Как перейти на новую кассовую систему в ресторане: сохранить старые заказы по столам и внедрять изменения поэтапно

При смене кассовой системы сначала решите, что именно меняется: способ доступа к меню, оформление заказов сотрудниками или передача заказов на кухню. Затем внедряйте изменения поэтапно, а не пытайтесь заменить всё за одни выходные. За столами, где обслуживание уже началось по старой схеме, обычно закрепляют ответственного сотрудника, который ведёт заказ по прежним записям до конца. Новых гостей обслуживают по новому порядку, принятому на текущую смену. Так у кухни не окажутся две записи для приготовления одного и того же заказа.

Для каждого этапа определите, когда продолжать, а когда приостановить переход

• Подготовка меню: открывайте его для заказов, только когда блюда, цены, варианты и наличие на сегодня сверены. Если по какой-либо позиции есть расхождения, пока не предлагайте её и передайте вопрос ответственному за меню.
• Запуск в ограниченном режиме: выберите зону или смену, за которой можно присматривать. Сотрудники, принимающие заказы, кухня и касса должны знать, по какой записи обслуживается каждый стол. Если это неясно, пока не расширяйте запуск.
• Расширение: переходите к следующему периоду или зоне, только когда добавления к заказу, выдача и незакрытые вопросы в текущей зоне передаются без сбоев. Если заказы повторно отправляются на кухню, цены не совпадают или заказ некому принять, сначала устраните соответствующую проблему.
• Отключение старого способа: планируйте его вывод из эксплуатации, только когда за старые заказы, ожидающие возвраты и сохранение данных назначены ответственные. Вопросы, которые ещё не выяснены, продолжайте решать по прежним записям.

Оформите план перехода на карточке передачи смены, а не ограничивайтесь объявлением о запуске

Эти поля можно добавить в действующий лист предсменной подготовки. Карточка помогает разграничить старый и новый порядок работы в ресторане, но не заменяет отдельную подготовку меню, оборудования и приёма платежей.

• Текущий этап и период обслуживания, с которого он начинается: ____; что меняется на этом этапе: ____; какие правила оплаты и выдачи блюд пока остаются прежними: ____.
• Зоны или новые заказы, к которым применяется новый способ: ____; заказы, которые продолжают обслуживать по старому: ____; ответственные за каждый из них: ____.
• Нерешённые вопросы по меню и оборудованию: ____; что необходимо устранить до расширения: ____.
• Кто принимает заказы, если расширение приостановлено: ____; кто связывается с кухней: ____; кто разбирается с платежами, требующими проверки: ____.
• Кто принимает дела на следующей смене: ____; конкретные основания для продолжения или приостановки текущего этапа: ____.

Не совмещайте изменения меню с переходом на новую систему

Сначала сверьте действующее меню по каждой позиции: цены, порции, варианты, доплаты и наличие. Не меняйте одновременно названия блюд и наборы: иначе будет трудно понять, вызваны ли расхождения ошибкой при вводе или изменением правил работы. Если меню нужно на нескольких языках, сначала подтвердите факты в оригинале, а затем проверьте перевод. Не показывайте гостям неподтверждённую информацию.

MenuSnap можно использовать для меню, заказов по QR-коду и оформления заказов сотрудниками через POS. Для KDS и печати действуют отдельные условия по тарифным планам, настройке и оборудованию. Владелец ресторана или администратор, которому он явно предоставил соответствующие полномочия, централизованно организует настройку оборудования и учётных записей. На этапе подготовки проверьте совместимость, на какие принтеры будут направляться задания, платёжные учётные записи и права доступа по должностям. Во время обслуживания не пытайтесь устранять проблемы произвольным изменением настроек.

Все дополнительные запросы за одним столом оформляйте на основании одной и той же записи

Если QR-код предназначен только для просмотра меню, объясните гостям, что заказ примет сотрудник. Если гости могут оформлять заказ сами, определите, кто будет отслеживать новые заказы. Прежде чем перейти от заказа через телефон к оформлению через сотрудника, проверьте, не был ли заказ уже отправлен. Дополнительные позиции связывайте с исходным заказом и передавайте только то, что добавили сейчас. Прежде чем менять блюдо, уточните у кухни, на каком этапе приготовление, а затем ответьте гостю. Изменение информации на кассе не означает, что кухня остановила приготовление.

Пока старые и новые записи существуют одновременно, указывайте в карточке передачи смены, к какой схеме относится каждый стол и кто за него отвечает. Кухня не должна определять, какая запись актуальна, по порядку поступления распечаток. Не вводите заново весь заказ за столом только ради унификации номеров столов. Продолжайте обслуживать лично гостей, которые не пользуются телефоном или предпочитают сделать заказ сотруднику.

Приостановите новый способ приёма заказов, но продолжайте обслуживать уже принятые

Если заказы повторно отправляются на кухню, данные меню расходятся или непонятно, кому поступает заказ, ответственный сотрудник сначала берёт на себя обслуживание столов, с которыми уже работают. Он проверяет исходные записи и ход приготовления, а затем временно приостанавливает работу соответствующего канала. При сбое сети сохраняйте информацию о приготовленных и выданных блюдах, а также о вопросах, требующих проверки, и передавайте её вручную по правилам ресторана. После восстановления соединения сначала проверьте последние записи и только затем внесите недостающие данные. Не отправляйте повторно весь заказ за столом.

При оплате через отдельный терминал сначала проверьте, что транзакция действительно прошла, и только затем внесите оплату в соответствующий счёт. Это не означает, что система сама проверяет результат банковской операции. Для операций с оплатой, возвратами, расчётами и сменами в MenuSnap требуется подтверждение сервера. При отсутствии сети сохраните необходимые записи и обработайте операции после восстановления соединения. Не обещайте полноценную работу офлайн на том основании, что ресторан переходит на новую систему.

Перед отключением старого способа передайте дела по счетам, договорам и архивным данным

• Текущие вопросы: незакрытые счета по столам, проведённые платежи, требующие проверки, возвраты и вопросы гостей, на которые ещё не ответили. Для каждого укажите ответственного и место хранения исходной записи.
• Договоры на обслуживание: проверьте дату окончания работы со старым поставщиком, стоимость, сроки хранения данных и условия прекращения обслуживания. Не отменяйте сразу все прежние услуги только потому, что новое меню уже запущено.
• Архивные данные: уточните у прежнего поставщика, какие данные доступны, в каком формате и с какими ограничениями. Сохраняйте их согласованным способом и не считайте, что все счета и платёжные записи перенесутся автоматически.
• Подведение итогов смены: отметьте, на каком этапе приходилось многократно уточнять информацию, какие характеристики забыли передать и по какому столу было неясно, к какой схеме он относится. На следующей смене устраните только наиболее важные пробелы.

Переходите на новую систему в темпе, который позволяет продолжать обслуживание без перебоев, а не ориентируйтесь на дату, к которой необходимо завершить всё сразу. Перед каждой сменой достаточно объяснить, что сегодня работает по новой схеме, какие вопросы по старому порядку ещё не закрыты и к кому обращаться с вопросами.