Voiko vanhasta tabletista tehdä ravintolan kassalaitteen? Tarkista käyttötarkoitus, ohjelmistoversio ja yhteydet

Vanhan tabletin voi arvioida ilman, että heti hankkii kokonaisen erikoislaitteiston. Kirjautumissivun avautuminen ei kuitenkaan tarkoita, että laite soveltuu työvuoron kassakäyttöön. Selvitä ensin, palveleeko se kassalla, pöydän ääressä vai keittiössä. Tarkista sitten käyttöjärjestelmä, ohjelmiston käyttötapa, käyttöoikeudet, verkkoyhteys ja oheislaitteiden liitännät. Jos ehdot eivät ole selvillä, jatka nykyisellä palvelutavalla äläkä pidä viikonlopun lähestymistä riittävänä valmistautumisena.

Valitse laite sen mukaan, käytetäänkö sitä kassalla, pöydän ääressä vai keittiössä

Ravintolan omistajan on ensin päätettävä, käytetäänkö laitetta kiinteänä kassana, apuna pöydän ääressä vai keittiönäkymänä. Jos sama tabletti joutuu usein pois kassalta, on mietittävä, kuka ottaa maksutilanteet hoitaakseen. Jos laite halutaan myös keittiöön, ei voi olettaa, että salin henkilökunta saa sen aina heti takaisin. Suuri näyttö on vain yksi huomioon otettava asia: sijoituspaikka, virtalähde, työskentelytila ja eri työtehtävien mahdolliset ristiriidat on tarkistettava paikan päällä.

Puhelimen kevyt henkilökunnan työpiste ja selaimessa käytettävä tablettikassa soveltuvat eri käyttötapoihin. Vastuuhenkilö voi käydä työvuoron tehtävät läpi niitä käytännössä hoitavien työntekijöiden kanssa ja tarkistaa paikan päällä, sopivatko näyttö, näppäily ja laitteen sijoittelu käyttöön. Jos työtehtävissä havaitaan puutteita, päättäkää vasta sen jälkeen, muutetaanko työnjakoa vai hankitaanko lisälaite. Älkää päätelkö laitteen iästä, miten hyvin ravintolan toiminta sujuu.

Laitearviointikortti: kirjaa jokainen laite erikseen

Vastuuhenkilö voi luetella paperille nykyiset laitteet ja niiden suunnitellut käyttötarkoitukset sekä jättää vielä tarkistamattomat kohdat tyhjiksi. Tilaus ei sisällä laitteita, joten laitteiden hankinta on erillinen päätös. Se, että laitteita voi valita erikseen, ei tarkoita, että jokainen vanha laite sopii käyttöön.

• Malli ja käyttöpaikan olosuhteet: kirjaa tabletin malli, käyttöjärjestelmän versio, virtalähde, näytön luettavuus ja laitteen kiinteä tai mukana kulkeva sijoituspaikka. Tarkista, ettei toinen työtehtävä tarvitse samaa laitetta.
• Ohjelmiston käyttötapa: merkitse selain ja sen versio tai asennettavan virallisen sovelluksen alusta ja versio. Älä oleta, että verkkosivun avaaminen tarkoittaa vastaavan natiivisovelluksen olevan saatavilla.
• Tili ja tilaus: tarkista työtehtävien edellyttämät käyttöoikeudet, päätelaitteiden käyttöehdot ja voimassa oleva tilaus. Listaa toiminnot, jotka vastuuhenkilön on vielä vahvistettava.
• Tulostusketju: kirjaa tulostimen malli, yhteystapa, lähettävä ohjelmisto, säännöt ja asetukset.
• Maksujärjestelyt: kirjaa, hoidetaanko maksaminen paikan päällä vai onko verkkomaksu otettu käyttöön, mistä maksun tuloksen voi tarkistaa ja kuka ottaa poikkeustilanteet hoitaakseen. Älä tarjoa asiakkaille maksutapaa, jota ei ole otettu käyttöön.
• Kulut ja puutteet: tarkista laitehankinnat ja tilaus erikseen. Erota välttämättömät lisälaitteet, valinnaiset laitteet ja ongelmat, jotka voidaan ratkaista työnjakoa muuttamalla.

Valmistele selain ja natiivisovellus todellisen käyttötavan mukaan

MenuSnap-palvelun laitesivulla kerrotaan selainkassan käytöstä yhteensopivilla iPadeilla ja tietokoneilla. Natiivisovelluksen osalta ratkaisevia ovat latauskeskuksessa saatavilla olevat viralliset versiot. Selvitä arvioinnin aluksi, aiotaanko palvelua käyttää selaimessa vai asentamalla sovellus, ja tarkista sitten vastaava alusta, versio ja yhteysvaatimukset. Käyttötapa voi vaikuttaa sekä laitteiden valmisteluun että käytön mahdollisuuksiin ja rajoihin. Suunnittele ravintolan siirtyminen uuteen ratkaisuun vahvistettujen tietojen perusteella äläkä sovella yhden käyttötavan ehtoja suoraan toiseen.

