Як перейти на нову касову систему в ресторані: зберігайте старі замовлення за столиками й переходьте поетапно

Переходячи на нову касову систему в ресторані, спершу вирішіть, що саме змінюєте: канал замовлення з меню, внесення замовлень працівниками чи передавання їх на кухню. Далі впроваджуйте зміни поетапно, а не намагайтеся перебудувати все за один вікенд. Замовлення за столиками, які вже почали обслуговувати за старим порядком, зазвичай веде до завершення призначений працівник, спираючись на початкові записи. Нові гості користуються способом, погодженим для поточної зміни, щоб на кухні не опинилися два різні варіанти одного замовлення.

Для кожного етапу визначте, коли продовжувати, а коли зупинитися

• Підготовка меню: відкривайте його для замовлень лише після звірки страв, цін, варіантів і наявності на цей день. Якщо є розбіжності, тимчасово не пропонуйте відповідні позиції та передайте їх відповідальному за меню.
• Обмежений запуск: виберіть зону або зміну, за якою хтось наглядатиме. Працівники, які приймають замовлення, кухня й каса мають знати, який запис використовувати для кожного столика. Якщо незрозуміло, за яким записом обслуговувати столик, призупиніть розширення.
• Розширення: переходьте до наступного періоду або зони лише тоді, коли в попередній зоні налагоджено передавання додаткових замовлень, видачі страв і невирішених питань. Якщо замовлення двічі передають на кухню, ціни не збігаються або замовлення ніхто не приймає, спершу усуньте відповідну проблему.
• Завершення роботи за старим порядком: заплануйте його вимкнення лише після того, як призначите відповідальних за старі замовлення, незавершені повернення коштів і збереження даних. Питання, які ще не з’ясовано, продовжуйте опрацьовувати за початковими записами.

Залиште картку плану переходу, а не лише повідомлення про запуск

Наведені нижче поля можна додати до наявних записів перед початком зміни. Такий план визначає межі між новим і старим порядком роботи одного закладу, але не замінює окремої підготовки меню, обладнання та платежів.

• Поточний етап і початок періоду обслуговування: ____; що змінюється цього разу: ____; порядок розрахунків і видачі страв, який поки залишається без змін: ____.
• Зони або нові замовлення, для яких застосовується новий порядок: ____; рахунки, які й далі обслуговуються за старим порядком: ____; відповідальні за кожен із них: ____.
• Невирішені питання щодо меню та обладнання: ____; що потрібно владнати перед розширенням: ____.
• Хто прийматиме замовлення, якщо розширення призупинено: ____; хто зв’язуватиметься з кухнею: ____; хто перевірятиме невизначені платежі: ____.
• Хто прийме справи від попередньої зміни: ____; конкретні підстави продовжити або призупинити поточний етап: ____.

Зміни в меню та перехід на нову систему робіть окремо

Спершу звірте кожну позицію чинного меню: ціну, порцію, варіанти, доплати й наявність. Не змінюйте водночас назви страв і набори, інакше буде важко зрозуміти, чи розбіжність виникла під час внесення даних, чи через зміну правил роботи закладу. Якщо потрібні кілька мов, спершу підтвердьте факти в оригіналі, а потім перевірте переклад. Не показуйте гостям неперевірену інформацію.

MenuSnap можна використовувати для меню, замовлень через сканування QR-коду й внесення замовлень працівниками в POS-системі. Для KDS і друку діють окремі умови щодо тарифних планів, налаштувань та обладнання. Власник закладу або адміністратор, якого він явно уповноважив, має централізовано організувати налаштування обладнання й облікових записів. Під час підготовки перевірте сумісність, куди надходитимуть завдання на друк, платіжні облікові записи та права доступу для кожної посади. Не намагайтеся виправляти ситуацію навмання, змінюючи налаштування під час роботи закладу.

Додаткові замовлення за тим самим столиком ведіть за тим самим записом

Якщо QR-код призначений лише для перегляду меню, поясніть гостям, що замовлення прийме працівник. Якщо гості можуть замовляти самі, чітко визначте, хто стежитиме за новими замовленнями. Перш ніж переводити гостя на обслуговування працівником, перевірте, чи замовлення вже надіслано. Додаткові позиції прив’язуйте до початкового замовлення й передавайте лише те, що додалося цього разу. Перш ніж змінювати страву, зв’яжіться з працівниками, які її готують, і з’ясуйте, на якому етапі вона перебуває. Не повідомляйте гостю про зміну, доки не перевірите це, і не вважайте, що кухня припинила готувати лише тому, що змінився запис на касі.

Поки записи за новим і старим порядком існують паралельно, зазначайте в картці передавання зміни, за яким записом ведеться кожен столик і хто за нього відповідає. Не змушуйте кухню вгадувати, який запис правильний, лише за черговістю отримання паперових замовлень. Також не вводьте повторно все замовлення за столиком лише для того, щоб уніфікувати його номер. Гостям, які не користуються телефоном або хочуть замовити особисто, і далі надавайте обслуговування працівником.

Призупиніть новий канал замовлень, але не припиняйте вже розпочате обслуговування

Якщо замовлення двічі передали на кухню, виявили розбіжності в меню або незрозуміло, куди надійшло замовлення, відповідальний працівник має спершу забезпечити обслуговування вже зайнятих столиків, перевірити кожну позицію початкових замовлень і стан її приготування, а потім тимчасово призупинити приймання замовлень через відповідні канали. У разі збою мережі зберігайте відомості про вже приготоване, видане й те, що ще потрібно перевірити, за прийнятим у закладі порядком ручного передавання інформації. Після відновлення з’єднання спершу перевірте найновіші записи, а потім доповніть лише те, чого бракує, — не надсилайте повторно все замовлення за столиком.

Якщо використовується окремий платіжний термінал, спершу перевірте, чи транзакція справді успішна, а потім запишіть відповідну оплату. Сам термінал не означає, що система автоматично перевіряє результат банківської транзакції. Для операцій з оплатами, поверненнями коштів, розрахунками та змінами в MenuSnap потрібне підтвердження сервера. Якщо мережа недоступна, збережіть необхідні підтвердні записи й виконайте операції після відновлення з’єднання. Не обіцяйте повноцінну роботу офлайн лише через перехід на нову систему.

Перед вимкненням старої системи окремо передайте справи щодо рахунків, договорів і даних

• Незавершені справи: столики з незакритими рахунками, здійснені платежі, які ще потрібно перевірити, повернення коштів і питання гостей, на які ще не відповіли. Для кожного вкажіть відповідального та місце зберігання початкового запису.
• Договори на обслуговування: перевірте дату завершення старого договору, витрати, строки зберігання даних і умови припинення. Не скасовуйте всі старі послуги відразу лише тому, що нове меню вже доступне.
• Архівні дані: уточніть у попереднього постачальника послуг, які дані можна отримати, у якому форматі та з якими обмеженнями. Збережіть їх у погоджений спосіб і не припускайте, що всі рахунки й платіжні записи можна автоматично перенести.
• Підсумки наприкінці зміни: занотуйте, про який крок доводилося неодноразово перепитувати, які характеристики страв не передали та за яким столиком було незрозуміло, хто відповідає за запис. Наступна зміна має усунути лише найважливіші прогалини.

Просувайтеся з переходом відповідно до того, наскільки безперервно вдається передавати справи, а не до дати, до якої нібито треба завершити все. Перед кожною зміною достатньо чітко пояснити, що сьогодні обслуговуватиметься за новим порядком, які справи за старим ще не завершено і до кого звертатися з питаннями.