Πώς να περάσετε σε νέο σύστημα ταμείου στο εστιατόριο: κρατήστε τους υπάρχοντες λογαριασμούς ανά τραπέζι και προχωρήστε σταδιακά

Πριν αλλάξετε το σύστημα ταμείου του εστιατορίου, αποφασίστε αν αυτή τη φορά θα αλλάξει το κανάλι του μενού, η καταχώριση παραγγελιών από το προσωπικό ή η παραλαβή τους από την κουζίνα. Στη συνέχεια, προχωρήστε σταδιακά, αντί να προσπαθήσετε να αλλάξετε τα πάντα μέσα σε ένα Σαββατοκύριακο. Για τα τραπέζια των οποίων η εξυπηρέτηση έχει ήδη ξεκινήσει με τον παλιό τρόπο, ορίστε συνήθως ένα συγκεκριμένο άτομο που θα συνεχίσει να τα διαχειρίζεται βάσει των αρχικών καταχωρίσεων. Οι νέοι πελάτες ακολουθούν τον νέο τρόπο που έχει συμφωνηθεί για τη βάρδια, ώστε να μη δημιουργούνται δύο διαφορετικές εκδοχές της παραγγελίας για το ίδιο τραπέζι.

Ορίστε σε κάθε στάδιο πότε συνεχίζετε και πότε σταματάτε

• Προετοιμασία μενού: Ενεργοποιήστε το μενού αφού ελέγξετε ότι τα πιάτα, οι τιμές, οι επιλογές και η διαθεσιμότητα της ημέρας συμφωνούν. Μην προσφέρετε προσωρινά όσα στοιχεία έχουν διαφορές και αναθέστε τα στον υπεύθυνο μενού.
• Δοκιμαστική εφαρμογή σε περιορισμένη κλίμακα: Επιλέξτε έναν χώρο ή μια βάρδια που θα παρακολουθείται και βεβαιωθείτε ότι όσοι αναλαμβάνουν παραγγελίες, εργάζονται στην κουζίνα και χειρίζονται το ταμείο γνωρίζουν ποια καταχώριση ισχύει για κάθε τραπέζι. Αν δεν είναι σαφές ποια καταχώριση ισχύει για το τραπέζι, αναστείλετε προσωρινά την επέκταση.
• Επέκταση: Περάστε στην επόμενη χρονική περίοδο ή ζώνη εξυπηρέτησης αφού διασφαλίσετε ότι οι πρόσθετες παραγγελίες, οι παραδόσεις και οι εκκρεμότητες του προηγούμενου πεδίου εφαρμογής μπορούν να μεταβιβάζονται ομαλά και σταθερά στους επόμενους υπευθύνους. Αν μια παραγγελία σταλεί δύο φορές στην κουζίνα, υπάρχει ασυμφωνία στην τιμή ή κανείς δεν αναλαμβάνει την παραγγελία, διορθώστε πρώτα το συγκεκριμένο πρόβλημα.
• Απόσυρση του παλιού τρόπου: Προγραμματίστε την κατάργησή του μόνο αφού οριστεί υπεύθυνος για τους παλιούς λογαριασμούς, τις εκκρεμείς επιστροφές χρημάτων και τη διατήρηση των στοιχείων. Συνεχίστε να χειρίζεστε βάσει των αρχικών καταχωρίσεων όσα ζητήματα δεν έχουν ακόμη διευκρινιστεί.

Φτιάξτε μια κάρτα με το σχέδιο μετάβασης, αντί να στείλετε απλώς ανακοίνωση για την έναρξη

Μπορείτε να συμπληρώσετε τα παρακάτω πεδία στο υπάρχον έντυπο ενημέρωσης πριν από τη βάρδια. Καθορίζουν τα όρια ανάμεσα στον παλιό και τον νέο τρόπο λειτουργίας ενός καταστήματος και δεν αντικαθιστούν την ξεχωριστή προετοιμασία του μενού, του εξοπλισμού και των πληρωμών.

• Τρέχον στάδιο και περίοδος σερβιρίσματος κατά την οποία ξεκινά: ____· μέρος της διαδικασίας που αλλάζει σε αυτή τη φάση: ____· διαδικασίες είσπραξης και παράδοσης των πιάτων που δεν αλλάζουν ακόμη: ____.
• Περιοχές όπου ισχύει ο νέος τρόπος ή νέοι λογαριασμοί: ____· λογαριασμοί που εξακολουθούν να εξυπηρετούνται με τον παλιό τρόπο: ____· υπεύθυνος για καθένα: ____.
• Εκκρεμή ζητήματα με το μενού και τον εξοπλισμό: ____· τι πρέπει να έχει διευθετηθεί πριν από την επέκταση: ____.
• Ποιος αναλαμβάνει τις παραγγελίες όταν αναστέλλεται προσωρινά η επέκταση: ____· ποιος επικοινωνεί με την κουζίνα: ____· ποιος ελέγχει τις πληρωμές που χρειάζονται επαλήθευση: ____.
• Ποιος αναλαμβάνει στην επόμενη βάρδια: ____· τα συγκεκριμένα κριτήρια για τη συνέχιση ή την παύση σε αυτό το στάδιο: ____.

