Peralihan sistem juruwang restoran: Kekalkan pesanan sedia ada mengikut meja dan ambil alih secara berperingkat

Apabila menukar sistem juruwang restoran, tentukan dahulu sama ada perubahan kali ini melibatkan saluran menu, cara kakitangan memasukkan pesanan atau cara pesanan diterima di dapur. Laksanakan peralihan secara berperingkat dan elakkan menukar semuanya dalam satu hujung minggu. Biasanya, kakitangan yang ditetapkan akan mengurus meja yang pesanan awalnya dibuat menggunakan kaedah lama sehingga selesai, dengan berpandukan rekod asal. Tetamu baharu pula menggunakan kaedah baharu yang dipersetujui untuk syif tersebut, supaya dapur tidak menerima dua rekod berbeza bagi satu meja.

Tetapkan dengan jelas bila hendak meneruskan atau menghentikan setiap peringkat

• Sediakan menu: Buka menu hanya selepas hidangan, harga, pilihan dan ketersediaan hari itu disemak. Jangan tawarkan item yang mempunyai perbezaan; serahkan kepada orang yang bertanggungjawab terhadap menu untuk diselesaikan.
• Mulakan pada skop terhad: Pilih kawasan atau syif yang mempunyai kakitangan untuk memantau. Kakitangan yang mengambil pesanan, dapur dan juruwang mesti tahu rekod mana yang digunakan bagi setiap meja. Jika tidak jelas, hentikan peluasan buat sementara waktu.
• Luaskan skop: Ambil alih tempoh perkhidmatan atau kawasan seterusnya hanya setelah urusan pesanan tambahan, penyerahan hidangan dan perkara belum selesai dalam skop sebelumnya dapat diserahkan secara konsisten kepada kakitangan yang mengambil alih. Jika pesanan dihantar ke dapur lebih daripada sekali, harga tidak sepadan atau tiada kakitangan mengambil pesanan, selesaikan masalah berkenaan dahulu.
• Hentikan kaedah lama: Tetapkan orang yang bertanggungjawab bagi pesanan lama, urusan bayaran balik yang belum selesai dan penyimpanan rekod sebelum menjadualkan penamatan. Teruskan mengurus perkara yang belum disahkan dengan berpandukan rekod asal.

Sediakan kad pelan peralihan, bukan sekadar hantar notis pelancaran

Isi ruangan berikut dalam rekod taklimat sebelum syif yang sedia ada. Kad ini menetapkan sempadan antara kaedah baharu dan lama semasa operasi restoran tunggal; ia tidak menggantikan persediaan berasingan untuk menu, peranti dan pembayaran.

• Peringkat semasa dan sesi perkhidmatan yang menandakan permulaannya: ____; bahagian yang diubah kali ini: ____; aturan kutipan bayaran dan penyajian hidangan yang dikekalkan buat masa ini: ____.
• Kawasan atau pesanan tetamu baharu yang menggunakan kaedah baharu: ____; pesanan yang masih diurus menggunakan kaedah lama: ____; kakitangan yang mengendalikan setiap satunya: ____.
• Perkara menu dan peranti yang belum diselesaikan: ____; perkara yang mesti dilengkapkan sebelum peluasan: ____.
• Orang yang mengambil pesanan jika peluasan dihentikan: ____; orang yang menghubungi dapur: ____; orang yang menyemak bayaran: ____.
• Orang yang mengambil alih syif seterusnya: ____; sebab khusus untuk meneruskan atau menghentikan peringkat ini: ____.

Asingkan perubahan menu daripada pertukaran sistem

Semak satu demi satu harga, saiz hidangan, pilihan, caj tambahan dan ketersediaan dalam menu semasa. Jangan ubah nama hidangan dan set menu secara besar-besaran pada masa yang sama; jika terdapat perbezaan, sukar untuk menentukan sama ada puncanya kesilapan kemasukan data atau perubahan pada aturan operasi. Jika menu perlu disediakan dalam beberapa bahasa, sahkan fakta dalam teks asal dahulu, kemudian semak terjemahannya. Jangan paparkan kepada pelanggan kandungan yang belum disahkan.

MenuSnap boleh digunakan untuk menu, pesanan melalui imbasan kod QR dan kemasukan pesanan oleh kakitangan melalui POS. KDS dan pencetakan mempunyai keperluan pakej, konfigurasi dan peranti masing-masing. Pemilik restoran atau pentadbir yang diberi kuasa secara jelas hendaklah menyelaraskan tetapan peranti dan akaun. Semasa persediaan, semak keserasian, destinasi cetakan, akaun pembayaran dan kebenaran mengikut tugas; jangan cuba membetulkan masalah dengan mengubah tetapan secara sembarangan ketika restoran beroperasi.

