Wat te doen als het restaurant plotseling offline is: neem bestellingen handmatig op met nummers en stem na herstel bereiding en betalingen per bestelling af

Als het restaurant plotseling offline is, stop dan met het herhaald indienen van bestellingen en het opnieuw innen van betalingen. Laat de dienstverantwoordelijke één persoon aanwijzen die informatie van de bediening, keuken en kassa verzamelt. Controleer eerst welke bestellingen vóór de storing zijn binnengekomen en welke gerechten al zijn bereid. Noteer nieuwe verzoeken vervolgens met vaste handmatige nummers. Controleer na herstel van de verbinding eerst de nieuwste status in het systeem; voer niet alle papieren bonnen opnieuw in.

Leg eerst uit voor welke handelingen een verbinding nodig is

MenuSnap biedt momenteel geen volledig offline proces voor het opnemen van bestellingen en afrekenen. Betalingen, terugbetalingen, afrekeningen en diensthandelingen vereisen bevestiging van de server. Bestellen door gasten via een QR-code, het cloudbeheer, updates van de cloud-KDS en online betalingen zijn afhankelijk van de betreffende netwerkverbinding. Een lokale printerverbinding bewijst niet dat de volledige bedrijfsvoering offline kan doorgaan. Dat een oude pagina of bon nog zichtbaar is, betekent evenmin dat de nieuwe status is bijgewerkt.

Voor een zelfstandige betaalterminal gelden eigen regels voor de netwerkverbinding en de dienstverlening van de betaalprovider. Controleer eerst op de terminal of bij de betaalprovider de uitkomst van de oorspronkelijke transactie. Bewaar bij een bevestigde succesvolle betaling het benodigde bewijs. Wacht tot de serververbinding van MenuSnap is hersteld, controleer de bestaande registraties en registreer pas daarna de betaling. Breng het bedrag niet opnieuw in rekening als de uitkomst onduidelijk is.

Eén ingang voor nummers, met nieuwe verzoeken en controles apart genoteerd

Wijs één medewerker aan om de handmatige registraties vaste nummers te geven. Een papieren bon is een tijdelijke basis voor de dienstverlening en betekent niet dat het systeem de verkoop heeft ontvangen. Is de status van een inzending voor dezelfde tafel onduidelijk, controleer dit dan eerst met de bediening en de keuken. Behandel niet de volledige tafel opnieuw als een nieuwe bereidingsbon.

• Handmatig nummer: ____; tafel- of afhaalcode: ____; tijd en tijdzone van de vestiging: ____; medewerker: ____.
• Bijbehorende oorspronkelijke bestelling of inzending waarvan de status moet worden gecontroleerd: ____; bekende gegevens van vóór de storing: ____.
• De gerechten, varianten en aantallen die nu daadwerkelijk zijn toegevoegd: ____; verzoeken die nog moeten worden gecontroleerd: ____.
• Doorgestuurd naar de keuken: ____; ontvanger en tijdstip: ____; in bereiding/bereid: ____; aan de gast verstrekt: ____.
• Contant ontvangen bedrag en wisselgeld: ____; betalingen via zelfstandige terminal bevestigd/nog te controleren: ____; locatie van het benodigde bewijs: ____.
• Volgende actie: ____; huidige verantwoordelijke: ____; medewerker die het bij de dienstwissel overneemt: ____.

Wat de bediening, keuken en kassa aan elkaar doorgeven

• Bediening: vraag na of de gast de bestelling heeft ingediend en of die een bestelnummer heeft. Controleer bestaande gegevens en vertel wie de zaak opvolgt. Is er geen uitsluitsel, registreer het dan als nog te controleren en laat niet meerdere medewerkers afzonderlijk een bestelling invoeren.
• Keuken: controleer aan de hand van de oorspronkelijke bestelling en het handmatige nummer welke items in bereiding zijn, al zijn bereid of nog niet zijn ontvangen. Neem alleen nieuwe items aan waarvan is bevestigd dat ze nog niet zijn binnengekomen. Geef een ontvangstbevestiging door aan de bediening.
• Kassa: leg ontvangen contante bedragen, wisselgeld en de uitkomst van externe terminals afzonderlijk vast. Het selecteren van een betaalmethode betekent niet dat de betaling is gelukt. Schrijf geen volledige kaartnummers of pincodes over.
• Medewerker die de apparatuur opvolgt: maak onderscheid tussen een probleem met één apparaat, het netwerk in de zaak en een storing bij de betreffende dienst, en neem contact op met de juiste ondersteuning. Bewaar de appgegevens; laat niet iedere medewerker om de beurt apparaten opnieuw opstarten of tijdelijk opnieuw koppelen.

