Jak přejít na nový pokladní systém v restauraci: ponechte původní účty stolů a postupujte po etapách

Při změně pokladního systému v restauraci nejprve rozhodněte, zda se tentokrát mění způsob zpřístupnění menu, zadávání objednávek zaměstnanci, nebo jejich předávání do kuchyně. Potom změnu zavádějte po etapách, místo abyste se snažili převést celý provoz během jediného víkendu. Stoly, u kterých se začalo obsluhovat ve starém systému, obvykle až do konce obsluhuje určený pracovník podle původního záznamu. Nově příchozí hosté pak využívají nový způsob dohodnutý pro danou směnu, aby pro jeden stůl nevznikly dva souběžné podklady pro přípravu.

U každé etapy stanovte, kdy pokračovat a kdy zavádění pozastavit

• Příprava menu: Než menu zpřístupníte, ověřte shodu položek, cen, variant a aktuální dostupnosti. Položky s nesrovnalostmi zatím nenabízejte a předejte je osobě odpovědné za menu.
• Spuštění v omezeném rozsahu: Vyberte oblast nebo směnu, nad kterou bude někdo dohlížet, a ujistěte se, že obsluha, kuchyně i pokladna vědí, který záznam se pro daný stůl používá. Pokud není jasné, ke kterému způsobu objednávka patří, rozšiřování nejprve pozastavte.
• Rozšíření rozsahu: Další časové období nebo oblast zapojte až poté, co lze plynule předávat doobjednávky, výdej i nevyřízené záležitosti v dosavadním rozsahu. Pokud se objednávky posílají do kuchyně duplicitně, ceny nesouhlasí nebo objednávku nikdo nepřebírá, nejprve vyřešte příslušný problém.
• Ukončení starého způsobu: Jeho vyřazení naplánujte až poté, co jsou určeni odpovědní pracovníci za staré účty stolů, nevyřízená vrácení peněz a uchování údajů. Nevyjasněné záležitosti dál řešte podle původního záznamu.

Připravte stručnou kartu přechodu, nejen oznámení o spuštění

Následující údaje můžete doplnit do stávajících záznamů před směnou. Karta vymezuje souběh nového a starého způsobu během provozu jedné provozovny; nenahrazuje samostatnou přípravu menu, zařízení ani plateb.

• Aktuální etapa a období podávání jídel, od kterého začíná: ____; části provozu, které se tentokrát mění: ____; způsob přijímání plateb a vydávání jídel, který zatím zůstává beze změny: ____.
• Oblast, kde se používá nový způsob, nebo nové účty stolů: ____; účty stolů, které se dál obsluhují starým způsobem: ____; odpovědná osoba za každou skupinu: ____.
• Nevyřešené záležitosti týkající se menu a zařízení: ____; co je nutné doplnit před rozšířením: ____.
• Kdo přebírá objednávky při pozastavení rozšiřování: ____; kdo kontaktuje kuchyni: ____; kdo prověřuje nevyřízené platby: ____.
• Osoba, která převezme další směnu: ____; konkrétní podmínky pro pokračování nebo pozastavení této etapy: ____.

Změny menu a přechod na nový systém řešte odděleně

Nejprve podle aktuálního menu položku po položce ověřte ceny, porce, volitelné varianty, příplatky a dostupnost. Neměňte zároveň výrazně názvy jídel a sestavy menu, jinak bude obtížné zjistit, zda rozdíly vznikly při zadávání, nebo změnou provozních pravidel. Pokud potřebujete více jazykových verzí, nejprve potvrďte správnost původního obsahu a teprve potom zkontrolujte překlad. Nepotvrzené informace hostům nezpřístupňujte.

MenuSnap lze používat pro menu, objednávání po naskenování QR kódu i zadávání objednávek zaměstnanci v POS systému. Pro KDS a tisk platí samostatné podmínky týkající se tarifů, konfigurace a zařízení. Majitel nebo jím výslovně pověřený správce koordinuje nastavení zařízení a účtů. Během přípravy ověřte kompatibilitu, kam se tiskne, platební účty a oprávnění jednotlivých rolí; za provozu se nesnažte napravovat problémy nahodilými změnami nastavení.

