Cum să treceți la un nou sistem de casă în restaurant: păstrați comenzile existente și preluați treptat

Când schimbați sistemul de casă al restaurantului, decideți mai întâi dacă schimbarea privește accesul la meniu, introducerea comenzilor de către personal sau transmiterea lor către bucătărie. Apoi faceți tranziția în etape, fără să încercați să schimbați totul într-un singur weekend. De regulă, comenzile meselor deja deschise în vechiul sistem sunt urmărite până la final de o persoană desemnată, pe baza înregistrării inițiale. Clienții nou-sosiți folosesc metoda stabilită pentru tura respectivă, pentru a evita ca bucătăria să primească două seturi de instrucțiuni pentru aceeași masă.

Stabiliți pentru fiecare etapă când continuați și când vă opriți

• Pregătirea meniului: publicați-l numai după ce ați verificat că preparatele, prețurile, opțiunile și disponibilitatea corespund celor din ziua respectivă. Nu oferiți deocamdată produsele cu neconcordanțe și transmiteți-le responsabilului de meniu.
• Lansarea într-un perimetru restrâns: alegeți o zonă sau o tură supravegheată. Personalul care preia comenzile, bucătăria și casieria trebuie să știe ce evidență se folosește pentru fiecare masă. Dacă nu este clar ce evidență se aplică mesei, suspendați extinderea.
• Extinderea: treceți la următoarea tură sau zonă numai după ce adaosurile la comandă, predarea preparatelor și sarcinile restante din perimetrul anterior pot fi predate în continuare fără probleme. Dacă apar comenzi trimise de două ori la bucătărie, prețuri incorecte sau comenzi fără responsabil, rezolvați mai întâi problema respectivă.
• Retragerea vechiului sistem: planificați dezactivarea numai după ce comenzile vechi, rambursările restante și datele au fiecare un responsabil. Continuați să urmăriți pe baza înregistrării inițiale orice situație care nu a fost încă clarificată.

Păstrați o fișă cu planul tranziției, nu vă limitați la un anunț de lansare

Puteți completa câmpurile de mai jos în evidența existentă de dinaintea turei. Fișa stabilește delimitarea dintre metodele veche și nouă în timpul activității restaurantului; nu înlocuiește pregătirile distincte pentru meniu, echipamente și plăți.

• Etapa curentă și serviciul la care începe: ____; ce se schimbă în această rundă: ____; modalitățile de încasare și servire care nu se schimbă deocamdată: ____.
• Zona în care se aplică metoda nouă sau comenzile clienților noi: ____; comenzile care se servesc în continuare în vechiul sistem: ____; persoana responsabilă pentru fiecare: ____.
• Probleme nerezolvate privind meniul și echipamentele: ____; ce trebuie completat înainte de extindere: ____.
• Cine preia comenzile dacă extinderea se suspendă: ____; cine contactează bucătăria: ____; cine verifică plățile neclarificate: ____.
• Persoana care preia următoarea tură: ____; criteriul concret pentru a continua sau a suspenda etapa: ____.

Gestionați separat schimbările de meniu și tranziția la noul sistem

Verificați mai întâi, element cu element, meniul actual: prețurile, porțiile, opțiunile, suplimentele de preț și disponibilitatea. Nu schimbați în același timp și denumirile preparatelor și meniurile fixe; altfel, când apare o neconcordanță, va fi greu de stabilit dacă ține de introducerea datelor sau de schimbarea regulilor de operare. Dacă aveți nevoie de mai multe limbi, confirmați mai întâi informațiile din textul original, apoi verificați traducerea. Nu publicați informații care nu au fost confirmate.

MenuSnap poate fi folosit pentru meniu, comenzi prin scanarea unui cod QR și introducerea comenzilor de către personal în POS. KDS-ul și imprimarea au propriile condiții privind planul, configurația și echipamentele. Proprietarul sau administratorul autorizat în mod explicit coordonează configurarea echipamentelor și a conturilor. În etapa de pregătire, verificați compatibilitatea, destinația imprimărilor, conturile de plată și permisiunile asociate rolurilor. Nu încercați să remediați problemele modificând la întâmplare setările în timpul programului.

