Chuyển đổi hệ thống tính tiền nhà hàng: giữ nguyên căn cứ của từng bàn và bàn giao theo từng giai đoạn

Khi thay đổi hệ thống tính tiền nhà hàng, trước tiên hãy quyết định đợt này sẽ thay đổi kênh thực đơn, cách nhân viên ghi món hay cách bếp nhận món. Sau đó, triển khai từng giai đoạn thay vì dồn mọi khâu vào một cuối tuần. Thông thường, một nhân viên được chỉ định sẽ theo sát đến khi kết thúc các bàn đã bắt đầu theo cách cũ, dựa trên hồ sơ ban đầu; khách mới sẽ dùng cách thức đã thống nhất cho ca đó. Như vậy, một bàn sẽ không có hai bộ thông tin chế biến cùng lúc.

Ghi rõ điều kiện tiếp tục hoặc tạm dừng ở mỗi giai đoạn

• Chuẩn bị thực đơn: Chỉ mở thực đơn sau khi đã đối chiếu món ăn, giá, tùy chọn và tình trạng phục vụ trong ngày. Tạm ngừng cung cấp những món có thông tin chưa khớp và chuyển cho người phụ trách thực đơn xử lý.
• Áp dụng trong phạm vi giới hạn: Chọn khu vực hoặc ca làm có người giám sát; nhân viên nhận món, bếp và thu ngân đều phải biết bàn đó sử dụng hồ sơ nào. Nếu chưa xác định rõ bàn thuộc cách làm nào, hãy tạm dừng mở rộng.
• Mở rộng phạm vi: Chỉ chuyển sang khung giờ hoặc khu vực tiếp theo khi có thể duy trì việc bàn giao ổn thỏa các yêu cầu gọi thêm món, việc giao món và các việc chưa giải quyết trong phạm vi trước đó. Nếu đơn bị gửi xuống bếp trùng lặp, giá không khớp hoặc không có ai nhận đơn, hãy xử lý vấn đề tương ứng trước.
• Ngừng cách làm cũ: Chỉ lên kế hoạch ngừng sử dụng sau khi đã chỉ định người phụ trách các đơn cũ, việc hoàn tiền còn chờ và tài liệu cần lưu. Những việc chưa xác minh vẫn phải được theo dõi dựa trên hồ sơ ban đầu.

Lập phiếu kế hoạch chuyển đổi, đừng chỉ gửi thông báo bắt đầu sử dụng

Có thể điền các mục sau vào ghi chú hiện có trước ca làm. Phiếu này sắp xếp ranh giới giữa cách làm mới và cũ trong hoạt động của một nhà hàng; không thay thế việc chuẩn bị riêng cho thực đơn, thiết bị và thanh toán.

• Giai đoạn hiện tại và ca bắt đầu: ____; khâu thay đổi trong đợt này: ____; cách thu tiền và phục vụ món chưa thay đổi: ____.
• Khu vực áp dụng cách mới hoặc đơn mới: ____; các bàn vẫn được phục vụ theo cách cũ: ____; người phụ trách từng phần: ____.
• Việc chưa giải quyết về thực đơn và thiết bị: ____; những nội dung phải hoàn tất trước khi mở rộng: ____.
• Ai nhận món khi tạm dừng mở rộng: ____; ai liên hệ với bếp: ____; ai xử lý khoản thanh toán cần xác minh: ____.
• Người tiếp quản ở ca sau: ____; căn cứ cụ thể để tiếp tục hoặc tạm dừng giai đoạn này: ____.

Tách việc thay đổi thực đơn khỏi việc chuyển đổi hệ thống

Trước tiên, đối chiếu từng món trong thực đơn hiện hành về giá, khẩu phần, tùy chọn, phụ thu và tình trạng phục vụ. Đừng đồng thời thay đổi nhiều tên món và suất ăn kết hợp; nếu không, sẽ khó xác định chênh lệch phát sinh do nhập liệu hay do thay đổi quy định kinh doanh. Nếu cần nhiều ngôn ngữ, hãy xác nhận thông tin trong bản gốc trước rồi kiểm tra lại bản dịch; không đưa nội dung chưa được xác nhận cho khách xem.

MenuSnap có thể dùng cho thực đơn, gọi món bằng cách quét mã QR và nhân viên nhập món trên POS. KDS và máy in có các điều kiện riêng về gói dịch vụ, cấu hình và thiết bị. Chủ nhà hàng hoặc quản trị viên được ủy quyền rõ ràng chịu trách nhiệm sắp xếp thiết bị và cài đặt tài khoản. Trong giai đoạn chuẩn bị, hãy kiểm tra tính tương thích, nơi nhận bản in, tài khoản thanh toán và quyền của từng vị trí; đừng tùy tiện thay đổi cài đặt trong giờ hoạt động để khắc phục sự cố.

