Que faire si le restaurant perd soudainement sa connexion Internet : numéroter les commandes à la main, puis rapprocher chaque commande de sa préparation et des paiements reçus une fois la connexion rétablie

Si le restaurant perd soudainement sa connexion, cessez d’abord de renvoyer les opérations ou de tenter à nouveau d’encaisser un paiement lorsque leur résultat est incertain. La personne responsable de service désigne quelqu’un pour recueillir les informations de la salle, de la cuisine et de la caisse. Vérifiez quelles commandes avaient été reçues et quels plats avaient été préparés avant l’incident, puis attribuez un numéro manuel unique à chaque nouvelle demande. Une fois la connexion rétablie, consultez d’abord le dernier état du système : ne ressaisissez pas toutes les fiches papier.

Précisez d’abord quelles opérations nécessitent une connexion

MenuSnap ne propose actuellement pas de procédure complète de prise de commande et d’encaissement hors ligne. Les paiements, remboursements, clôtures et opérations de service nécessitent une confirmation du serveur. La prise de commande par QR code, l’administration dans le cloud, les mises à jour du KDS dans le cloud et les paiements en ligne dépendent de la connexion réseau correspondante. Une imprimante connectée localement ne garantit pas que l’ensemble de l’activité puisse fonctionner hors ligne. De même, le fait de pouvoir consulter une ancienne page ou un ancien ticket ne signifie pas que le nouvel état a été mis à jour.

Un terminal de paiement autonome est soumis à ses propres exigences de connexion et aux règles de son prestataire. Vérifiez d’abord le résultat de la transaction sur le terminal ou auprès du prestataire. Conservez les justificatifs nécessaires pour toute transaction confirmée comme réussie. Une fois la connexion au serveur de MenuSnap rétablie, vérifiez les enregistrements existants, puis consignez le paiement. Si le résultat reste incertain, ne débitez pas à nouveau le client.

Un seul point d’entrée pour les numéros, avec des notes distinctes pour les nouvelles demandes et les opérations à vérifier

Désignez une personne chargée d’attribuer un numéro unique à chaque fiche manuelle. La fiche papier sert de référence temporaire pour le service ; elle ne prouve pas que la vente a été enregistrée dans le système. Si une commande de table a déjà été envoyée et que son résultat est incertain, vérifiez la situation avec la personne qui a pris la commande et avec la cuisine. Ne traitez pas de nouveau toute la table comme une nouvelle commande à préparer.

• Numéro manuel : ____ ; table ou repère de retrait : ____ ; heure et fuseau horaire de l’établissement : ____ ; personne responsable : ____.
• Commande d’origine ou envoi à vérifier : ____ ; informations connues avant l’incident : ____.
• Plats, options et quantités réellement ajoutés cette fois-ci : ____ ; demandes restant à vérifier : ____.
• Envoyé en préparation : ____ ; personne ayant pris en charge la demande et heure : ____ ; préparation commencée/terminée : ____ ; remis au client : ____.
• Espèces encaissées et monnaie rendue : ____ ; transaction sur terminal autonome confirmée/à vérifier : ____ ; emplacement des justificatifs nécessaires : ____.
• Prochaine action : ____ ; personne responsable pour le moment : ____ ; personne qui prendra le relais au changement d’équipe : ____.