Jos ravintolan omistaja aikoo säilyttää keittiötulostuksen, tarkista erikseen yhteensopiva sovellus tai tulostuspalvelu, tilaus ja asetukset. Älä oleta, että selain pystyy tulostamaan suoraan mihin tahansa USB-laitteeseen. Keittiönäytön ja paperitulosteiden välillä kannattaa valita tiimin työtavan perusteella. Nykyinen tabletti ei tarkoita, että keittiönäyttö on pakko hankkia, eikä hankinnan välttäminen ole peruste luopua edelleen tarpeellisesta tiedonkulun välineestä.

Tarkista erikseen maksun suoritus ja tilausten vastaanotto keittiössä

Jos käytössä säilytetään erillinen korttipääte, työntekijän on ensin varmistettava maksutapahtuman tulos ulkoisesta päätteestä ja kirjattava maksu sen jälkeen vastaavalle laskulle. MenuSnap ei automaattisesti tarkista tätä erillistä korttimaksua. Jos yhteys on epävakaa tai maksun tulos on epäselvä, selvitä alkuperäisen tapahtuman tila äläkä veloita uudelleen.

• QR-koodin skannaamalla avattavan verkkosivun kautta tilaaminen, pilvisynkronointi ja verkkomaksut edellyttävät verkkoyhteyttä. Natiivisovelluksen offline-käytön laajuus määräytyy virallisen version ja asetusten mukaan.
• Tarkista erikseen, että keittiö saa valmistuspyynnön, asiakas saa annoksen ja lasku maksetaan. Yhden asian toteutuminen ei korvaa kaikkien tarkistamista.

Jos valmistelut ovat kesken, rajaa käyttöä tai siirrä käyttöönottoa

• Jos yhteensopivuutta tai tulostinyhteyttä ei ole varmistettu, pyydä vastuuhenkilöä selvittämään asia tuen kanssa ja jatka sillä välin nykyistä toimivaa palvelua.
• Jos ei ole selvää, kuka vastaanottaa tilaukset tai miten keittiö saa ne, määritä työtehtävät ja varmista, mitä tietoa kukin todella saa. Älä lupaa asiakkaalle tilausten vastaanottamista vain siksi, että ruokalista avautuu.
• Jos maksutapahtuman tuloksen tarkistustapa on epäselvä, valtuutetun henkilön on kerrottava, mistä tulos tarkistetaan ja kuka ottaa tilanteen hoitaakseen. Älä yritä ratkaista asiaa niin, että eri työntekijät veloittavat maksun kukin uudelleen.
• Jos vain osa ehdoista on vahvistettu, voit jatkaa nykyistä manuaalista toimintatapaa tai tarjota ruokalistan selailua vahvistetussa laajuudessa. Älä ota käyttöön tilaustapaa, jota ei ole valmisteltu.

Nimeä ennen palvelun alkua erikseen vastuuhenkilöt valinta-avulle, tilausten vastaanotolle, keittiön kuittauksille ja annosten luovutukselle. Jokaisen työtehtävän hoitajan on tiedettävä, mistä tilaukset tarkistetaan ja kenelle asia siirretään keskeytyksen sattuessa. Asiakkaiden tilauksia käsitellään vain normaalin palvelun yhteydessä. Älä kokeile niiden avulla tuntemattomia veloitus-, hyvitys- tai uudelleentulostustoimintoja.

Jos vanha toimintatapa jää käyttöön, kerro ennen työvuoroa, mitä tilauskanavia käytetään edelleen, kuka kokoaa uudet tilaukset ja mihin keskeytyksen jälkeen kesken jääneet asiat kirjataan. Yhteyden palauduttua vertaa tietoja uusimpiin tilauksiin, jo valmistettuihin annoksiin ja tosiasiallisesti vastaanotettuihin maksuihin ennen puuttuvien tietojen lisäämistä, jotta kirjauksia ei tehdä kahteen kertaan. Ravintolan omistajan tai tämän valtuuttaman ylläpitäjän on järjestettävä laitteen ja käyttöohjelmiston vaihtaminen aktiivisesti. Uusi versio voi olla saatavilla, mutta vaihtamisen ajankohta on päätettävä ravintolan nykyisen tulostus- ja maksutavan perusteella.