Overstappen op een nieuw kassasysteem: behoud lopende bestellingen per tafel en voer de wijziging stapsgewijs door

Bepaal bij de overstap naar een nieuw kassasysteem eerst of u het bestelplatform, het opnemen van bestellingen door medewerkers of de ontvangst in de keuken verandert. Voer de wijziging daarna stapsgewijs door in plaats van alle onderdelen in één weekend om te zetten. Bestellingen die al onder de oude werkwijze zijn gestart, worden doorgaans door een aangewezen medewerker volgens de bestaande registratie afgehandeld. Nieuwe gasten volgen de nieuwe werkwijze die voor die dienst is afgesproken. Zo voorkomt u dat er voor één tafel twee verschillende bereidingsopdrachten ontstaan.

Leg voor elke fase vast wanneer u doorgaat en wanneer u pauzeert

• Menu voorbereiden: open het menu pas nadat gerechten, prijzen, opties en beschikbaarheid voor die dag zijn gecontroleerd. Bied onderdelen met afwijkingen nog niet aan en laat de verantwoordelijke voor het menu ze oplossen.
• Op beperkte schaal starten: kies een zone of dienst waarbij iemand toezicht houdt. Zorg dat bediening, keuken en kassa weten welke registratie voor elke tafel geldt. Is dat niet duidelijk, pauzeer dan de uitbreiding.
• Uitbreiden: ga pas naar een volgend tijdvak of een volgende zone als extra bestellingen, het uitserveren en openstaande zaken binnen de bestaande scope betrouwbaar kunnen worden overgedragen. Worden bestellingen dubbel naar de keuken gestuurd, kloppen prijzen niet of neemt niemand bestellingen aan, los dan eerst het betreffende probleem op.
• De oude werkwijze beëindigen: plan de stop pas nadat er voor lopende bestellingen, terugbetalingen en bewaarde gegevens een verantwoordelijke is aangewezen. Volg onopgeloste zaken verder op aan de hand van de bestaande registratie.

Maak een overdrachtskaart voor de overgang, in plaats van alleen een melding over de ingebruikname te sturen

U kunt de volgende velden invullen in de bestaande aantekeningen voor de briefing vóór de dienst. De kaart legt vast waar tijdens de bedrijfsvoering van één vestiging de grens tussen de oude en nieuwe werkwijze ligt. Ze vervangt niet de afzonderlijke voorbereidingen voor menu, apparatuur en betalingen.

• Huidige fase en eerste dienst: ____; onderdeel dat nu verandert: ____; betaal- en uitserveerafspraken die niet veranderen: ____.
• Zone of nieuwe bestellingen waarop de nieuwe werkwijze van toepassing is: ____; rekeningen die nog volgens de oude werkwijze worden afgehandeld: ____; verantwoordelijke medewerkers voor elk van beide: ____.
• Openstaande punten voor menu en apparatuur: ____; wat moet geregeld zijn voordat we uitbreiden: ____.
• Wie neemt bestellingen op als de uitbreiding wordt gepauzeerd: ____; wie neemt contact op met de keuken: ____; wie controleert betalingen die nog moeten worden nagegaan: ____.
• Medewerker die de volgende dienst overneemt: ____; concrete reden om in deze fase door te gaan of te pauzeren: ____.

Houd menuwijzigingen en de systeemovergang gescheiden

Controleer eerst elk onderdeel van het huidige menu: prijzen, porties, keuzes, toeslagen en beschikbaarheid. Verander niet tegelijkertijd ook de namen van gerechten en menucombinaties. Anders is bij een afwijking moeilijk te bepalen of die door een invoerfout of door een gewijzigde bedrijfsregel komt. Als u meerdere talen nodig hebt, controleer dan eerst de feiten in de brontekst en laat daarna de vertaling nakijken. Bied niet-bevestigde informatie niet aan gasten aan.

MenuSnap kan worden gebruikt voor menu's, bestellen via een QR-code en het invoeren van bestellingen door medewerkers via het kassasysteem. Voor KDS en printen gelden elk eigen voorwaarden voor abonnementen, configuratie en apparatuur. De eigenaar of een door de eigenaar uitdrukkelijk gemachtigde beheerder coördineert de instellingen van apparatuur en accounts. Controleer tijdens de voorbereiding de compatibiliteit, de bestemming van printopdrachten, betaalaccounts en toegangsrechten per functie. Probeer problemen tijdens openingstijd niet op te lossen door instellingen lukraak te wijzigen.

