Què cal fer si el restaurant es queda de cop sense connexió: numerar les comandes manualment i, quan torni, conciliar-ne la preparació i els cobraments efectius una per una

Si el restaurant es queda de cop sense connexió, atureu els reenviaments repetits i els cobraments duplicats. La persona responsable del torn ha de designar algú perquè reculli la informació del personal de sala, la cuina i la caixa. Comproveu primer quines comandes s’havien rebut abans de l’avaria i quins plats ja s’havien preparat; després, anoteu les noves peticions amb una numeració manual uniforme. Quan torni la connexió, consulteu primer l’estat més recent del sistema: no torneu a introduir totes les comandes en paper.

Aclariu primer quines operacions necessiten connexió

MenuSnap no ofereix actualment un procés complet de comandes i cobrament sense connexió. Els pagaments, els reemborsaments, els tancaments i les operacions de torn necessiten la confirmació del servidor. Les comandes dels clients escanejant un codi QR, el sistema de gestió al núvol, les actualitzacions del KDS al núvol i els pagaments en línia depenen de la xarxa corresponent. Que la impressora estigui connectada localment no vol dir que tot el procés funcioni sense connexió. Que es puguin veure pàgines antigues o tiquets tampoc no vol dir que l’estat s’hagi actualitzat.

Els terminals de pagament amb targeta independents es regeixen per les seves pròpies condicions de connexió i les del proveïdor del servei. Comproveu primer al terminal o amb el proveïdor el resultat de l’operació original. Si confirmeu que s’ha efectuat correctament, conserveu les proves necessàries i, quan MenuSnap hagi restablert la connexió amb el servidor i hàgiu comprovat els registres existents, anoteu el pagament. Si el resultat no és clar, no torneu a fer el cobrament.

Un únic sistema de numeració; anoteu per separat les novetats i les qüestions pendents de verificar

Designeu una persona perquè numeri tots els registres manuals amb el mateix sistema. Els comprovants en paper són una referència temporal per al servei; no volen dir que el sistema hagi registrat la venda. Si el resultat d’un enviament anterior de la mateixa taula no és clar, comproveu-ho amb el personal que l’ha atès i amb la cuina. No torneu a tractar tota la taula com una nova comanda de preparació.

• Número manual: ____; taula o identificador per recollir la comanda: ____; hora i zona horària del restaurant: ____; persona responsable: ____.
• Comanda original o enviament pendent de verificar relacionat: ____; informació coneguda abans de l’avaria: ____.
• Plats, variants i quantitats que realment s’afegeixen ara: ____; peticions que encara s’han de verificar: ____.
• Enviat a preparació: ____; persona que ho ha rebut i hora: ____; iniciat/acabat: ____; lliurat al client: ____.
• Import cobrat en efectiu i canvi: ____; operació al terminal independent confirmada/pendent de verificar: ____; ubicació de les proves necessàries: ____.
• Acció següent: ____; persona responsable actual: ____; persona que se’n farà càrrec en el canvi de torn: ____.

Què ha de comunicar el personal de sala, la cuina i la caixa

• Personal de sala: pregunteu al client si havia enviat la comanda i si té un número de comanda; consulteu els registres existents i indiqueu-li qui en farà el seguiment. Si encara no se’n coneix el resultat, anoteu-ho com a pendent de verificar i eviteu que diverses persones introdueixin la mateixa comanda per separat.
• Cuina: contrasteu la comanda original i el número manual amb els plats en preparació, els ja preparats i els que encara no s’han rebut. Accepteu només les noves peticions que s’hagin confirmat com a no rebudes i comuniqueu-ne la recepció al personal de sala.
• Caixa: conserveu proves separades dels efectius cobrats, del canvi i del resultat del terminal extern. No considereu que un pagament s’ha efectuat només perquè s’hagi seleccionat una forma de pagament. No copieu números de targeta complets ni contrasenyes.
• Persona responsable del seguiment dels equips: determineu si el problema afecta un sol dispositiu, la xarxa del restaurant o un servei relacionat, i contacteu amb el servei d’assistència corresponent. Conserveu les dades de l’aplicació i no feu que cada empleat reiniciï l’equip per torns ni canviï provisionalment l’aparellament.

Associeu els plats afegits i les cancel·lacions al número original i envieu només els canvis. Abans de cancel·lar, consulteu l’estat de la preparació i després expliqueu-ho al client. El personal responsable del restaurant ha de continuar comprovant les peticions alimentàries; l’emergència no és motiu per saltar-se les comprovacions dels ingredients i de les condicions de preparació. El propietari o una persona administradora que hagi autoritzat expressament ha de gestionar la connexió de reserva i els canvis dels equips d’acord amb els procediments establerts, sense interrompre els lliuraments en curs.

Quan torni la connexió, comproveu cada comanda segons aquests casos

• La comanda original ja consta al sistema: contrasteu-la amb el registre manual i la preparació real, i confirmeu si ja s’ha lliurat. No torneu a introduir els mateixos plats.
• Hi ha una nova petició anotada manualment, però no consta al sistema: confirmeu primer la preparació i el cobrament efectiu i, després, tramiteu-ne el registre amb el procés actualment disponible. Si no teniu clar com fer-ho, contacteu amb el servei d’assistència per evitar que el registre torni a enviar la comanda a cuina.
• El pagament al terminal extern s’ha efectuat correctament, però el sistema no mostra el pagament corresponent: restabliu la connexió, comproveu el registre més recent i anoteu l’import correcte al compte original. No torneu a cobrar-lo.
• Les quantitats o els imports no coincideixen: conserveu constància de la discrepància i les proves, i feu que la persona responsable designada ho investigui. No intenteu resoldre-ho creant registres ficticis.

Una persona s’ha d’encarregar de completar els registres i una altra ha de revisar els imports i les correspondències. La resta de l’equip ha de continuar atenent els clients. Espereu la confirmació del servidor per tramitar els reemborsaments, els tancaments i les qüestions relatives als torns, seguint el procediment corresponent. Comproveu si s’han imprès els tiquets pendents i si les tasques han arribat: no doneu per fet que, en restablir-se la connexió, es resoldran automàticament tots els assumptes pendents.

En el canvi de torn, comuniqueu els assumptes pendents de verificar; no us limiteu a dir que ja ha tornat la connexió

Per cada número manual, deixeu clar quines comandes, quins plats o quins imports continuen pendents i anoteu què heu explicat al client i a qui cal adreçar-se després. La persona que agafi el torn ha de consultar la documentació original i repetir quina és l’acció següent abans de continuar el servei. Quan custodieu els registres, conserveu només la informació necessària. Si envieu captures de pantalla al servei d’assistència, oculteu-hi les dades personals i els justificants.

Al final del torn, identifiqueu el punt més difícil de conciliar: falta un número, la cuina no ha confirmat la recepció, un plat s’ha lliurat però no s’ha registrat o no hi ha proves del pagament. El torn següent ha d’afegir els documents que corresponguin i assignar les responsabilitats. Restablir la connexió només resol l’estat tècnic; arxiveu els registres provisionals segons les normes del restaurant un cop s’hagin relacionat, un per un, les comandes, la preparació, els lliuraments i els cobraments efectius.