Puhelimen akku loppui eikä QR-koodin skannaus onnistu: tarkista ensin tilauksen tila, sitten henkilökunta auttaa

Kun puhelimen akku loppuu, tarkista ensin, onko tilaus jo lähetetty. Päätä sen perusteella, jatketaanko alkuperäistä tilausta vai autetaanko tekemään uusi. Puhelimen toimimattomuus ei tarkoita, ettei tilausta olisi lähetetty, eikä se myöskään osoita, että koko ravintolan verkko olisi poikki. Asiakaspalvelua voi jatkaa paperisella ruokalistalla, suullisella esittelyllä tai henkilökunnan avulla.

Kysy ensin, mihin asti asiakas ehti, ja tarkista sitten vastaavat tiedot

Pyydä asiakasta muistelemaan, mitä hän ehti tehdä ennen näytön pimenemistä: lisäsikö hän juomat vasta valintalistalle vai ehtikö hän jo painaa lähetyspainiketta. Työntekijä etsii vastaavat tiedot kassajärjestelmästä tarvittavin käyttöoikeuksin ja toimii sen mukaan, mikä seuraavista kolmesta tilanteesta on kyseessä. Jos asiakas ei muista, arvausta ei pidetä tarkistettuna tietona.

• Vahvista, ettei tilausta ole lähetetty: selvitä, mitkä tuotteet asiakas oli valinnut. Jatka paperisen ruokalistan avulla tai käy valinnat suullisesti läpi, minkä jälkeen valtuutettu työntekijä voi auttaa tilausten kirjaamisessa. Älä tee tätä päätelmää pelkästään siksi, että puhelimen näyttö on pimentynyt.
• Jos löydät jo lähetetyn tilauksen: tarkista asiakkaan kanssa tuotteet, koot tai muut määrittelyt sekä palvelupaikka. Jatka alkuperäistä tilausta äläkä kirjaa sitä uudelleen vain siksi, että palvelutapaa vaihdetaan.
• Jos tilauksen lähettämisen tulos on epäselvä: kirjaa ylös asiakkaan kertomat tilaus- tai pöytätiedot ja pyydä nimettyä työtoveria tarkistamaan ajantasaiset tiedot. Älä lähetä tilausta uudelleen ennen kuin tilanne on selvitetty.

MenuSnap-käyttöönotto-oppaassa henkilökunnan tarjoama apu ja uusien tilausten vastaanottamisesta vastaavan työntekijän nimeäminen mainitaan valmisteluun kuuluvina asioina. Tilauksen tarkistava työntekijä välittää tarkistuksen tuloksen asiakasta palvelevalle työntekijälle ja kertoo, mitä seuraavaksi tehdään ja mikä on vielä selvittämättä. Asiakasta palveleva työntekijä vahvistaa tiedot asiakkaan kanssa kasvotusten ja selittää, miksi tarkistusta on vielä odotettava.

Vaikka puhelinta ei voi käyttää, valintojen ja tietojen on oltava kattavat

Vararuokalistaan ei tarvitse kopioida jokaista kuvaa, mutta sen tulee kattaa kaikki sillä hetkellä saatavilla olevat tuotteet, annoskoot, tarvittavat tuotevaihtoehdot ja lisämaksut. Ennen paperisen ruokalistan antamista työntekijän tulee tarkistaa, että se on ajan tasalla. Jos tarjonta esitellään vain suullisesti, silloinkaan ei saa jättää mainitsematta loppusummaan vaikuttavia valintoja. Ruokalistan yksinkertaistamisen tarkoituksena on helpottaa ymmärtämistä, ei tehdä henkilökunnan tarjoamasta palvelusta vähemmän tietoa tarjoavaa, huonompaa vaihtoehtoa.

• Kysy, haluaako asiakas paperisen ruokalistan, suullisen esittelyn vai jatkaa puhelimen käyttöä. Kunnioita hänen valintaansa äläkä pyydä häntä toistuvasti skannaamaan QR-koodia.
• Vahvista, syökö asiakas paikan päällä vai ottaako hän ruoan mukaan, sekä kuuma tai kylmä vaihtoehto, annoskoko ja määrä. Jos asiakas kysyy raaka-aineista, ohjaa kysymys henkilölle, joka tuntee nykyisen reseptin.
• Pidä tilaamisessa avustavat työntekijät ajan tasalla tilapäisesti loppuneista tuotteista ja mahdollisista korvaavista vaihtoehdoista, jotta vasta tilausta kirjattaessa ei huomata, että paperilistalta valittu tuote on loppunut.