Houd aanvullingen voor dezelfde tafel bij dezelfde registratie

Als de QR-code alleen bedoeld is om het menu te bekijken, vertel gasten dan dat een medewerker hun bestelling opneemt. Als gasten zelf kunnen bestellen, spreek dan duidelijk af wie de nieuwe bestellingen controleert. Controleer bij de overstap van bestellen op de telefoon naar bestellen bij een medewerker eerst of de bestelling al is ingediend. Koppel een extra bestelling aan de oorspronkelijke en stuur alleen de toevoeging door. Neem bij een wijziging eerst contact op met de medewerkers die de bestelling bereiden om de voortgang te controleren en geef de gast daarna antwoord. Ga er niet van uit dat de keuken is gestopt met bereiden omdat de informatie bij de kassa is gewijzigd.

Als oude en nieuwe registraties tijdelijk naast elkaar bestaan, noteer dan op de overdrachtskaart welke registratie bij elke tafel hoort en wie ervoor verantwoordelijk is. Laat de keuken niet op basis van de volgorde waarin bonnen binnenkomen raden welke geldig is en voer niet de hele bestelling van een tafel opnieuw in om de tafelnummers gelijk te trekken. Medewerkers blijven de bestellingen opnemen van gasten die niet met een telefoon overweg kunnen of liever persoonlijk bestellen.

Pauzeer het nieuwe bestelkanaal, maar laat lopende bestellingen niet vallen

Bij dubbele keukenbonnen, menuverschillen of onduidelijkheid over waar bestellingen terechtkomen, zorgt de verantwoordelijke eerst dat de bediening van de lopende tafels doorgaat. Vervolgens controleert deze per onderdeel de oorspronkelijke bestelling en de voortgang van de bereiding en pauzeert daarna de betreffende bestelkanalen. Houd bij netwerkproblemen voor de handmatige overdracht binnen het restaurant bij wat al is bereid, wat al is uitgeserveerd en wat nog moet worden gecontroleerd. Controleer na herstel van de verbinding eerst de meest recente registratie en vul alleen aan wat ontbreekt. Verstuur niet opnieuw de volledige bestelling voor een tafel.

Controleer bij een zelfstandige betaalterminal eerst of de transactie daadwerkelijk is geslaagd en registreer daarna de betaling bij de bijbehorende rekening. Dat betekent niet dat het systeem de kaarttransactie automatisch controleert. Voor betalingen, terugbetalingen, afrekeningen en handelingen rond diensten in MenuSnap is bevestiging door de server nodig. Bewaar bij een netwerkstoring de benodigde gegevens en verwerk ze nadat de verbinding is hersteld. Beloof niet dat de zaak volledig offline kan blijven draaien alleen omdat u op een nieuw systeem overstapt.

Draag rekeningen, contracten en gegevens afzonderlijk over voordat u de oude werkwijze beëindigt

• Openstaande zaken: noteer voor nog niet afgerekende tafels, reeds betaalde bedragen die nog moeten worden gecontroleerd, terugbetalingen en zaken waarop gasten nog antwoord moeten krijgen telkens de verantwoordelijke en de locatie van de oorspronkelijke registratie.
• Servicecontracten: controleer de einddatum van de oude dienst, de kosten, de bewaartermijn van gegevens en de voorwaarden voor beëindiging. Zeg niet meteen alle oude diensten op zodra het nieuwe menu beschikbaar is.
• Historische gegevens: vraag de vorige aanbieder welke gegevens beschikbaar zijn, in welk formaat en onder welke beperkingen. Bewaar ze op de afgesproken manier en ga er niet van uit dat alle rekeningen en betalingsgegevens automatisch kunnen worden overgezet.
• Terugblik na de dienst: noteer welke stap herhaaldelijk vragen opriep, welke optie niet werd doorgegeven en bij welke tafel onduidelijk was welke registratie gold. Los in de volgende dienst alleen de hiaten op die daarmee samenhangen.

Laat het tempo van de overgang afhangen van de continuïteit van de dienstverlening, niet van een vaste datum waarop alles afgerond moet zijn. Maak vóór elke dienst duidelijk wat vandaag volgens de nieuwe werkwijze verloopt, welke zaken uit de oude werkwijze nog openstaan en bij wie medewerkers met vragen terechtkunnen.