Bytte kassasystem i restauranten: Behold gamle bestillinger per bord, og gå over trinnvis

Før dere bytter kassasystem, må dere avgjøre om denne omleggingen gjelder menykanaler, ansattes registrering av bestillinger eller mottak på kjøkkenet. Gå deretter over trinnvis i stedet for å presse alle endringene inn i én helg. Bord som allerede har bestilt med den gamle løsningen, bør vanligvis følges opp av en utpekt medarbeider ut fra det opprinnelige grunnlaget helt til besøket er avsluttet. Nye gjester bruker løsningen som er avtalt for skiftet. Slik unngår dere at kjøkkenet får to ulike bestillingsgrunnlag for samme bord.

Beskriv tydelig for hvert trinn når dere skal fortsette, og når dere skal sette arbeidet på pause

• Klargjør menyen: Åpne for bestillinger først når retter, priser, alternativer og dagens tilgjengelighet stemmer. Ikke tilby varer med avvik før menyansvarlig har avklart dem.
• Ta løsningen i bruk i begrenset omfang: Velg et område eller skift der noen kan følge med. Alle som tar imot bestillinger, jobber på kjøkkenet eller håndterer betaling, må vite hvilken bestillingsoversikt som gjelder for hvert bord. Sett utvidelsen på pause hvis det er uklart hvilken bestillingsoversikt som gjelder for bordet.
• Utvid omfanget: Ta i bruk neste tidsrom eller område først når tillegg, levering og utestående saker fra forrige område kan overleveres på en pålitelig måte. Hvis bestillinger sendes til kjøkkenet flere ganger, prisene ikke stemmer eller ingen tar ansvar for ordrene, må problemet løses først.
• Avvikle den gamle løsningen: Avtal hvem som har ansvar for gamle bestillinger, utestående refusjoner og oppbevaring av informasjon før dere planlegger å slutte å bruke løsningen. Følg opp uavklarte saker ut fra det opprinnelige grunnlaget.

Lag et kort for overgangsplanen, ikke bare en melding om at løsningen er tatt i bruk

Fyll gjerne ut disse feltene i den eksisterende sjekklisten før skiftet. Kortet fastsetter hvordan den nye og den gamle løsningen skal brukes mens restauranten er åpen. Det erstatter ikke egne forberedelser for meny, utstyr og betaling.

• Gjeldende trinn og serveringsperioden det starter fra: ____; hva som endres denne gangen: ____; betalings- og serveringsrutiner som ikke endres ennå: ____.
• Område eller nye bestillinger som omfattes av den nye løsningen: ____; regninger som fortsatt håndteres med den gamle løsningen: ____; ansvarlig for hver av dem: ____.
• Uavklarte forhold ved meny og utstyr: ____; det som må være på plass før utvidelse: ____.
• Hvem tar imot bestillinger hvis utvidelsen settes på pause: ____; hvem kontakter kjøkkenet: ____; hvem følger opp betalinger som må undersøkes: ____.
• Den som overtar på neste skift: ____; konkrete kriterier for å fortsette eller sette dette trinnet på pause: ____.

Skill mellom menyendringer og overgang til nytt system

Gå først gjennom den gjeldende menyen punkt for punkt, og kontroller priser, porsjoner, alternativer, pristillegg og tilgjengelighet. Ikke gjør store endringer i rettnavn og faste menyer samtidig som dere bytter system. Ellers blir det vanskelig å vite om avvik skyldes registreringen eller endringer i reglene for tilbudet. Hvis menyen skal være tilgjengelig på flere språk, må dere først bekrefte at opplysningene i originalen stemmer, og deretter kontrollere oversettelsen. Ikke vis ubekreftet innhold til gjestene.

MenuSnap kan brukes til menyer, QR-bestilling og registrering av bestillinger via POS for ansatte. KDS og utskrift har egne krav til abonnement, oppsett og utstyr. Eieren eller en administrator som eieren uttrykkelig har gitt fullmakt, skal koordinere oppsettet av utstyr og kontoer. Avklar kompatibilitet, hvor utskriftene skal gå, betalingskontoer og rolletilganger i forberedelsesfasen. Ikke prøv å løse problemer ved å endre innstillinger på måfå mens restauranten er åpen.

