Så byter restaurangen kassasystem: behåll befintliga notor per bord och inför det nya stegvis

När restaurangen byter kassasystem bör ni först bestämma om det är menykanalen, personalens orderregistrering eller överföringen till köket som ska ändras. Inför sedan det nya stegvis i stället för att försöka ändra allt under en och samma helg. Bord där beställningen redan har påbörjats med det gamla arbetssättet hanteras vanligtvis av en utsedd person utifrån det ursprungliga underlaget tills servicen är avslutad. Nya gäster följer i stället det nya arbetssätt som ni har kommit överens om för arbetspasset. Då undviker ni att köket får två olika underlag för samma bord.

Ange för varje steg när ni ska fortsätta och när ni ska pausa

• Förbered menyn: Öppna först för beställningar när rätter, priser, alternativ och dagens tillgänglighet stämmer överens. Ta bort sådant som inte stämmer från utbudet och låt menyansvarig hantera det.
• Inför i begränsad omfattning: Välj ett område eller arbetspass där personalen kan hålla uppsikt. De som tar emot beställningar, arbetar i köket och sköter kassan ska veta vilket underlag som gäller för varje bord. Pausa utökningen om det är oklart vilket underlag som gäller för bordet.
• Utöka: Gå vidare till nästa arbetspass eller område först när tilläggsbeställningar, servering och öppna ärenden i det tidigare området kan överlämnas löpande. Lös först problem med dubbla beställningar till köket, felaktiga priser eller beställningar som ingen tar emot.
• Avsluta det gamla arbetssättet: Planera att ta det ur bruk först när någon ansvarar för gamla notor, väntande återbetalningar och sparade uppgifter. Följ upp sådant som ännu inte är utrett utifrån det ursprungliga underlaget.

Skriv en plan för övergången i stället för att bara skicka ett meddelande om att det nya systemet är igång

Fyll i följande uppgifter i den befintliga anteckningen inför arbetspasset. Planen tydliggör gränsen mellan det gamla och det nya arbetssättet under restaurangens drift. Den ersätter inte de separata förberedelserna för meny, utrustning och betalningar.

• Aktuellt steg och arbetspass då det börjar: ____; vad som ändras den här gången: ____; betalnings- och serveringsrutiner som inte ändras än: ____.
• Område där det nya arbetssättet gäller eller nya notor: ____; notor som fortfarande hanteras enligt det gamla arbetssättet: ____; ansvarig för respektive del: ____.
• Olösta frågor om meny och utrustning: ____; sådant som måste vara klart innan ni utökar: ____.
• Vem tar emot beställningar om utökningen pausas: ____; vem kontaktar köket: ____; vem följer upp betalningar som behöver kontrolleras: ____.
• Vem tar över nästa arbetspass: ____; konkret underlag för beslutet att fortsätta eller pausa i det här steget: ____.

Håll menyändringar åtskilda från systembytet

Gå först igenom den aktuella menyn och kontrollera priser, portionsstorlekar, alternativ, tillägg och tillgänglighet punkt för punkt. Ändra inte samtidigt rätternas namn och menyerbjudanden i stor omfattning, eftersom det annars blir svårt att avgöra om avvikelser beror på registreringen eller ändrade verksamhetsregler. Om ni behöver flera språk ska ni först bekräfta att uppgifterna i originalet stämmer och sedan granska översättningen. Publicera inte innehåll som ännu inte har bekräftats.

MenuSnap kan användas för menyer, beställningar via QR-kod och personalens orderregistrering i POS-systemet. KDS och utskrifter har separata krav på abonnemang, konfiguration och utrustning. Ägaren eller en administratör som ägaren uttryckligen har gett behörighet samordnar inställningarna för utrustning och konton. Kontrollera kompatibilitet, vart utskrifter skickas, betalkonton och rollbaserade behörigheter under förberedelserna. Försök inte lösa problem genom att ändra inställningar på måfå under pågående service.