Pastikan permintaan tambahan bagi meja yang sama berpandukan rekod yang sama

Untuk kod QR yang hanya membolehkan pelanggan melihat menu, maklumkan bahawa kakitangan akan mengambil pesanan. Jika pelanggan boleh membuat pesanan, tetapkan dengan jelas siapa yang akan menyemak pesanan baharu. Sebelum meminta kakitangan mengambil alih pesanan melalui telefon, semak dahulu sama ada pesanan telah dihantar. Kaitkan pesanan tambahan dengan pesanan asal dan hantarkan hanya item tambahan kali ini. Jika pelanggan mahu menukar hidangan, hubungi kakitangan yang mengendalikan penyediaan untuk menyemak kemajuan sebelum memberikan jawapan. Jangan anggap dapur telah berhenti menyediakan hidangan hanya kerana butiran pada rekod juruwang berubah.

Jika rekod baharu dan lama masih digunakan serentak buat sementara waktu, nyatakan dalam kad serah tugas rekod yang digunakan bagi setiap meja serta orang yang bertanggungjawab. Jangan biarkan dapur meneka rekod mana yang sah berdasarkan turutan kertas diterima, dan jangan masukkan semula seluruh pesanan meja semata-mata untuk menyeragamkan nombor meja. Teruskan menyediakan khidmat kakitangan kepada pelanggan yang tidak menggunakan telefon atau lebih suka memesan secara bersemuka.

Hentikan saluran pesanan baharu buat sementara waktu, tetapi teruskan mengurus pesanan yang telah diterima

Jika pesanan dihantar ke dapur berulang kali, maklumat menu tidak sepadan atau tidak jelas siapa yang patut mengambil pesanan, orang yang bertanggungjawab hendaklah terlebih dahulu mengurus meja yang sedang dilayani. Semak rekod asal dan kemajuan penyediaan satu demi satu, kemudian hentikan sementara saluran yang berkaitan. Jika rangkaian terganggu, gunakan proses serah tugas manual restoran untuk merekod perkara yang telah dibuat, telah diserahkan dan masih perlu disemak. Selepas sambungan pulih, semak rekod terkini dahulu sebelum melengkapkan maklumat yang tiada; jangan hantar semula semua permintaan bagi meja tersebut.

Jika menggunakan terminal kad yang berasingan, kakitangan perlu mengesahkan dahulu bahawa transaksi sebenar berjaya, kemudian merekodkan bayaran pada bil yang berkenaan. Ini tidak bermakna sistem mengesahkan keputusan transaksi kad secara automatik. Operasi pembayaran, bayaran balik, penyelesaian dan syif di MenuSnap memerlukan pengesahan pelayan. Jika sambungan terputus, simpan rekod yang diperlukan dan uruskan perkara tersebut selepas sambungan pulih. Jangan menjanjikan operasi luar talian sepenuhnya hanya kerana beralih kepada sistem baharu.

Selesaikan penyerahan bil, kontrak dan rekod secara berasingan sebelum menghentikan kaedah lama

• Perkara operasi belum selesai: Catat orang yang bertanggungjawab dan lokasi rekod asal bagi meja yang belum ditutup, bayaran yang telah dibuat tetapi masih perlu disemak, bayaran balik dan perkara yang masih memerlukan jawapan kepada pelanggan.
• Kontrak perkhidmatan: Semak tarikh tamat perkhidmatan lama, fi, tempoh penyimpanan rekod dan syarat penamatan. Jangan batalkan semua perkhidmatan lama dengan serta-merta hanya kerana menu baharu telah dibuka.
• Rekod sejarah: Sahkan dengan penyedia perkhidmatan lama jenis rekod yang boleh diperoleh, format dan sekatannya. Simpan rekod mengikut kaedah yang telah disahkan; jangan anggap semua bil dan rekod pembayaran boleh dipindahkan secara automatik.
• Semakan selepas syif: Catat langkah yang menyebabkan kakitangan berulang kali perlu bertanya, spesifikasi yang tertinggal semasa penyerahan dan meja yang pemilik rekodnya tidak jelas. Syif seterusnya hanya perlu membaiki kekurangan yang paling berkaitan.

Kemajuan peralihan hendaklah mengikut kemampuan untuk meneruskan perkhidmatan secara konsisten, bukan mengikut tarikh tertentu yang memerlukan semuanya siap. Sebelum setiap syif, cukup jelaskan perkara yang menggunakan kaedah baharu hari ini, urusan lama yang masih belum selesai dan orang yang boleh dihubungi jika timbul pertanyaan.