Co dělat při náhlém výpadku internetu v restauraci: ruční číslování objednávek a následná kontrola přípravy i přijatých plateb

Při náhlém výpadku internetu v restauraci zastavte opakované odesílání objednávek a opakované strhávání plateb. Vedoucí směny určí jednu osobu, která shromáždí informace od obsluhy, kuchyně a pokladny. Nejprve zjistěte, které objednávky byly přijaty a která jídla už byla připravena před výpadkem. Nové požadavky pak evidujte pod jednotnými ručně přidělenými čísly. Po obnovení připojení nejdříve zkontrolujte aktuální stav v systému; znovu do něj nezadávejte všechny papírové objednávky.

Nejprve si ujasněte, které úkony vyžadují připojení

MenuSnap v současnosti nenabízí kompletní offline proces pro přijímání objednávek a účtování. Platby, vrácení peněz, uzávěrky a operace se směnami vyžadují potvrzení serveru. Objednávky hostů přes QR kód, cloudová administrace, aktualizace cloudového KDS a online platby závisí na příslušném připojení k síti. Funkční místní připojení tiskárny nepotvrzuje, že celý provoz lze zajistit offline. Ani zobrazení staré stránky či účtenky neznamená, že se aktualizoval nový stav.

Samostatný platební terminál se řídí vlastními požadavky na připojení a pravidly poskytovatele. Nejprve ověřte výsledek původní transakce na terminálu nebo u poskytovatele. U potvrzené platby si ponechte potřebný doklad a zaznamenejte ji až poté, co MenuSnap obnoví připojení k serveru a vy ověříte záznamy, které už v systému jsou. Pokud je výsledek nejasný, platbu nestrhávejte znovu.

Jednotné číslování; nové požadavky a neověřené objednávky evidujte zvlášť

Určený pracovník jednotně čísluje ruční záznamy. Papírová objednávka slouží jen jako dočasný podklad pro obsluhu; neznamená to, že systém prodej přijal. Pokud u daného stolu není jisté, zda se již odeslaná objednávka zpracovala, nejprve to ověřte s obsluhou a kuchyní. Nezadávejte celý stůl znovu jako novou objednávku do kuchyně.

• Ruční číslo: ____; označení stolu nebo výdeje: ____; čas a časové pásmo provozovny: ____; odpovědná osoba: ____.
• Související původní objednávka nebo neověřené odeslání: ____; známé údaje před výpadkem: ____.
• Nově přidaná jídla, jejich varianty a množství: ____; požadavky, které je ještě třeba ověřit: ____.
• Předáno do kuchyně k přípravě: ____; kdo převzal a kdy: ____; příprava zahájena/dokončena: ____; předáno hostovi: ____.
• Přijatá hotovost a vrácené peníze: ____; výsledek platby na samostatném terminálu potvrzen/neověřen: ____; místo uložení potřebného dokladu: ____.
• Další krok: ____; aktuálně odpovědná osoba: ____; osoba přebírající úkol při střídání směny: ____.

Co si předávají obsluha, kuchyně a pokladna

• Obsluha: zjistí, zda host objednávku odeslal a zda má číslo objednávky, ověří existující záznamy a sdělí, kdo se případem zabývá. Pokud výsledek není známý, zapíše objednávku k ověření; nedovolí, aby ji několik lidí zadalo znovu.
• Kuchyně: porovná původní objednávky a ruční čísla s jídly, která se právě připravují, jsou hotová nebo ještě nebyla převzata k přípravě. Přijme pouze potvrzené nové položky, které dosud nedorazily, a potvrdí jejich převzetí obsluze.
• Pokladna: zvlášť uchová doklady o přijaté hotovosti, vrácených penězích a výsledku transakce na externím terminálu. Výběr způsobu platby nepovažuje za potvrzení, že byla platba přijata. Nezapisuje celé číslo karty ani heslo.
• Osoba pověřená řešením zařízení: rozliší problém jednoho zařízení od výpadku sítě v provozovně či související služby a obrátí se na příslušnou podporu. Zachová data aplikace a nedovolí, aby každý zaměstnanec zařízení postupně restartoval nebo měnil nastavení párování.

Doobjednávky i zrušení vždy spojte s původním číslem a předávejte pouze to, co se změnilo. Před zrušením nejprve zjistěte stav přípravy a teprve potom situaci vysvětlete hostovi. Požadavky týkající se stravování musí dál potvrdit odpovědný pracovník provozovny; ani při mimořádné situaci se nesmí vynechat kontrola surovin a podmínek přípravy. Záložní připojení a změny nastavení zařízení řeší majitel nebo jím výslovně pověřený správce podle zavedeného postupu, aniž by se přerušovalo právě probíhající předávání jídel.

Po obnovení připojení postupně prověřte každou objednávku podle těchto možností

• Původní objednávka je v systému: porovnejte ji s ručním záznamem a skutečnou přípravou a ověřte, zda už byla doručena. Stejné položky znovu nezadávejte.
• Nový požadavek je zaznamenán ručně, ale v systému k němu není odpovídající záznam: nejprve ověřte přípravu a přijatou platbu a teprve potom postupujte podle aktuálně podporovaného procesu doplnění záznamu. Pokud není jasné, jak postupovat, obraťte se na podporu, abyste objednávku omylem znovu neposlali do kuchyně.
• Platba na externím terminálu byla úspěšná, ale v systému k ní není odpovídající záznam: po obnovení připojení zkontrolujte nejnovější záznamy a správnou částku připište k původnímu účtu. Platbu znovu nestrhávejte.
• Množství nebo částky v obou záznamech se liší: rozdíl i doklady uchovejte a nechte je prověřit určenou odpovědnou osobou. Nesrovnalosti nezahlazujte vytvářením fiktivních záznamů.

Za následné zadání záznamů odpovídá jedna osoba a druhá ověřuje částky i to, zda jsou správně přiřazené; ostatní pokračují v obsluze. S vracením peněz, uzávěrkami a záležitostmi týkajícími se směn počkejte na potvrzení serveru a pak postupujte podle příslušného procesu. Ověřte také, zda se tisk úspěšně dokončil a zda byl úkol doručen. Nepředpokládejte, že po obnovení připojení se všechny nevyřízené úkoly vyřeší automaticky.

Při střídání směny předejte neověřené záležitosti, nejen informaci, že internet už funguje

U každého ručního čísla uveďte, jaká objednávka, položka nebo platba ještě čeká na vyřešení, co už bylo hostovi sděleno a na koho se má další pracovník obrátit. Pracovník přebírající směnu ověří původní podklady, zopakuje další krok a potom pokračuje v obsluze. Záznamy uchovávejte jen s nezbytnými údaji. Pokud posíláte snímky obrazovky podpoře, zakryjte osobní údaje a platební doklady.

Při uzavírání směny najděte nejhůře dohledatelnou nesrovnalost: chybějící číslo, chybějící potvrzení z kuchyně, předanou, ale nezaznamenanou položku nebo platbu bez dokladu. Další směna doplní příslušné podklady a rozdělí odpovědnosti. Obnovené připojení znamená pouze to, že je zařízení znovu online; teprve když jsou jednotlivé objednávky propojené s přípravou, předáním a skutečně přijatými platbami, lze dočasné záznamy archivovat podle pravidel provozovny.