, gli aggiornamenti del KDS cloud e i pagamenti online dipendono dalla rete corrispondente. Una connessione alla stampante locale non dimostra che l’intero flusso operativo possa funzionare offline. Inoltre, il fatto che una pagina o una ricevuta precedente sia ancora visibile non significa che il nuovo stato sia stato aggiornato.

I terminali di pagamento autonomi seguono le proprie regole di connessione e quelle del relativo fornitore. Verificate prima l’esito della transazione sul terminale o con il fornitore. Conservate le informazioni necessarie sulle transazioni confermate come riuscite; dopo il ripristino della connessione al server di MenuSnap, controllate le registrazioni esistenti e poi registrate il pagamento. Se l’esito non è chiaro, non effettuate un nuovo addebito.

Un unico punto di assegnazione dei numeri; annotate separatamente le nuove richieste e quelle da verificare

La persona designata assegna un numero univoco a ogni annotazione manuale. Il modulo cartaceo è un riferimento temporaneo per il servizio, non prova che il sistema abbia ricevuto la vendita. Se per un tavolo esiste già un invio dall’esito incerto, verificate con il personale di sala e la cucina: non trattate di nuovo l’intero tavolo come un nuovo ordine da preparare.

• Numero manuale: ____; tavolo o identificativo del ritiro: ____; ora e fuso orario del ristorante: ____; persona che ha gestito la richiesta: ____.
• Ordine originale o invio da verificare associato: ____; informazioni note prima dell’anomalia: ____.
• Piatti, varianti e quantità effettivamente aggiunti questa volta: ____; richieste ancora da verificare: ____.
• Inviato in preparazione: ____; persona che ha ricevuto l’ordine e ora: ____; iniziato/completato: ____; consegnato al cliente: ____.
• Contanti effettivamente incassati e resto: ____; esito del terminale autonomo confermato/da verificare: ____; posizione delle prove necessarie: ____.
• Prossima azione: ____; responsabile attuale: ____; persona che prende in carico al cambio turno: ____.

Cosa devono comunicare sala, cucina e cassa

• Sala: chiedete al cliente se ha già inviato l’ordine e se ha un numero d’ordine; controllate le registrazioni esistenti e comunicategli chi seguirà la richiesta. Se l’esito non è disponibile, annotate la richiesta come da verificare ed evitate che più persone inseriscano ordini sostitutivi.
• Cucina: verificate, facendo riferimento agli ordini originali e ai numeri assegnati manualmente, quali piatti sono in preparazione, quali sono già pronti e quali non sono ancora stati ricevuti. Prendete in carico soltanto le nuove richieste di cui è confermata la mancata ricezione e comunicate la conferma di ricezione al personale di sala.
• Cassa: conservate prove separate dei contanti effettivamente incassati, del resto e dell’esito del terminale esterno. La selezione di un metodo di pagamento non prova che il pagamento sia riuscito. Non copiate i numeri completi delle carte né i codici di sicurezza.
• Persona incaricata dei dispositivi: distinguete un problema di un singolo dispositivo da un guasto della rete del ristorante o del servizio interessato e contattate il supporto pertinente. Conservate i dati dell’applicazione; non fate riavviare i dispositivi a turno da ogni dipendente né modificate temporaneamente le impostazioni di associazione.

Associate aggiunte e annullamenti al numero originale e trasmettete soltanto le variazioni. Prima di annullare, verificate a che punto è la preparazione e poi spiegate la situazione al cliente. Le richieste alimentari devono comunque essere confermate dal personale responsabile del ristorante: l’emergenza non giustifica il mancato controllo degli ingredienti e delle condizioni di preparazione. La rete di riserva e le modifiche ai dispositivi devono essere gestite dal titolare o da un amministratore da lui espressamente autorizzato, secondo le procedure già stabilite, senza interrompere le consegne in corso.

Al ripristino, riconciliate ogni ordine seguendo questi casi

• L’ordine originale è presente nel sistema: confrontatelo con le annotazioni manuali e con quanto è stato effettivamente preparato, verificando se è già stato consegnato. Non inserite di nuovo gli stessi piatti.
• C’è una nuova richiesta annotata a mano ma non esiste la relativa registrazione nel sistema: verificate prima la preparazione e l’incasso, poi procedete con la registrazione integrativa secondo la procedura attualmente supportata. Se non è chiaro come procedere, contattate il supporto per evitare che la registrazione integrativa invii nuovamente l’ordine in cucina.
• Il pagamento è riuscito sul terminale esterno, ma nel sistema non risulta il pagamento corrispondente: dopo aver ripristinato la connessione, controllate le registrazioni più recenti e registrate l’importo corretto sul conto originale. Non addebitate di nuovo.
• Le quantità o gli importi non coincidono: conservate le informazioni sulla discrepanza e le prove, e incaricate il responsabile designato di verificare. Non cercate di far quadrare i conti creando registrazioni fittizie.

Una persona si occupi delle registrazioni successive e un’altra ricontrolli gli importi e i relativi abbinamenti; gli altri colleghi continuino il servizio. Rimborsi, chiusure e operazioni di turno devono attendere la conferma del server ed essere gestiti secondo la procedura pertinente. Verificate anche se le stampe mancanti sono state effettivamente prodotte e se le attività sono state ricevute: non date per scontato che il ripristino della connessione completi automaticamente tutto ciò che era in sospeso.

Al cambio turno, passate le verifiche ancora in sospeso, non limitatevi a dire che la rete è tornata

Per ogni numero manuale, spiegate quale ordine, piatto o pagamento deve ancora essere verificato e annotate che cosa è già stato comunicato al cliente e chi contattare dopo. Chi prende il turno controlli le prove originali e ripeta quale sarà la prossima azione, quindi riprenda il servizio. Conservate soltanto le informazioni necessarie e, quando inviate schermate al supporto, oscurate i dati personali e le informazioni di pagamento.

A fine turno, individuate il punto più difficile da riconciliare: un numero mancante, una mancata risposta della cucina, una consegna non registrata o un pagamento senza prove. Il turno successivo dovrà integrare i documenti pertinenti e chiarire le responsabilità. Il ripristino della connessione è soltanto uno stato tecnico: archiviate le annotazioni temporanee secondo le regole del ristorante solo dopo aver abbinato singolarmente ordini, preparazioni, consegne e incassi effettivi.