เปลี่ยนระบบคิดเงินร้านอาหารอย่างไรให้ราบรื่น: คงรายการเดิมไว้แยกตามโต๊ะ แล้วทยอยเปลี่ยนเป็นขั้นตอน

เมื่อเปลี่ยนระบบคิดเงินร้านอาหาร ให้ตัดสินใจก่อนว่าครั้งนี้จะเปลี่ยนช่องทางเมนู การบันทึกออร์เดอร์ของพนักงาน หรือการรับออร์เดอร์เข้าครัว จากนั้นทยอยเปลี่ยนเป็นขั้นตอน อย่าพยายามเปลี่ยนทุกอย่างให้เสร็จภายในสุดสัปดาห์เดียว โดยทั่วไป ควรมอบหมายพนักงานให้ดูแลโต๊ะที่เริ่มใช้วิธีเดิมแล้วจนจบ โดยยึดข้อมูลเดิมเป็นหลัก ส่วนลูกค้าที่มาใหม่ให้ใช้วิธีใหม่ตามที่ตกลงกันสำหรับกะนั้น เพื่อไม่ให้โต๊ะเดียวมีข้อมูลสำหรับทำอาหารซ้ำกันสองชุด

ระบุให้ชัดเจนในแต่ละขั้นว่าจะเดินหน้าหรือหยุดพักเมื่อใด

• เตรียมเมนู: เปิดให้ใช้หลังตรวจสอบรายการอาหาร ราคา ตัวเลือก และเมนูที่มีให้บริการในวันนั้นแล้ว หากรายการใดไม่ตรงกัน ให้งดจำหน่ายก่อนและส่งให้ผู้รับผิดชอบเมนูจัดการ
• เริ่มใช้ในวงจำกัด: เลือกพื้นที่หรือกะที่มีคนคอยดูแล ให้พนักงานรับออร์เดอร์ ครัว และแคชเชียร์ทราบว่าแต่ละโต๊ะใช้ข้อมูลชุดใด หากยังไม่ชัดว่าโต๊ะนั้นใช้ข้อมูลชุดใด ให้หยุดขยายการใช้งานไว้ก่อน
• ขยายการใช้งาน: เริ่มช่วงเวลาหรือพื้นที่ถัดไปเมื่อสามารถส่งต่องานเพิ่มรายการอาหาร การส่งอาหาร และเรื่องค้างจากขอบเขตเดิมได้อย่างต่อเนื่องแล้ว หากมีการส่งออร์เดอร์เข้าครัวซ้ำ ราคาไม่ตรง หรือไม่มีผู้รับออร์เดอร์ ให้แก้ปัญหานั้นก่อน
• เลิกใช้วิธีเดิม: วางแผนหยุดใช้หลังจากกำหนดผู้รับผิดชอบแต่ละส่วนแล้ว ทั้งบิลเดิม งานคืนเงินที่ยังค้าง และการเก็บรักษาข้อมูล ส่วนเรื่องที่ยังตรวจสอบไม่ชัดเจน ให้ติดตามต่อโดยยึดหลักฐานและข้อมูลเดิม

ทำบัตรสรุปแผนเปลี่ยนระบบไว้ ไม่ใช่แค่ส่งประกาศเริ่มใช้งาน

กรอกข้อมูลต่อไปนี้ในบันทึกก่อนเริ่มกะที่ใช้อยู่ได้ แผนนี้กำหนดขอบเขตระหว่างวิธีใหม่กับวิธีเดิมระหว่างให้บริการในร้านเดียว ไม่ได้ใช้แทนการเตรียมเมนู อุปกรณ์ และการชำระเงิน ซึ่งต้องดำเนินการแยกกัน

• ขั้นตอนปัจจุบันและช่วงเวลาให้บริการที่เริ่มใช้: ____; ส่วนที่จะเปลี่ยนในรอบนี้: ____; วิธีรับชำระเงินและเสิร์ฟอาหารที่จะยังไม่เปลี่ยน: ____
• พื้นที่ที่ใช้วิธีใหม่หรือออร์เดอร์ลูกค้าใหม่: ____; บิลที่ยังให้บริการด้วยวิธีเดิม: ____; ผู้รับผิดชอบแต่ละส่วน: ____
• ปัญหาเมนูและอุปกรณ์ที่ยังไม่ได้แก้: ____; สิ่งที่ต้องจัดการให้เรียบร้อยก่อนขยายการใช้งาน: ____
• ผู้รับออร์เดอร์เมื่อหยุดขยาย: ____; ผู้ติดต่อครัว: ____; ผู้ตรวจสอบรายการชำระเงินที่ยังค้าง: ____
• ผู้รับช่วงต่อในกะถัดไป: ____; เหตุผลที่ใช้ตัดสินใจว่าจะดำเนินต่อหรือหยุดพักในขั้นนี้: ____

