Що робити, якщо в ресторані раптово зник інтернет: приймайте замовлення за ручними номерами, а після відновлення зв’язку звірте приготоване й отримані кошти

Якщо в ресторані раптово зник інтернет, припиніть повторне надсилання замовлень і повторне списання коштів. Призначений керівником зміни працівник має зібрати інформацію від команди залу, кухні та каси. Спершу з’ясуйте, які замовлення надійшли до збою і які страви вже приготували, а нові запити фіксуйте під спільними ручними номерами. Коли з’єднання відновиться, спочатку перевірте найновіший стан у системі — не вносьте всі паперові записи повторно.

Спершу з’ясуйте, для яких операцій потрібне з’єднання

MenuSnap наразі не забезпечує повноцінної роботи із замовленнями та оплатами в офлайн-режимі. Для оплати, повернення коштів, розрахунку та операцій зі зміною потрібне підтвердження сервера. Замовлення за QR-кодом, хмарна адміністративна панель, оновлення хмарної KDS та онлайн-оплата залежать від відповідного мережевого з’єднання. Підключення локального принтера не означає, що весь процес роботи може відбуватися офлайн. Те, що стара сторінка чи квитанція доступна для перегляду, також не означає, що новий стан оновлено.

Окремий термінал для оплати карткою працює за власними правилами підключення до мережі та правилами постачальника послуг. Спершу з’ясуйте на терміналі або у постачальника послуг, чим завершилася початкова транзакція. Якщо її успішність підтверджено, збережіть необхідні підтвердні дані. Зафіксуйте оплату лише після відновлення з’єднання MenuSnap із сервером і перевірки наявних записів. Якщо результат невідомий, не списуйте кошти повторно.

Єдина система нумерації записів: окремо фіксуйте нові запити й ті, що потребують перевірки

Призначений працівник має присвоювати ручні номери всім записам за єдиною системою. Паперовий запис — це тимчасова підстава для обслуговування, а не підтвердження того, що система прийняла продаж. Якщо результат надсилання замовлення для столу невідомий, спочатку звірте інформацію з працівником, який приймав замовлення, та кухнею. Не оформлюйте все замовлення для цього столу заново як нове.

• Ручний номер: ____; номер столу або позначка замовлення на виніс: ____; час і часовий пояс закладу: ____; відповідальний працівник: ____.
• Пов’язане початкове замовлення або запис, що потребує перевірки: ____; відомості про стан до збою: ____.
• Страви, модифікації та кількість, додані цього разу: ____; запити, які ще потрібно уточнити: ____.
• Передано на приготування: ____; хто прийняв і коли: ____; приготування розпочато/завершено: ____; видано гостю: ____.
• Отримано готівкою та решта: ____; окремий термінал — оплату підтверджено/потребує перевірки: ____; де зберігається необхідне підтвердження: ____.
• Наступна дія: ____; поточний відповідальний: ____; працівник, який приймає справу під час передачі зміни: ____.

Що передають команда залу, кухня та каса

• Команда залу: уточніть у гостя, чи надсилав він замовлення і чи має номер замовлення; перевірте наявні записи й повідомте, хто займається питанням. Якщо результат невідомий, позначте запис як такий, що потребує перевірки, і не дозволяйте кільком працівникам окремо оформлювати замовлення повторно.
• Кухня: за початковим замовленням і номером, присвоєним вручну, звірте позиції, які готуються, вже готові або ще не прийняті в роботу. Приймайте лише нові доповнення, щодо яких перевірено, що вони ще не надходили на кухню. Передайте команді залу підтвердження прийняття.
• Каса: окремо зберігайте підтвердження отриманої готівки, виданої решти та результатів операцій на зовнішньому терміналі. Вибір способу оплати не означає, що оплату успішно отримано. Не записуйте повний номер картки чи пароль.
• Працівник, відповідальний за обладнання: з’ясуйте, чи проблема стосується окремого пристрою, мережі закладу або відповідного сервісу, і зверніться до потрібної служби підтримки. Збережіть дані в застосунку; не дозволяйте кожному працівникові по черзі перезапускати обладнання або тимчасово змінювати налаштування з’єднання.

Додаткові позиції та скасування прив’язуйте до початкового номера; передавайте лише зміни. Перед скасуванням з’ясуйте, на якому етапі приготування перебуває замовлення, а потім поясніть ситуацію гостю. Вимоги щодо харчування, як і раніше, має підтверджувати відповідальний працівник закладу; надзвичайна ситуація не є причиною нехтувати складом страв і умовами їх приготування. Резервну мережу та обладнання налаштовує власник або чітко уповноважений ним адміністратор відповідно до наявних домовленостей, не перериваючи видачу вже готових замовлень.

Після відновлення зв’язку звіряйте кожне замовлення за відповідною ситуацією

• Початкове замовлення є в системі: звірте його з ручним записом і фактично приготовленими стравами, підтвердьте, чи їх уже видали, і не вносьте ті самі позиції повторно.
• Є новий запит, записаний вручну, але відповідного запису в системі немає: спершу підтвердьте приготування та отримання оплати, а потім внесіть дані за процедурою, доступною в системі. Якщо спосіб незрозумілий, зверніться до служби підтримки, щоб повторний запис не надіслав страви на кухню вдруге.
• Зовнішній термінал підтвердив оплату, але в системі відповідного платежу немає: після відновлення з’єднання перевірте найновіші записи й зафіксуйте правильну суму в початковому рахунку. Не списуйте кошти вдруге.
• Кількість або суми з обох боків не збігаються: збережіть відомості про розбіжність і підтвердні документи, а перевірку доручіть призначеному відповідальному працівникові. Не приховуйте розбіжність за допомогою вигаданих записів.

Подальше внесення даних доручіть одній людині, а іншій — повторно перевірити суми та відповідність записів. Інші працівники мають продовжувати обслуговування гостей. Повернення коштів, розрахунок і операції зі зміною слід виконувати за відповідними процедурами після підтвердження сервера. Також потрібно перевірити, чи повторно надрукувалися квитанції та чи надійшли завдання. Не вважайте, що після відновлення інтернету всі незавершені справи виконаються автоматично.

Передавайте зміні записи, що потребують перевірки, а не просто повідомлення, що інтернет відновився

Для кожного ручного номера вкажіть, що саме ще потрібно з’ясувати: замовлення, страву чи оплату. Запишіть, що вже повідомили гостю і до кого звернутися далі. Працівник, який приймає зміну, має знайти початкове підтвердження, повторити наступний крок і продовжити обслуговування. Зберігайте лише необхідну інформацію; надсилаючи знімки екрана службі підтримки, приховуйте особисті дані та платіжні відомості.

Наприкінці зміни визначте, що було найважче звірити: бракувало номера, кухня не відповідала, страву вже видали, але не зафіксували, чи не було підтвердження оплати. Наступна зміна має доповнити відповідні матеріали та усунути прогалини в розподілі обов’язків. Відновлення з’єднання з мережею — лише технічний стан. Архівуйте тимчасові записи за правилами закладу тільки після того, як для кожної позиції звірено замовлення, приготування, видачу та фактично отримані кошти.