Veškeré nové požadavky od stejného stolu přiřazujte k jednomu záznamu

Pokud QR kód slouží jen k prohlížení menu, vysvětlete hostům, že objednávku přijme obsluha. Jestliže lze přes něj objednávat, určete, kdo bude nové objednávky sledovat. Před přechodem z objednávání přes telefon na objednávání u obsluhy ověřte, zda host už objednávku neodeslal. Doobjednávku připojte k původní objednávce a předejte pouze nově požadované položky. Před změnou jídla nejprve kontaktujte pracovníka odpovědného za přípravu a ověřte, v jaké fázi příprava je. Teprve potom odpovězte hostovi. Nepředpokládejte, že kuchyně přípravu zastavila jen proto, že se změnil záznam v pokladním systému.

Pokud jsou dočasně v provozu nové i staré záznamy, uveďte na kartě předání, který z nich patří ke každému stolu a kdo za něj odpovídá. Nenechávejte kuchyni hádat podle pořadí přijatých lístků, který záznam platí, a znovu nezadávejte obsah celého stolu jen kvůli sjednocení čísel stolů. Hostům, kteří neumějí používat telefon nebo si přejí objednat osobně, dál poskytujte obsluhu.

Pozastavte nový způsob objednávání, ale nepřerušujte už zahájenou obsluhu

Při duplicitním předání objednávky do kuchyně, nesrovnalosti v menu nebo nejasném místě, kam objednávka dorazila, převezme odpovědná osoba péči o právě obsluhované stoly. Nejprve postupně ověří původní objednávku a stav přípravy a potom pozastaví příslušný způsob objednávání. Při výpadku sítě zachovejte podle interního postupu pro ruční předávání informace o tom, co bylo připraveno, vydáno a co je třeba prověřit. Po obnovení připojení zkontrolujte nejnovější záznamy a doplňte jen chybějící údaje; znovu neposílejte požadavky za celý stůl.

U samostatného platebního terminálu nejprve ověřte, že transakce skutečně proběhla úspěšně, a pak příslušnou platbu zaznamenejte. Terminál sám o sobě neznamená, že systém automaticky ověřuje výsledek karetní transakce. Platby, vrácení peněz, uzávěrky a úkony spojené se směnou v MenuSnap vyžadují potvrzení serverem. Při výpadku připojení uchovejte potřebné podklady a zpracujte je po obnovení spojení; neslibujte plný offline provoz jen proto, že přecházíte na nový systém.

Před vyřazením starého systému předejte účty, smlouvy a údaje samostatně

• Provozní záležitosti k vyřízení: Neuzavřené účty stolů, uhrazené platby, které je třeba prověřit, vrácení peněz a čekající odpovědi hostům; u každé položky uveďte odpovědnou osobu a umístění původního záznamu.
• Smlouvy o službách: Ověřte datum ukončení staré služby, poplatky, uchování údajů a podmínky ukončení. Nezrušte automaticky všechny staré služby jen proto, že nové menu už je dostupné.
• Historické údaje: Ověřte si u původního poskytovatele, jaké typy údajů lze získat a v jakých formátech a s jakými omezeními. Uchovejte je dohodnutým způsobem a nepředpokládejte, že se všechny účty a platební záznamy přenesou automaticky.
• Vyhodnocení po směně: Zaznamenejte, na co se opakovaně někdo musel ptát, která varianta položky nebyla předána a u kterého stolu nebylo jasné, ke kterému systému patří. V další směně napravte jen příslušné nedostatky.

Postup přechodu přizpůsobujte tomu, zda lze službu plynule předávat dál, ne pevnému datu, do kterého musí být všechno hotové. Před každou směnou stačí jasně říct, co se dnes obsluhuje novým způsobem, které staré záležitosti ještě nejsou uzavřené a na koho se obrátit s dotazy.