แยกการเปลี่ยนเมนูออกจากการเปลี่ยนระบบ

เริ่มจากตรวจสอบเมนูปัจจุบันทีละรายการ ทั้งราคา ปริมาณ ตัวเลือก ราคาส่วนเพิ่ม และรายการที่มีให้บริการ อย่าเปลี่ยนชื่อเมนูและชุดอาหารครั้งใหญ่ไปพร้อมกัน เพราะเมื่อพบความแตกต่างจะระบุได้ยากว่าเกิดจากการป้อนข้อมูลหรือจากการเปลี่ยนกติกาการดำเนินงาน หากต้องใช้หลายภาษา ให้ยืนยันข้อมูลต้นฉบับก่อน แล้วจึงตรวจทานคำแปล อย่าเปิดให้ลูกค้าดูเนื้อหาที่ยังไม่ได้ยืนยัน

MenuSnap ใช้กับเมนู การสั่งอาหารด้วยการสแกน QR code และการบันทึกออร์เดอร์ของพนักงานผ่าน POS ได้ ส่วน KDS และการพิมพ์ต่างมีเงื่อนไขด้านแพ็กเกจบริการ การตั้งค่า และอุปกรณ์ เจ้าของร้านหรือผู้ดูแลระบบที่เจ้าของร้านมอบอำนาจให้อย่างชัดเจนเป็นผู้วางแผนจัดการอุปกรณ์และการตั้งค่าบัญชีทั้งหมด ในช่วงเตรียมความพร้อม ให้ตรวจสอบความเข้ากันได้ของอุปกรณ์ ปลายทางการพิมพ์ บัญชีรับชำระเงิน และสิทธิ์ตามหน้าที่ให้ชัดเจน อย่าแก้ปัญหาระหว่างให้บริการด้วยการเปลี่ยนการตั้งค่าตามอำเภอใจ

ให้คำขอเพิ่มเติมของโต๊ะเดียวกันอ้างอิงข้อมูลชุดเดียวกัน

หาก QR code ใช้ดูเมนูเท่านั้น ให้แจ้งลูกค้าว่าพนักงานจะเป็นผู้รับออร์เดอร์ หากเปิดให้สั่งอาหารได้ ให้ระบุว่าใครเป็นผู้ตรวจสอบออร์เดอร์ใหม่ ก่อนเปลี่ยนจากการสั่งผ่านมือถือเป็นการสั่งกับพนักงาน ให้ตรวจสอบก่อนว่าลูกค้าส่งออร์เดอร์แล้วหรือยัง เพิ่มรายการอาหารโดยผูกกับออร์เดอร์เดิม และส่งต่อเฉพาะรายการที่เพิ่มในครั้งนี้ หากต้องการเปลี่ยนรายการ ให้ติดต่อพนักงานฝ่ายจัดเตรียมอาหารเพื่อตรวจสอบความคืบหน้าก่อนตอบลูกค้า อย่าสรุปเองว่าครัวหยุดทำแล้วเพียงเพราะข้อมูลในระบบคิดเงินเปลี่ยนไป

ระหว่างที่ข้อมูลใหม่และเก่ายังอยู่พร้อมกัน ให้ระบุในบัตรส่งมอบงานว่าแต่ละโต๊ะใช้ข้อมูลชุดใดและใครเป็นผู้รับผิดชอบ อย่าปล่อยให้ครัวเดาเองว่ารายการใดเป็นฉบับที่ถูกต้องจากลำดับที่ได้รับกระดาษ และอย่าบันทึกข้อมูลทั้งโต๊ะซ้ำเพียงเพื่อให้หมายเลขโต๊ะตรงกัน ลูกค้าที่ใช้โทรศัพท์ไม่สะดวกหรือประสงค์จะสั่งอาหารกับพนักงานโดยตรงยังคงได้รับบริการจากพนักงาน

