Was tun bei einem plötzlichen Internetausfall im Restaurant? Bestellungen von Hand nummerieren und nach der Wiederherstellung Zubereitung und Zahlung einzeln abgleichen

Fällt im Restaurant plötzlich das Internet aus, zunächst wiederholte Übermittlungen und doppeltes Kassieren stoppen. Die diensthabende Leitung bestimmt eine Person, die Informationen aus Service, Küche und Kasse zusammenträgt. Zuerst wird geprüft, welche Bestellungen vor der Störung eingegangen sind und welche Gerichte bereits zubereitet wurden. Neue Wünsche werden anschließend mit einheitlichen Handnummern erfasst. Sobald die Verbindung wiederhergestellt ist, zuerst den aktuellen Systemstatus prüfen – nicht einfach alle Papierbelege erneut eingeben.

Zunächst klären, welche Vorgänge eine Verbindung benötigen

MenuSnap bietet derzeit keinen vollständigen Offline-Ablauf für Bestellungen und Kassiervorgänge. Zahlungen, Erstattungen, Abrechnungen und Schichtvorgänge müssen vom Server bestätigt werden. Bestellungen per QR-Code, das Cloud-Backend, Aktualisierungen im cloudbasierten KDS und Onlinezahlungen sind auf die jeweilige Netzwerkverbindung angewiesen. Eine Verbindung zum lokalen Drucker belegt nicht, dass der gesamte Betrieb offline funktioniert. Auch sichtbare ältere Seiten und Belege bedeuten nicht, dass ein neuer Status bereits aktualisiert wurde.

Für ein separates Kartenterminal gelten eigene Regeln zur Netzwerkverbindung sowie die Vorgaben des Zahlungsdienstleisters. Prüfen Sie das Ergebnis der ursprünglichen Transaktion zuerst am Terminal oder beim Zahlungsdienstleister. Bewahren Sie bei bestätigten Zahlungen die nötigen Belege auf. Erst wenn MenuSnap wieder mit dem Server verbunden ist und Sie die vorhandenen Einträge abgeglichen haben, verbuchen Sie die Zahlung. Bei unklarem Ergebnis nicht erneut abbuchen.

Ein Erfassungsweg mit Handnummern: Neues und Ungeklärtes getrennt festhalten

Eine dafür bestimmte Person versieht alle handschriftlichen Einträge einheitlich mit Handnummern. Ein Papierbeleg dient vorübergehend als Grundlage für den Service, bedeutet aber nicht, dass das System den Verkauf bereits erfasst hat. Ist bei einem Tisch unklar, ob eine Übermittlung erfolgreich war, zuerst mit Service und Küche abgleichen. Nicht den gesamten Tisch erneut als neue Bestellung in die Küche geben.

• Handnummer: ____; Tisch- oder Abholkennung: ____; Uhrzeit und Zeitzone des Standorts: ____; zuständige Person: ____.
• Zugehörige ursprüngliche Bestellung oder ungeklärte Übermittlung: ____; vor der Störung bekannte Angaben: ____.
• Tatsächlich neu hinzugekommene Gerichte, Varianten und Mengen: ____; noch zu bestätigende Wünsche: ____.
• An die Küche weitergegeben: ____; entgegennehmende Person und Uhrzeit: ____; in Arbeit/fertig: ____; an den Gast ausgegeben: ____.
• Barzahlung erhalten und Wechselgeld: ____; separates Terminal – bestätigt/ungeklärt: ____; Aufbewahrungsort der nötigen Belege: ____.
• Nächster Schritt: ____; derzeit zuständige Person: ____; übernehmende Person der nächsten Schicht: ____.

Was Service, Küche und Kasse jeweils übergeben

• Service: Erfragen, ob der Gast die Bestellung bereits abgeschickt hat und ob es eine Bestellnummer gibt. Vorhandene Einträge prüfen und mitteilen, wer sich darum kümmert. Ist das Ergebnis unklar, als ungeklärt erfassen und verhindern, dass mehrere Personen die Bestellung separat nachtragen.
• Küche: Anhand der ursprünglichen Bestellung und der Handnummer abgleichen, welche Gerichte in Arbeit, fertig oder noch nicht entgegengenommen sind. Nur zusätzliche Positionen annehmen, bei denen bestätigt ist, dass sie noch nicht in der Küche eingegangen sind. Den Eingang an den Service zurückmelden.
• Kasse: Erhaltenes Bargeld, Wechselgeld und Ergebnisse externer Terminals jeweils mit Belegen dokumentieren. Eine ausgewählte Zahlungsart gilt nicht als Zahlungsbestätigung. Vollständige Kartennummern oder PINs nicht notieren.
• Für die Geräte zuständige Person: Zwischen einer Störung an einem einzelnen Gerät, dem Restaurantnetzwerk und Problemen mit den jeweiligen Diensten unterscheiden und den passenden Support kontaktieren. Anwendungsdaten erhalten und nicht alle Mitarbeitenden nacheinander Geräte neu starten oder vorübergehend die Kopplung ändern lassen.