Kun työntekijä on auttanut tilausten kirjaamisessa, asiakkaan tulee saada vahvistaa tuotteet, määrät, koot tai muut määrittelyt sekä palvelupaikka. Näin ruokalistasta keskusteltaessa sovitut tiedot ja virallinen tilaus vastaavat toisiaan. Asiakkaan pöydässä voi auttaa käyttöön valtuutetulla ja yhteensopivalla henkilökunnan laitteella; yhden pöydän palvelemiseksi ei tarvitse hankkia kiireessä kokonaan uutta laitekokonaisuutta. Jos ruokalajin tietoja ei voi heti vahvistaa, kysy asiasta vastuuhenkilöltä. Älä kirjaa arvausta viralliseksi tilauspyynnöksi ja välitä sitä keittiöön.

Jos asiakkaalla on matkatavaroita, sijoita ne ja järjestä istumapaikka ravintolan käytäntöjen mukaisesti niin, etteivät ne tuki kulkureittejä. Asiakkaan ei tarvitse luovuttaa henkilökohtaista puhelintaan tai liittää sitä julkiseen laitteeseen saadakseen apua henkilökunnalta. Ravintola kertoo, voiko siellä käyttää latauspistettä; lataus ei ole palvelun saamisen edellytys.

Kirjaa asiakaspalvelun jatkamista varten vain tämän käynnin kannalta tarpeelliset tiedot

• Tarkistuksen peruste: nykyinen pöytä- tai tilaustunniste sekä työntekijän tosiasiassa tarkistama tilauksen tila. Älä kerää asiaankuulumattomia henkilötietoja.
• Vahvistettavat tiedot: tämän käynnin tuotteet ja määrät, kuuma tai kylmä vaihtoehto, annoskoko, lisäykset sekä paikan päällä syöminen tai mukaan ottaminen. Älä tunnista asiakasta vaatetuksen tai repun perusteella.
• Seuraavat vaiheet: jatketaanko alkuperäistä tilausta vai autetaanko tekemään uusi, kuka kirjaa sen ja kuka vastaa toimittamisesta. Merkitse epäselviksi jääneille asioille vastuuhenkilö.
• Toimittamatta olevat tuotteet: jos juomat tarjoillaan ensin tai toimituspaikkaa muutetaan tilapäisesti, kirjaa vielä toimittamatta olevat tuotteet ja nykyinen toimituspaikka. Älä päättele tyhjästä pöydästä, että asiakas on lähtenyt.

Jos asiakas vaihtaa lennossa mukaan otettavaan tilaukseen, tarkista ensin, onko alkuperäisen tilauksen valmistus jo aloitettu, ja vahvista sitten nykyinen toimitustapa. Jos toimituspaikka muuttuu, päivitä samaa asiakaspalvelun jatkamista varten tehtyä kirjausta.

Jos koko ravintolan verkossa on häiriö, selvitä erikseen, mitkä järjestelmät ovat käytettävissä

Jos ravintolan laitteiden verkkoyhteys toimii, henkilökunnan jäsen voi jatkaa palvelua käytössä olevien käyttöoikeuksiensa mukaisesti. Jos myös ravintolan verkossa on häiriö, ilmoita ensin vastuuhenkilölle jo vastaanotetuista tilauksista ja toimista, joiden tulos on vielä tarkistamatta. Jatka sitten tilanteessa tosiasiassa käytettävissä olevalla tavalla. Paperille kirjoitetut tarpeet ovat vain tiedonsiirtoa varten, eivätkä ne todista, että tiedot olisi toimitettu keittiöön tai että maksu olisi vastaanotettu. Verkkoselaimessa toimiva QR-kooditilaaminen, pilvisynkronointi ja verkkomaksut edellyttävät verkkoyhteyttä. Natiivisovelluksen offline-käytön laajuus riippuu käytössä olevasta virallisesta versiosta ja sen asetuksista. Kun yhteys on palautunut, tarkista ensin uusimmat tilaus-, valmistus- ja maksutiedot ja lisää vasta sitten puuttuvat merkinnät, jotta samoja tietoja ei kirjata kahdesti.

Erillisellä korttipäätteellä tehty maksu on ensin tarkistettava päätteen ja maksupalveluntarjoajan tietojen perusteella. Sen jälkeen työntekijä kirjaa maksun vastaavalle laskulle. MenuSnap ei automaattisesti vahvista erillisellä päätteellä tehtyä maksutapahtumaa.