Koppel extra bestellingen en annuleringen aan het oorspronkelijke nummer en geef alleen de wijzigingen door. Vraag bij een annulering eerst hoe ver de bereiding is voordat je dit aan de gast uitlegt. Dieetwensen moeten nog steeds worden gecontroleerd door de verantwoordelijke medewerker van de zaak; sla controles van ingrediënten en bereidingsvoorwaarden niet over vanwege de noodsituatie. Alleen de eigenaar of een beheerder die daar uitdrukkelijk toestemming voor heeft, mag volgens de bestaande afspraken een back-upnetwerk gebruiken of apparatuur anders instellen. Onderbreek geen lopende overdracht aan gasten.

Controleer na herstel elke bestelling aan de hand van deze situaties

• De oorspronkelijke bestelling staat in het systeem: vergelijk die met de handmatige registratie en wat daadwerkelijk is bereid, en controleer of de bestelling al bij de gast is aangekomen. Voer dezelfde items niet opnieuw in.
• Er is een nieuw verzoek handmatig genoteerd, maar er staat geen bijbehorende registratie in het systeem: controleer eerst de bereiding en de ontvangen betaling en verwerk het daarna volgens de momenteel ondersteunde procedure voor ontbrekende registraties. Is de procedure onduidelijk, neem dan contact op met de ondersteuning om te voorkomen dat het opnieuw registreren de bestelling nogmaals naar de keuken stuurt.
• De externe terminal heeft de betaling bevestigd, maar er staat geen bijbehorende betaling in het systeem: herstel de verbinding, controleer de nieuwste registratie en boek het juiste bedrag vervolgens op de oorspronkelijke rekening. Breng het bedrag niet opnieuw in rekening.
• De aantallen of bedragen komen in beide registraties niet overeen: bewaar de verschillen en het bewijs en laat de aangewezen verantwoordelijke dit uitzoeken. Probeer de verschillen niet weg te werken door registraties te verzinnen.

Laat één persoon verantwoordelijk zijn voor de verdere invoer en een tweede persoon de bedragen en bijbehorende rekeningen controleren; de overige medewerkers blijven gasten helpen. Wacht met terugbetalingen, afrekeningen en diensthandelingen tot de server de benodigde bevestiging heeft gegeven en volg daarna de betreffende procedure. Controleer of een afdruk alsnog is uitgekomen en of een taak is aangekomen. Ga er niet van uit dat alle openstaande taken automatisch worden afgehandeld zodra de verbinding is hersteld.

Draag bij de dienstwissel de nog te controleren punten over, niet alleen de melding dat het netwerk weer werkt

Draag per handmatig nummer over welke bestelling, items of betalingen nog niet zijn afgestemd. Noteer wat al aan de gast is uitgelegd en met wie de volgende medewerker contact moet opnemen. De opvolger controleert het oorspronkelijke bewijs, herhaalt de volgende actie en zet de dienstverlening voort. Bewaar alleen noodzakelijke gegevens. Maak persoonlijke informatie en betalingsbewijzen onleesbaar op schermafbeeldingen die je met de ondersteuning deelt.

Kijk aan het einde van de dienst welk onderdeel het moeilijkst af te stemmen is: een ontbrekend nummer, geen reactie vanuit de keuken, iets dat is geserveerd of meegegeven maar niet geregistreerd, of een betaling zonder bewijs. Laat de volgende dienst de bijbehorende informatie en taakverdeling aanvullen. Een herstelde netwerkverbinding is alleen een technische status. Archiveer tijdelijke registraties pas volgens de regels van de zaak nadat bestellingen, bereiding, geserveerde of meegegeven gerechten en daadwerkelijk ontvangen betalingen één voor één met elkaar zijn afgestemd.