Se till att nya önskemål från samma bord följer samma underlag

Om QR-koden bara visar menyn ska ni informera gästerna om att personalen tar emot beställningen. Om gästerna kan beställa själva ska ni tydliggöra vem som bevakar nya beställningar. Kontrollera om beställningen redan har skickats innan ni tar över den från gästens mobil. Koppla tillägg till den ursprungliga beställningen och skicka bara det som har lagts till. Vid ändringar av rätter ska ni först kontakta köket och kontrollera hur långt tillagningen har kommit, innan ni svarar gästen. Ändra inte kassauppgifterna och utgå från att köket därför har slutat tillaga rätten.

Om gamla och nya registreringar tillfälligt används parallellt ska överlämningskortet ange vilket underlag som gäller för varje bord och vem som ansvarar. Låt inte köket gissa vilket underlag som gäller utifrån i vilken ordning pappersbeställningarna kom in. Registrera inte heller hela bordets beställning på nytt bara för att få ett enhetligt bordsnummer. Gäster som inte kan använda mobilen eller föredrar att beställa vid bordet ska fortfarande få hjälp av personalen.

Pausa den nya beställningskanalen utan att avbryta pågående service

Om beställningar skickas dubbelt till köket, menyuppgifter inte stämmer eller det är oklart vem som tar emot beställningar ska ansvarig först ta hand om borden som redan får service. Kontrollera den ursprungliga beställningen och hur långt tillagningen har kommit, och pausa sedan den berörda beställningskanalen. Vid nätverksproblem ska ni använda restaurangens manuella överlämningsrutiner för att hålla reda på vad som är tillagat, serverat och fortfarande behöver kontrolleras. När anslutningen fungerar igen ska ni kontrollera de senaste uppgifterna innan ni fyller i det som saknas. Skicka inte om hela bordets beställning.

Med en fristående kortterminal ska personalen först kontrollera att den externa transaktionen faktiskt har gått igenom och därefter registrera betalningen på motsvarande nota. Terminalen verifierar inte automatiskt kortbetalningen i systemet. Betalningar, återbetalningar, avstämning och arbetspassåtgärder i MenuSnap kräver bekräftelse från servern. Vid avbrott ska ni spara nödvändigt underlag och hantera ärendena när anslutningen är tillbaka. Lova inte att verksamheten kan fortsätta fullt ut offline bara för att ni byter system.

Överlämna notor, avtal och uppgifter separat innan ni avslutar det gamla systemet

• Öppna verksamhetsärenden: Ange vem som ansvarar för obetalda notor, betalningar som har gjorts men ännu inte kontrollerats, återbetalningar och frågor från gäster som väntar på svar. Notera också var originalunderlaget finns.
• Tjänsteavtal: Kontrollera när den gamla tjänsten upphör, kostnader, hur länge uppgifter sparas och villkoren för avslut. Avsluta inte alla gamla tjänster direkt bara för att den nya menyn har publicerats.
• Historiska uppgifter: Fråga den tidigare tjänsteleverantören vilka uppgifter som går att få ut, i vilka format och med vilka begränsningar. Spara dem på det sätt ni har kommit överens om. Utgå inte från att alla notor och betalningsuppgifter kan flyttas över automatiskt.
• Utvärdering efter arbetspasset: Anteckna vilka moment som krävde upprepade frågor till andra, vilka alternativ som inte fördes vidare och för vilka bord det var oklart vilket underlag som gällde. Under nästa arbetspass åtgärdar ni bara de mest relevanta bristerna.

Låt övergången gå framåt i takt med att servicen kan fortsätta utan avbrott, inte efter ett datum då allt måste vara klart. Inför varje arbetspass räcker det att tydliggöra vad som hanteras med det nya arbetssättet i dag, vilka gamla ärenden som fortfarande är öppna och vem personalen ska fråga vid osäkerhet.