หยุดช่องทางใหม่ชั่วคราว แต่อย่าทิ้งงานบริการที่รับไว้แล้ว

หากมีการส่งออร์เดอร์เข้าครัวซ้ำ ข้อมูลเมนูไม่ตรงกัน หรือไม่ชัดเจนว่าใครรับออร์เดอร์ ผู้รับผิดชอบควรดูแลโต๊ะที่กำลังรับบริการ ตรวจสอบออร์เดอร์เดิมและความคืบหน้าในการจัดเตรียมอาหารทีละรายการ แล้วจึงระงับช่องทางที่เกี่ยวข้องชั่วคราว เมื่อเครือข่ายขัดข้อง ให้ใช้วิธีส่งต่องานด้วยคนตามขั้นตอนของร้าน โดยเก็บข้อมูลว่างานใดทำแล้ว ส่งมอบแล้ว หรือยังต้องตรวจสอบ เมื่อเชื่อมต่อได้อีกครั้ง ให้ตรวจสอบข้อมูลล่าสุดก่อนเติมเฉพาะส่วนที่ขาด อย่าส่งคำขอของทั้งโต๊ะซ้ำ

หากใช้เครื่องรูดบัตรแยกต่างหาก ให้ตรวจสอบก่อนว่าธุรกรรมสำเร็จจริง แล้วจึงบันทึกการชำระเงินที่ตรงกับบิลนั้น ไม่ได้หมายความว่าระบบจะตรวจสอบผลการชำระด้วยบัตรโดยอัตโนมัติ การชำระเงิน การคืนเงิน การปิดยอด และการจัดการกะใน MenuSnap ต้องได้รับการยืนยันจากเซิร์ฟเวอร์ เมื่ออินเทอร์เน็ตขัดข้อง ให้เก็บข้อมูลที่จำเป็นไว้ แล้วดำเนินการเมื่อเชื่อมต่อได้อีกครั้ง อย่ารับปากว่าจะให้บริการแบบออฟไลน์ได้ครบถ้วนเพียงเพราะเปลี่ยนระบบใหม่

ก่อนเลิกใช้ระบบเดิม ให้ส่งมอบบิล สัญญา และข้อมูลแยกกันให้เรียบร้อย

• งานค้างด้านการดำเนินงาน: ระบุผู้รับผิดชอบและตำแหน่งของข้อมูลเดิมสำหรับแต่ละรายการ ได้แก่ โต๊ะที่ยังไม่ปิดบิล รายการชำระแล้วที่ยังต้องตรวจสอบ การคืนเงิน และเรื่องที่ต้องตอบกลับลูกค้า
• สัญญาบริการ: ตรวจสอบวันสิ้นสุดบริการเดิม ค่าใช้จ่าย การเก็บรักษาข้อมูล และเงื่อนไขการยกเลิก อย่ายกเลิกบริการเดิมทั้งหมดทันทีเพียงเพราะเปิดใช้เมนูใหม่แล้ว
• ข้อมูลย้อนหลัง: สอบถามผู้ให้บริการเดิมว่ามีข้อมูลประเภทใดให้รับได้บ้าง อยู่ในรูปแบบใด และมีข้อจำกัดอะไรบ้าง จากนั้นเก็บรักษาตามวิธีที่ยืนยันแล้ว อย่าคิดเอาเองว่าบิลและประวัติการชำระเงินทั้งหมดจะย้ายตามไปได้โดยอัตโนมัติ
• สรุปหลังปิดกะ: จดว่าขั้นตอนไหนต้องถามซ้ำ รายละเอียดใดตกหล่นระหว่างส่งต่อ และโต๊ะใดไม่ชัดเจนว่าอยู่ในความรับผิดชอบของใคร ให้กะถัดไปแก้เฉพาะจุดที่เกี่ยวข้องมากที่สุด

ให้ความคืบหน้าในการเปลี่ยนระบบเดินตามความต่อเนื่องของบริการ ไม่ใช่กำหนดวันที่ทุกอย่างต้องเสร็จพร้อมกัน ก่อนเริ่มแต่ละกะ เพียงแจ้งให้ชัดว่าวันนี้ส่วนใดใช้วิธีใหม่ เรื่องใดจากวิธีเดิมยังไม่เสร็จ และควรติดต่อใครเมื่อมีข้อสงสัย