Zusätzliche Gerichte und Stornierungen stets der ursprünglichen Nummer zuordnen und nur die Änderungen weitergeben. Vor einer Stornierung den Zubereitungsstand erfragen und anschließend dem Gast die Situation erklären. Besondere Ernährungsanforderungen müssen weiterhin von den zuständigen Personen im Restaurant bestätigt werden; auch im Notbetrieb darf die Prüfung der Zutaten und Zubereitungsbedingungen nicht entfallen. Um das Ersatznetzwerk und Geräteanpassungen kümmern sich die Inhaberin oder der Inhaber beziehungsweise ausdrücklich von ihnen autorisierte Administratoren nach den bestehenden Absprachen, ohne die laufende Ausgabe zu unterbrechen.

Nach Wiederherstellung der Verbindung die Bestellungen einzeln anhand dieser Fälle abgleichen

• Die ursprüngliche Bestellung ist im System vorhanden: Mit der handschriftlichen Aufzeichnung und der tatsächlichen Zubereitung abgleichen und bestätigen, ob sie bereits ausgegeben wurde. Dieselben Gerichte nicht erneut erfassen.
• Ein neuer Wunsch ist handschriftlich erfasst, aber es gibt keinen entsprechenden Eintrag im System: Zuerst Zubereitung und Zahlungseingang bestätigen, dann nach dem derzeit unterstützten Verfahren nachtragen. Bei Unklarheit den Support kontaktieren, damit der Nachtrag nicht erneut an die Küche übermittelt wird.
• Das externe Terminal hat die Zahlung bestätigt, im System ist aber keine entsprechende Zahlung erfasst: Nach Wiederherstellung der Verbindung die aktuellen Einträge prüfen und den richtigen Betrag der ursprünglichen Rechnung zuordnen. Nicht erneut abbuchen.
• Mengen oder Beträge stimmen zwischen den Unterlagen nicht überein: Abweichung und Belege aufbewahren und von der zuständigen Person prüfen lassen. Unstimmigkeiten nicht durch erfundene Einträge ausgleichen.

Eine Person übernimmt die nachträgliche Erfassung, eine zweite prüft Beträge und Zuordnungen. Die übrigen Mitarbeitenden bedienen weiterhin die Gäste. Erstattungen, Abrechnungen und Schichtvorgänge erst nach Bestätigung durch den Server gemäß dem jeweiligen Ablauf bearbeiten. Auch ist zu prüfen, ob ein Beleg nachgedruckt wurde oder ein Auftrag tatsächlich eingegangen ist. Nicht davon ausgehen, dass nach der Wiederherstellung der Verbindung automatisch alle offenen Vorgänge erledigt werden.

Bei der Schichtübergabe ungeklärte Punkte übergeben – nicht nur melden, dass das Internet wieder funktioniert

Anhand der Handnummern genau übergeben, welche Bestellungen, Gerichte oder Zahlungen noch ausstehen. Festhalten, was dem Gast bereits mitgeteilt wurde und an wen man sich als Nächstes wenden soll. Die übernehmende Person prüft die ursprünglichen Belege und wiederholt den nächsten Schritt, bevor sie den Service fortsetzt. Nur notwendige Informationen aufbewahren. Bei Screenshots für den Support persönliche Daten und Zahlungsnachweise unkenntlich machen.

Beim Schichtabschluss den Punkt suchen, der sich am schwersten abgleichen lässt: eine fehlende Nummer, eine ausbleibende Rückmeldung der Küche, eine ausgegebene, aber nicht erfasste Bestellung oder eine Zahlung ohne Beleg. Die nächste Schicht ergänzt die dazugehörigen Unterlagen und die Aufgabenverteilung. Eine wiederhergestellte Internetverbindung ist lediglich ein technischer Status. Erst wenn Bestellungen, Zubereitung, Ausgabe und tatsächlich erhaltene Zahlungen einzeln einander zugeordnet sind, werden die vorübergehenden Aufzeichnungen gemäß den Vorgaben des Restaurants archiviert.