Com canviar l’oferta quan s’acaba el menú del migdia: distingiu entre consultes, comandes pendents i comandes acceptades

Quan s’acosta el final del servei del menú del migdia, primer comproveu amb la cuina quines opcions encara es poden servir. Després, esbrineu si el client només està consultant el menú, si ha enviat una comanda pendent de confirmació o si ja se li ha acceptat. Haver obert el menú no vol dir que el menjar estigui reservat, i actualitzar el menú en línia no anul·la les comandes acceptades. Quan canvia l’oferta, distingiu aquests dos aspectes abans d’explicar què inclou el menú del dia i com se serviran els plats.

Com respondre en cada cas quan canvia l’oferta

• Si el client encara consulta o tria: comproveu primer què hi ha disponible en aquell moment i, després, expliqueu si podeu atendre la seva petició. No prometeu reservar-li res perquè hagi obert la pàgina abans.
• Si ha enviat la comanda i està pendent de confirmació: consulteu el registre real i confirmeu-ne l’estat amb el personal responsable de rebre les comandes. No demaneu al client que en faci una altra per substituir aquesta consulta.
• Si la comanda ja s’ha acceptat: continueu gestionant-la segons el que es va confirmar originalment. Si cal fer-hi canvis, comproveu primer la disponibilitat i les normes aplicables a les comandes existents. No demaneu al client que torni a fer la comanda ni li apliqueu un preu nou només perquè s’hagi actualitzat el menú en línia.

La pàgina dels plans de MenuSnap indica les funcions de franges horàries de disponibilitat dels menús i de menús del dia. Cal comprovar quines inclou la subscripció; aquesta informació no substitueix la confirmació de la cuina sobre què es pot servir realment aquell dia.

Abans que canviï l’oferta, el restaurant hauria d’assignar una persona responsable perquè confirmi quines opcions queden disponibles. Després, cal comunicar els canvis a les persones que mantenen el menú i al personal d’atenció al client, perquè el menú en línia, la carta impresa i la informació que dona l’equip coincideixin.

Fitxa de composició del menú del dia: no n’hi ha prou amb posar-hi el nom

El personal de sala ha d’explicar el menú del dia a partir de la carta confirmada per a aquella jornada, i indicar per separat quines opcions hi ha d’entrant, de plat principal, de beguda i de postres o cafè. No es tracta tant del nombre de categories com de garantir que el client sàpiga quantes opcions pot triar a cada part, què està inclòs en el preu i quines substitucions cal consultar.

• Oferta del dia: enumereu per separat els plats que es poden triar dins del menú i els plats de la carta que encara es poden demanar. No barregeu les dues opcions com si seguissin les mateixes normes.
• Entrant i plat principal: indiqueu quants plats es poden triar a cada part i quines opcions hi ha realment. La cuina no ha d’afegir automàticament allò que el client no ha triat.
• Beguda i pa: aclariu què s’hi inclou exactament i què té un cost addicional. Les fotografies no han de donar a entendre que s’inclouen productes que no formen part del menú.
• Postres o cafè: expliqueu com es relacionen les opcions. Anoteu per separat què ha triat el client i què vol decidir més endavant, després de l’àpat.
• Substitucions i franges horàries: detalleu les substitucions possibles, els suplements reals i les franges de servei confirmades. Si s’ha acabat un plat, expliqueu primer quina alternativa hi ha i demaneu el consentiment del client.

Després d’acceptar la comanda, no passeu a preparació els plats que encara no s’han triat

Un cop acceptada la comanda, envieu a cada partida de cuina els plats que s’han confirmat per a aquella taula, seguint l’ordre de servei acordat. Si el client encara no ha decidit les postres o el cafè, deixeu aquesta tria pendent de consulta; no els prepareu per avançat com si ja els hagués demanat. Si cal comprovar què queda disponible, designeu qui ho consultarà amb la cuina i qui n’informarà el client.

Si algú decideix a última hora saltar-se l’entrant, consulteu primer amb la cuina si ja s’ha començat a preparar. Després, expliqueu quins canvis són possibles i si afectaran el preu. El personal de sala ha de preguntar al client si només vol prescindir d’aquest plat o si també vol modificar com se serviran els plats següents. Un cop el client hi hagi donat el consentiment, comuniqueu la decisió definitiva al personal encarregat de la preparació. Apliqueu les normes que el restaurant hagi explicat sobre la relació entre el preu del menú i els plats inclosos; la persona que cobra ha de comprovar el compte final d’acord amb aquestes normes.

Vinculeu els plats confirmats, les opcions de postres o cafè pendents de decidir i les substitucions d’última hora amb la comanda original. No tracteu tota la taula com si tornés a demanar de zero només perquè encara falta decidir una opció. En fer el relleu, assigneu a una persona concreta el seguiment de cada tria pendent.

Pregunteu per l’hora de sortida, però no la confongueu amb la disponibilitat

En el moment d’acomodar els clients, el personal de recepció pot preguntar-los si tenen una hora concreta per marxar. Després, pot consultar amb la cuina de torn en quin punt es troba la preparació per ajudar-los a decidir si continuen l’àpat. L’hora límit del client no constitueix, per si sola, un compromís de la cuina. Els cambrers poden explicar quins plats requereixen més espera, però no han de garantir a quina hora estarà tot a punt si no disposen d’informació fiable.

Si és evident que alguna opció no es podrà servir a temps per adaptar-se als plans del client, aclariu-ho abans d’enviar la comanda i deixeu que decideixi si vol triar una altra cosa, reduir el nombre de plats o organitzar-se d’una altra manera. Les condicions de preparació dels entrants freds, els plats principals calents i les begudes de després de l’àpat poden ser diferents; expliqueu les de cada cas tenint en compte la situació real del dia.