Näin siirrät ravintolan kassajärjestelmän vaiheittain: pidä vanhat pöytätilaukset ennallaan ja ota uusi käyttöön hallitusti

Kun vaihdat ravintolan kassajärjestelmää, päätä ensin, vaihtuuko ruokalistan tilauskanava, henkilökunnan tilausten kirjaaminen vai tilausten välitys keittiöön. Ota uusi toimintatapa käyttöön vaiheittain sen sijaan, että kaikki muutokset tehtäisiin samana viikonloppuna. Vanhan toimintatavan mukaan aloitetut pöytätilaukset hoitaa yleensä nimetty työntekijä alusta loppuun alkuperäisen tilauskirjauksen perusteella. Uudet asiakkaat siirtyvät työvuorossa sovitun uuden toimintatavan piiriin, jotta yhdestä pöydästä ei synny kahta rinnakkaista valmistusohjetta.

Sovi jokaiselle vaiheelle ehdot jatkamiselle ja keskeyttämiselle

• Ruokalistan valmistelu: Varmista ennen avaamista, että annokset, hinnat, vaihtoehdot ja päivän saatavuustiedot täsmäävät. Älä tarjoa tuotteita, joiden tiedot poikkeavat; ohjaa ne ruokalistasta vastaavan henkilön selvitettäviksi.
• Rajattu käyttöönotto: Valitse alue tai työvuoro, jossa käyttöönottoa valvotaan. Varmista, että tilausten vastaanottajat, keittiö ja kassa tietävät, minkä tilauskirjauksen mukaan kutakin pöytää palvellaan. Jos tämä on epäselvää, keskeytä käytön laajentaminen toistaiseksi.
• Käytön laajentaminen: Laajenna käyttöä seuraavalle ajanjaksolle tai alueelle vasta, kun lisätilauksia, annosten toimittamista ja avoimia asioita koskeva vastuunvaihto sujuu luotettavasti aiemmin käyttöön otetulla alueella. Jos tilauksia lähetetään keittiöön toistamiseen, hinnat eivät täsmää tai kukaan ei ota tilauksia vastaan, ratkaise kyseiset ongelmat ennen laajentamista.
• Vanhan toimintatavan lopettaminen: Aikatauluta vanhan tavan poistaminen vasta, kun vanhoille tilauksille, odottaville hyvityksille ja säilytettäville tiedoille on nimetty vastuuhenkilöt. Selvittämättömiä asioita seurataan edelleen alkuperäisen tilauskirjauksen perusteella.

Tee käyttöönoton muistilappu – älä tyydy pelkkään ilmoitukseen järjestelmän käynnistymisestä

Voit lisätä seuraavat tiedot nykyiseen työvuoron aloituskirjaukseen. Muistilapulla sovitaan, miten uusi ja vanha toimintatapa rajataan yksittäisen ravintolan toiminnan aikana. Se ei korvaa ruokalistan, laitteiden tai maksamisen erillisiä valmisteluja.

• Nykyinen vaihe ja aloitettava ruokailuvuoro: ____; tässä vaiheessa muuttuva osa: ____; ennallaan pysyvät maksamisen ja annosten tarjoilun järjestelyt: ____.
• Alueet tai uudet tilaukset, joita uusi toimintatapa koskee: ____; edelleen vanhalla tavalla käsiteltävät laskut: ____; kummankin käsittelystä vastaavat henkilöt: ____.
• Ruokalistaan ja laitteisiin liittyvät ratkaisemattomat asiat: ____; ennen käytön laajentamista korjattavat puutteet: ____.
• Kuka vastaanottaa tilaukset, jos käyttöönoton laajentaminen keskeytetään: ____; kuka ottaa yhteyttä keittiöön: ____; kuka selvittää maksut: ____.
• Seuraavan työvuoron vastuuhenkilö: ____; tarkat perusteet sille, jatketaanko vai keskeytetäänkö tämä vaihe: ____.

Tee ruokalistamuutokset erillään järjestelmän vaihdosta

Tarkista nykyisestä ruokalistasta yksi kerrallaan hinnat, annoskoot, vaihtoehdot, lisämaksut ja saatavuus. Älä muuta samalla kertaa myös ruokalajien nimiä ja ateriakokonaisuuksia, sillä muuten erojen syytä on vaikea tunnistaa: johtuuko se tietojen syöttämisestä vai ravintolan käytäntöjen muutoksesta? Jos tarvitset ruokalistan usealla kielellä, varmista ensin alkuperäiset tiedot ja tarkista sitten käännös. Älä julkaise asiakkaiden nähtäville sisältöä, jota ei ole vahvistettu.

MenuSnap sopii ruokalistojen hallintaan, QR-koodilla tilaamiseen ja henkilökunnan POS-tilausten kirjaamiseen. KDS-näytöillä ja tulostuksessa on omat paketti-, määritys- ja laitevaatimuksensa. Omistaja tai hänen nimenomaisesti valtuuttamansa ylläpitäjä vastaa laitteiden ja tilien asetusten järjestämisestä. Selvitä valmisteluvaiheessa yhteensopivuus, tulostusohjaus, maksutilit ja työroolien käyttöoikeudet. Älä yritä korjata ongelmia muuttamalla asetuksia summittaisesti palvelun aikana.