Κάντε τις αλλαγές στο μενού χωριστά από τη μετάβαση στο νέο σύστημα

Ελέγξτε πρώτα το τρέχον μενού στοιχείο προς στοιχείο: τιμές, μερίδες, επιλογές, πρόσθετες χρεώσεις και διαθεσιμότητα. Μην αλλάζετε ταυτόχρονα σε μεγάλη έκταση τις ονομασίες των πιάτων και τα συνδυαστικά μενού, γιατί τότε είναι δύσκολο να ξεχωρίσετε αν η διαφορά οφείλεται σε λάθος καταχώριση ή σε αλλαγή των κανόνων λειτουργίας. Αν χρειάζονται πολλές γλώσσες, επιβεβαιώστε πρώτα τα δεδομένα του πρωτοτύπου και έπειτα ελέγξτε τη μετάφραση. Μην εμφανίζετε στους πελάτες περιεχόμενο που δεν έχει επιβεβαιωθεί.

Το MenuSnap μπορεί να χρησιμοποιηθεί για μενού, παραγγελίες με σάρωση κωδικού QR και καταχώριση παραγγελιών από το προσωπικό μέσω POS. Το KDS και η εκτύπωση έχουν το καθένα τις δικές του απαιτήσεις ως προς το πακέτο συνδρομής, τις ρυθμίσεις και τον εξοπλισμό. Ο ιδιοκτήτης ή ο διαχειριστής που έχει εξουσιοδοτηθεί ρητά από αυτόν συντονίζει τις ρυθμίσεις εξοπλισμού και λογαριασμών. Κατά την προετοιμασία, ελέγξτε τη συμβατότητα, τον προορισμό των εκτυπώσεων, τους λογαριασμούς πληρωμών και τα δικαιώματα ανά ρόλο. Μην προσπαθείτε να διορθώσετε προβλήματα αλλάζοντας ρυθμίσεις στην τύχη κατά τη διάρκεια της λειτουργίας.

Οι πρόσθετες ανάγκες του ίδιου τραπεζιού πρέπει να βασίζονται στην ίδια καταχώριση

Αν ο κωδικός QR προορίζεται μόνο για προβολή του μενού, ενημερώστε τους πελάτες ότι το προσωπικό θα πάρει την παραγγελία. Αν μπορούν να παραγγείλουν, ορίστε ποιος θα ελέγχει τις νέες παραγγελίες. Πριν περάσετε από το κινητό στην εξυπηρέτηση από υπάλληλο, ελέγξτε αν η παραγγελία έχει ήδη υποβληθεί. Συνδέστε τα πρόσθετα είδη με τον αρχικό λογαριασμό και στείλτε μόνο όσα προστέθηκαν αυτή τη φορά. Για αλλαγή πιάτου, επικοινωνήστε πρώτα με το πόστο που το ετοιμάζει για να επιβεβαιώσετε την πρόοδο και μετά απαντήστε στον πελάτη. Μην υποθέτετε ότι η κουζίνα σταμάτησε την προετοιμασία επειδή άλλαξε κάτι στην καταχώριση του ταμείου.

Όσο συνυπάρχουν προσωρινά οι παλιές και οι νέες καταχωρίσεις, σημειώστε στην κάρτα παράδοσης ποια ισχύει για κάθε τραπέζι και ποιος είναι υπεύθυνος. Μην αφήνετε την κουζίνα να μαντεύει ποια παραγγελία ισχύει με βάση τη σειρά που έφτασαν τα χαρτιά και μην ξαναπερνάτε ολόκληρη την παραγγελία μόνο και μόνο για να ενοποιήσετε τους αριθμούς των τραπεζιών. Συνεχίστε να εξυπηρετείτε από κοντά τους πελάτες που δεν χρησιμοποιούν κινητό ή προτιμούν να παραγγείλουν αυτοπροσώπως.