La tillegg til en bestilling for samme bord følge det samme bestillingsgrunnlaget

Hvis QR-koden bare viser menyen, må dere fortelle gjestene at en medarbeider tar imot bestillingen. Hvis gjestene kan bestille selv, må dere avklare hvem som følger med på nye bestillinger. Før dere går over fra bestilling på mobilen til hjelp fra en medarbeider, må dere kontrollere om bestillingen allerede er sendt inn. Knytt tillegg til den opprinnelige bestillingen, og send bare videre det som er lagt til denne gangen. Ved endringer i bestillingen må dere først kontakte kjøkkenet og avklare hvor langt arbeidet har kommet før dere svarer gjesten. Ikke gå ut fra at kjøkkenet har stoppet tilberedningen fordi bestillingen er endret i kassen.

Når gamle og nye bestillingsoversikter brukes samtidig en periode, må overleveringskortet vise hvilken oversikt som gjelder for hvert bord, og hvem som har ansvaret. Kjøkkenet skal ikke måtte gjette hvilken bestilling som gjelder ut fra hvilken papirlapp som kom først. Ikke registrer hele bordets bestilling på nytt bare for å få bordnumrene til å stemme overens. Gjester som ikke kan eller ønsker å bruke telefonen, eller som foretrekker å bestille ansikt til ansikt, skal fortsatt få hjelp av en medarbeider.

Sett nye bestillingskanaler på pause uten å avbryte tjenestene som allerede er i gang

Hvis en bestilling sendes flere ganger til kjøkkenet, menyen ikke stemmer eller det er uklart hvem som skal ta imot bestillingen, må den ansvarlige først ta hånd om bordene som allerede får service. Kontroller opprinnelig bestilling og hvor langt tilberedningen har kommet, og sett deretter den aktuelle bestillingskanalen på pause. Ved nettverksproblemer må dere bruke restaurantens manuelle rutiner for overlevering og bevare oversikt over det som er tilberedt, levert og fortsatt må undersøkes. Når forbindelsen er gjenopprettet, kontrollerer dere de nyeste opplysningene før dere legger inn det som mangler. Ikke send inn bestillingen for hele bordet på nytt.

Med en frittstående kortterminal må dere først kontrollere at transaksjonen faktisk er gjennomført. Registrer deretter betalingen på den tilhørende regningen. Dette betyr ikke at systemet automatisk kontrollerer resultatet av kortbetalingen. Betaling, refusjon, oppgjør og skiftfunksjoner i MenuSnap krever bekreftelse fra serveren. Hvis forbindelsen er nede, må dere ta vare på nødvendig dokumentasjon og vente med å behandle dette til forbindelsen er tilbake. Ikke lov at restauranten kan drives fullt ut uten nettilgang bare fordi dere bytter system.

Overlever regninger, avtaler og informasjon hver for seg før dere avvikler den gamle løsningen

• Utestående oppgaver: Noter ansvarlig og hvor den opprinnelige dokumentasjonen finnes for bord med ubetalte regninger, innbetalinger som må undersøkes, refusjoner og saker der gjestene venter på svar.
• Tjenesteavtaler: Sjekk sluttdato, kostnader, oppbevaring av informasjon og vilkår for å avslutte den gamle tjenesten. Ikke avslutt alle gamle tjenester med en gang bare fordi den nye menyen er tatt i bruk.
• Historisk informasjon: Spør den tidligere leverandøren hvilke typer informasjon dere kan få, i hvilket format og med hvilke begrensninger. Ta vare på informasjonen slik dere har avtalt. Ikke gå ut fra at alle regninger og betalingsopplysninger kan overføres automatisk.
• Oppsummering etter skiftet: Noter hvilket trinn dere stadig måtte spørre om, hvilke spesifikasjoner som ikke ble videreformidlet, og hvilke bord det var uklart hvem som hadde ansvar for. På neste skift retter dere bare opp de mest relevante manglene.

La framdriften i overgangen følge evnen til å fortsette driften på en pålitelig måte, ikke en dato der alt må være ferdig. Før hvert skift trenger dere bare å avklare hva som skal håndteres med den nye løsningen i dag, hvilke gamle saker som fortsatt er uavsluttet, og hvem medarbeiderne skal spørre hvis noe er uklart.