Pidä saman pöydän lisätilaukset saman tilauskirjauksen yhteydessä

Jos QR-koodin skannaamalla voi vain selata ruokalistaa, kerro asiakkaalle, että työntekijä ottaa tilauksen. Jos tilaaminen on mahdollista, sovi, kuka seuraa uusia tilauksia. Ennen kuin puhelimella tilaamisesta siirrytään tilaamaan henkilökunnalta, tarkista, onko tilaus jo lähetetty. Liitä lisätilaukset alkuperäiseen tilaukseen ja välitä eteenpäin vain tällä kertaa lisätyt tuotteet. Jos tilausta muutetaan, varmista ensin valmistuksesta vastaavalta työntekijältä, missä vaiheessa valmistus on, ja vastaa vasta sitten asiakkaalle. Älä oleta, että keittiö on keskeyttänyt valmistuksen vain siksi, että kassalla tehtiin muutos.

Kun vanhat ja uudet kirjaukset ovat hetken aikaa rinnakkain, merkitse vaihtomuistilappuun, mikä toimintatapa koskee kutakin pöytää ja kuka siitä vastaa. Keittiön ei pidä joutua arvaamaan paperien saapumisjärjestyksen perusteella, mikä niistä on voimassa. Älä myöskään kirjaa koko pöydän tilausta uudelleen vain pöytänumeroiden yhtenäistämiseksi. Asiakkaille, jotka eivät käytä puhelinta tai haluavat tilata kasvotusten, tarjotaan edelleen henkilökohtaista palvelua.

Keskeytä uuden tilauskanavan käyttö, mutta huolehdi jo vastaanotetuista tilauksista loppuun

Jos tilauksia lähetetään keittiöön kahdesti, ruokalistan tiedoissa on eroja tai on epäselvää, kuka vastaanottaa tilaukset, vastuuhenkilö huolehtii ensin parhaillaan palveltavista pöydistä, tarkistaa alkuperäiset tilaukset ja valmistuksen etenemisen kohta kohdalta ja keskeyttää sitten kyseisten tilauskanavien käytön toistaiseksi. Verkkoyhteyden häiriintyessä säilytä ravintolan manuaalisten tiedonsiirtokäytäntöjen mukaisesti tiedot siitä, mitä on jo valmistettu ja toimitettu ja mitä on vielä selvitettävä. Kun yhteys palautuu, tarkista ensin uusimmat kirjaukset ja täydennä vasta sitten puuttuvat osat. Älä lähetä koko pöydän tilausta uudelleen.

Varmista ensin erillisellä maksupäätteellä, että maksu on todella onnistunut, ja kirjaa vasta sitten maksu vastaavalle laskulle. Tämä ei tarkoita, että järjestelmä tarkistaisi korttimaksun tuloksen automaattisesti. MenuSnap-järjestelmässä maksut, hyvitykset, tilitykset ja työvuorotoiminnot edellyttävät palvelimen vahvistusta. Katkon aikana säilytä tarvittavat tositteet ja selvitystiedot ja käsittele asiat yhteyden palauduttua. Älä lupaa, että ravintola voi toimia täysin offline-tilassa vain siksi, että järjestelmä on vaihtumassa.

Selvitä laskut, sopimukset ja tiedot ennen vanhan järjestelmän poistamista

• Avoimet asiat: Kirjaa pöydät, joiden laskut ovat vielä avoinna, maksetut mutta tarkistusta odottavat maksut, maksunpalautukset sekä asiat, joihin asiakkaille on vielä vastattava. Merkitse kullekin vastuuhenkilö ja alkuperäisen kirjauksen sijainti.
• Palvelusopimukset: Tarkista vanhan palvelun päättymispäivä, kustannukset, tietojen säilytys ja irtisanomisehdot. Älä peruuta kaikkia vanhoja palveluja heti, kun uusi ruokalista on julkaistu.
• Historiatiedot: Varmista vanhalta palveluntarjoajalta, mitä tietoja on saatavilla, missä muodossa ja millä rajoituksilla. Säilytä tiedot sovitulla tavalla; älä oleta, että kaikki laskut ja maksutapahtumat siirtyvät automaattisesti.
• Työvuoron jälkipuinti: Kirjaa, missä vaiheessa jouduttiin kysymään toistuvasti neuvoa, mikä vaihtoehto jäi välittämättä ja minkä pöydän vastuista oli epäselvyyttä. Korjaa seuraavassa työvuorossa vain olennaisimmat puutteet.

Etene käyttöönotossa sen mukaan, pystytäänkö palvelua jatkamaan sujuvasti, äläkä kiirehdi vain siksi, että kaiken pitäisi valmistua tiettyyn päivään mennessä. Kerro jokaisen työvuoron alussa, mitä tänään hoidetaan uudella tavalla, mitkä vanhat asiat ovat vielä kesken ja keneltä voi kysyä neuvoa.