Σταματήστε τις νέες παραγγελίες από το νέο κανάλι, χωρίς να διακόψετε την εξυπηρέτηση που έχει ήδη ξεκινήσει

Αν μια παραγγελία σταλεί δύο φορές στην κουζίνα, υπάρχουν διαφορές στο μενού ή δεν είναι σαφές πού κατέληξε μια παραγγελία, ο υπεύθυνος αναλαμβάνει πρώτα τα τραπέζια που εξυπηρετούνται ήδη. Ελέγχει μία προς μία τις αρχικές καταχωρίσεις και την πρόοδο της προετοιμασίας και έπειτα αναστέλλει προσωρινά το σχετικό κανάλι. Σε περίπτωση προβλήματος σύνδεσης, διατηρήστε καταγεγραμμένα όσα έχουν ετοιμαστεί, παραδοθεί ή χρειάζονται έλεγχο, χρησιμοποιώντας την εσωτερική διαδικασία χειροκίνητης παράδοσης. Όταν αποκατασταθεί η σύνδεση, ελέγξτε πρώτα τις πιο πρόσφατες καταχωρίσεις και συμπληρώστε μόνο όσα λείπουν· μην ξαναστείλετε όλα τα αιτήματα για ένα τραπέζι.

Όταν χρησιμοποιείτε αυτόνομο τερματικό καρτών, επιβεβαιώστε πρώτα ότι η συναλλαγή ολοκληρώθηκε πράγματι επιτυχώς και μετά καταχωρίστε την πληρωμή στον αντίστοιχο λογαριασμό. Αυτό δεν σημαίνει ότι το σύστημα επαληθεύει αυτόματα το αποτέλεσμα της συναλλαγής με κάρτα. Οι πληρωμές, οι επιστροφές χρημάτων, το κλείσιμο λογαριασμών και οι λειτουργίες βάρδιας του MenuSnap χρειάζονται επιβεβαίωση από τον διακομιστή. Αν διακοπεί η σύνδεση, κρατήστε τα απαραίτητα στοιχεία και ολοκληρώστε τις ενέργειες αφού αποκατασταθεί· μην υπόσχεστε πλήρη λειτουργία εκτός σύνδεσης με την αιτιολογία ότι αλλάζετε σύστημα.

Πριν αποσύρετε το παλιό σύστημα, παραδώστε χωριστά τους λογαριασμούς, τις συμβάσεις και τα στοιχεία

• Εκκρεμότητες λειτουργίας: Για ανοιχτά τραπέζια, πληρωμές που έχουν γίνει αλλά χρειάζονται έλεγχο, επιστροφές χρημάτων και ζητήματα πελατών που περιμένουν απάντηση, καταγράψτε τον υπεύθυνο και τη θέση της αρχικής καταχώρισης για το καθένα.
• Συμβάσεις υπηρεσιών: Ελέγξτε την ημερομηνία λήξης της παλιάς υπηρεσίας, τις χρεώσεις, τη διατήρηση των στοιχείων και τους όρους αποχώρησης. Μην ακυρώνετε αμέσως όλες τις παλιές υπηρεσίες μόνο και μόνο επειδή ενεργοποιήθηκε το νέο μενού.
• Ιστορικά στοιχεία: Επιβεβαιώστε με τον προηγούμενο πάροχο ποια στοιχεία είναι διαθέσιμα, σε ποια μορφή και με ποιους περιορισμούς. Διατηρήστε τα με τον τρόπο που έχει συμφωνηθεί και μην θεωρείτε δεδομένο ότι όλοι οι λογαριασμοί και τα στοιχεία πληρωμών μπορούν να μεταφερθούν αυτόματα.
• Ανασκόπηση στο κλείσιμο της βάρδιας: Σημειώστε σε ποιο βήμα χρειάστηκε επανειλημμένα να ζητηθεί βοήθεια, ποια επιλογή παραλείφθηκε στην παράδοση και για ποιο τραπέζι δεν ήταν σαφές ποια καταχώριση ίσχυε. Στην επόμενη βάρδια, διορθώστε μόνο το κενό που σχετίζεται άμεσα.

Η πρόοδος της μετάβασης πρέπει να ακολουθεί τον ρυθμό με τον οποίο η εξυπηρέτηση μπορεί να συνεχίζεται ομαλά, όχι μια ημερομηνία μέχρι την οποία πρέπει να έχουν ολοκληρωθεί τα πάντα. Πριν από κάθε βάρδια, αρκεί να διευκρινίσετε ποια πράγματα θα γίνουν σήμερα με τον νέο τρόπο, ποιες εκκρεμότητες του παλιού τρόπου παραμένουν και σε ποιον πρέπει να απευθύνεται το προσωπικό για απορίες.