Toate cererile noi pentru aceeași masă trebuie să urmeze aceeași evidență

Dacă un cod QR permite doar consultarea meniului, explicați clienților că personalul le va prelua comenzile. Dacă permite plasarea comenzilor, stabiliți clar cine verifică comenzile noi. Înainte să preluați comanda de pe telefon și să o transmiteți manual, verificați dacă a fost deja trimisă. Adăugați produsele suplimentare la comanda inițială și transmiteți doar ce s-a adăugat acum. Pentru modificarea unui preparat, contactați mai întâi personalul care îl pregătește și verificați stadiul, apoi răspundeți clientului. O modificare înregistrată la casă nu înseamnă că bucătăria a oprit prepararea.

Cât timp evidențele veche și nouă sunt folosite în paralel, notați în fișa de predare ce evidență se aplică fiecărei mese și cine răspunde de ea. Nu lăsați bucătăria să ghicească ce evidență este valabilă în funcție de ordinea în care primește bonurile și nu reintroduceți întreaga comandă doar pentru a uniformiza numerele meselor. Clienții care nu știu să folosească telefonul sau preferă să comande față în față trebuie să beneficieze în continuare de preluarea comenzii de către personal.

Suspendați noul canal de comenzi, dar continuați servirea comenzilor deja preluate

Dacă aceeași comandă este trimisă de două ori la bucătărie, apar neconcordanțe în meniu sau nu este clar unde ajung comenzile pentru a fi preluate, persoana responsabilă se ocupă mai întâi de mesele aflate deja în servire. Verifică fiecare comandă inițială și stadiul preparării, apoi suspendă temporar canalul afectat. În cazul unei probleme de rețea, consemnați, conform procedurii de predare manuală din restaurant, ce a fost preparat, ce a fost predat și ce trebuie verificat. După restabilirea conexiunii, consultați mai întâi cele mai recente înregistrări, apoi completați doar ce lipsește; nu retrimiteți întreaga comandă a unei mese.

Dacă folosiți un terminal de plată separat, verificați mai întâi că tranzacția s-a efectuat cu succes, apoi înregistrați plata la nota de plată corespunzătoare. Aceasta nu înseamnă că sistemul verifică automat rezultatul tranzacției cu cardul. Operațiunile de plată, rambursare, decontare și gestionare a turelor din MenuSnap necesită confirmare de la server. Dacă nu există conexiune la internet, păstrați evidențele necesare și procesați operațiunile după restabilirea conexiunii. Nu promiteți că restaurantul va putea funcționa complet offline doar pentru că trece la un sistem nou.

Înainte de dezactivarea vechiului sistem, predați separat notele de plată, contractele și datele

• Sarcini operaționale restante: mesele cu note de plată încă deschise, plățile efectuate care trebuie verificate, rambursările și solicitările clienților la care trebuie să răspundeți. Pentru fiecare, indicați persoana responsabilă și locul unde se găsește înregistrarea inițială.
• Contracte de servicii: verificați data încetării serviciului vechi, costurile, păstrarea datelor și condițiile de renunțare. Nu anulați imediat toate serviciile vechi doar pentru că noul meniu este deja disponibil.
• Date istorice: confirmați cu furnizorul anterior ce tipuri de date pot fi obținute, în ce formate și cu ce restricții. Păstrați-le în modul convenit; nu presupuneți că toate notele de plată și înregistrările de plată pot fi transferate automat.
• Bilanțul de la sfârșitul turei: notați la ce pas a fost nevoie să cereți lămuriri în mod repetat, ce opțiune a preparatului nu a fost transmisă și pentru ce masă nu era clar dacă se folosește evidența veche sau cea nouă. În tura următoare, remediați doar lacunele cele mai relevante.

Avansați în tranziție în ritmul în care activitatea poate fi preluată fără întreruperi, nu în funcție de o dată până la care totul trebuie neapărat încheiat. Înaintea fiecărei ture, spuneți doar ce se va face astăzi prin metoda nouă, ce sarcini vechi sunt încă nerezolvate și cui trebuie adresate întrebările.