Ce que la salle, la cuisine et la caisse doivent se transmettre

• Salle : demandez au client s’il a envoyé sa commande et s’il possède un numéro de commande. Vérifiez les enregistrements existants et indiquez qui assurera le suivi. Si le résultat est incertain, consignez la commande comme étant à vérifier et évitez que plusieurs personnes la ressaisissent séparément.
• Cuisine : à partir de la commande d’origine et du numéro attribué manuellement, vérifiez quels plats sont en cours de préparation, déjà préparés ou pas encore reçus en cuisine. Ne prenez en charge comme nouvelles demandes que les éléments dont vous avez confirmé qu’ils n’avaient pas encore été reçus. Transmettez votre confirmation de prise en charge à la salle.
• Caisse : consignez séparément les espèces encaissées, la monnaie rendue et le résultat de toute transaction effectuée sur un terminal externe, en conservant les justificatifs correspondants. Le fait d’avoir sélectionné un mode de paiement ne prouve pas que le paiement a été encaissé. Ne recopiez ni le numéro complet de la carte ni le code confidentiel.
• Personne chargée du suivi technique : déterminez si le problème concerne un appareil, le réseau de l’établissement ou un service associé, puis contactez le support compétent. Préservez les données de l’application. Ne demandez pas à chaque membre de l’équipe de redémarrer les appareils à tour de rôle ou de modifier les associations d’appareils à la hâte.

Associez les ajouts et les annulations au numéro d’origine et ne transmettez que les changements. Avant d’annuler, vérifiez l’avancement de la préparation, puis expliquez la situation au client. Pour toute demande alimentaire particulière, le personnel responsable de l’établissement doit toujours la confirmer : l’urgence ne justifie pas de négliger les ingrédients ou les conditions de préparation. Seul le propriétaire ou un administrateur expressément autorisé par lui peut gérer le réseau de secours et modifier les appareils, conformément aux dispositions déjà prévues, sans interrompre les commandes en cours de remise.

Une fois la connexion rétablie, vérifiez chaque commande selon les cas suivants

• La commande d’origine figure déjà dans le système : comparez-la avec la fiche manuelle et les plats réellement préparés, puis vérifiez s’ils ont déjà été remis. Ne ressaisissez pas les mêmes plats.
• Une nouvelle demande a été notée à la main, mais aucun enregistrement correspondant ne figure dans le système : vérifiez d’abord la préparation et le paiement effectivement encaissé, puis suivez la procédure de saisie complémentaire actuellement prise en charge. Si la marche à suivre n’est pas claire, contactez le support afin d’éviter qu’une nouvelle saisie renvoie la commande en cuisine.
• Le paiement sur le terminal externe a abouti, mais aucun paiement correspondant ne figure encore dans le système : une fois la connexion rétablie, vérifiez les derniers enregistrements, puis enregistrez le montant correct sur la facture d’origine. Ne débitez pas à nouveau le client.
• Les quantités ou les montants diffèrent entre les deux sources : consignez l’écart et conservez les justificatifs. La personne désignée doit vérifier la situation ; ne créez pas d’enregistrements fictifs pour faire disparaître l’écart.

Une personne se charge de la saisie ultérieure ; une autre vérifie les montants et leur rattachement aux commandes correspondantes. Les autres membres de l’équipe poursuivent le service. Attendez la confirmation du serveur pour traiter les remboursements, les clôtures et les opérations liées aux changements d’équipe selon les procédures correspondantes. Vérifiez également si les tickets manquants ont bien été imprimés et si les tâches sont bien parvenues à destination : ne supposez pas que le rétablissement de la connexion suffira à traiter automatiquement tous les points en suspens.

Au changement d’équipe, transmettez les points à vérifier, pas seulement l’information que le réseau fonctionne à nouveau

Pour chaque numéro manuel, indiquez précisément ce qui reste à vérifier concernant la commande, les plats ou le paiement. Notez ce qui a déjà été expliqué au client et qui contacter ensuite. La personne qui prend le relais doit retrouver les justificatifs d’origine, reformuler la prochaine action, puis poursuivre le service. Ne conservez que les informations nécessaires. Si vous transmettez des captures d’écran au support, masquez les données personnelles et les justificatifs.

À la clôture du service, identifiez le point le plus difficile à rapprocher : numéro manquant, absence de réponse de la cuisine, plat remis mais non enregistré, ou paiement sans justificatif. L’équipe suivante devra réunir les éléments correspondants et se répartir les tâches. Le rétablissement de la connexion n’est qu’un état technique : ce n’est qu’après avoir rapproché chaque commande de sa préparation, de sa remise et du montant réellement encaissé que les fiches temporaires pourront être archivées selon les règles de l’établissement.