Mọi yêu cầu gọi thêm của cùng một bàn phải dựa trên cùng một hồ sơ

Nếu mã QR chỉ dùng để xem thực đơn, hãy cho khách biết nhân viên sẽ nhận món. Nếu cho phép đặt món, hãy nói rõ ai sẽ theo dõi đơn mới. Trước khi chuyển việc xử lý từ điện thoại sang nhân viên, hãy kiểm tra xem đơn đã được gửi hay chưa. Gắn món gọi thêm với đơn ban đầu và chỉ chuyển thông tin của món mới thêm. Nếu cần đổi món, hãy liên hệ với nhân viên phụ trách chế biến để xác nhận tiến độ rồi mới trả lời khách; đừng cho rằng bếp đã ngừng làm chỉ vì nội dung trên hệ thống tính tiền thay đổi.

Khi hồ sơ mới và cũ tạm thời cùng tồn tại, hãy ghi rõ trên phiếu bàn giao mỗi bàn thuộc hồ sơ nào và ai phụ trách. Đừng để bếp phải đoán hồ sơ nào còn hiệu lực dựa vào thứ tự nhận giấy, cũng đừng nhập lại toàn bộ nội dung của bàn chỉ để thống nhất số bàn. Khách không dùng điện thoại hoặc muốn gọi món trực tiếp vẫn cần được nhân viên phục vụ.

Tạm ngừng kênh mới nhưng vẫn tiếp tục phục vụ các bàn đã nhận

Nếu món bị gửi xuống bếp trùng lặp, thông tin thực đơn không khớp hoặc không rõ đơn được chuyển đến đâu, người phụ trách trước tiên cần tiếp tục theo sát các bàn đang được phục vụ, kiểm tra từng đơn ban đầu và tiến độ chế biến, rồi tạm ngừng kênh liên quan. Khi mạng gặp sự cố, hãy ghi lại thông tin về món đã chế biến, đã giao và còn cần xác minh theo quy trình bàn giao thủ công của nhà hàng. Khi kết nối được khôi phục, hãy kiểm tra hồ sơ mới nhất trước rồi chỉ bổ sung phần còn thiếu; đừng gửi lại toàn bộ yêu cầu của bàn.

Khi sử dụng máy quẹt thẻ độc lập, nhân viên phải xác minh giao dịch thực tế đã thành công rồi mới ghi nhận khoản thanh toán tương ứng; điều đó không có nghĩa là hệ thống tự động xác minh kết quả giao dịch thẻ. Các thao tác thanh toán, hoàn tiền, quyết toán và thao tác liên quan đến ca làm trên MenuSnap cần được máy chủ xác nhận. Khi mất mạng, hãy lưu lại thông tin làm căn cứ cần thiết và xử lý sau khi kết nối được khôi phục; đừng cam kết rằng nhà hàng có thể hoạt động hoàn toàn ngoại tuyến chỉ vì chuyển sang hệ thống mới.

Trước khi ngừng cách làm cũ, hãy bàn giao riêng các đơn, hợp đồng và tài liệu

• Việc cần xử lý: Ghi rõ người phụ trách và vị trí lưu hồ sơ ban đầu cho từng bàn chưa thanh toán, khoản đã trả nhưng cần xác minh, yêu cầu hoàn tiền và việc cần phản hồi khách.
• Hợp đồng dịch vụ: Kiểm tra ngày kết thúc dịch vụ cũ, chi phí, thời hạn lưu trữ tài liệu và điều kiện chấm dứt. Đừng hủy ngay mọi dịch vụ cũ chỉ vì thực đơn mới đã được mở.
• Tài liệu lịch sử: Hỏi nhà cung cấp dịch vụ cũ về loại dữ liệu có thể nhận, định dạng và các hạn chế; lưu trữ theo cách đã xác nhận. Đừng mặc định rằng mọi hóa đơn và hồ sơ thanh toán đều có thể tự động chuyển sang hệ thống mới.
• Rút kinh nghiệm cuối ca: Ghi lại bước nào khiến nhân viên phải hỏi đi hỏi lại, thông số nào bị bỏ sót khi bàn giao và bàn nào chưa rõ cách phân loại; ca sau chỉ cần khắc phục những thiếu sót liên quan nhất.

Tiến độ chuyển đổi nên dựa trên khả năng duy trì việc bàn giao dịch vụ, chứ không phải một ngày cố định mà mọi việc buộc phải hoàn tất. Trước mỗi ca, chỉ cần nói rõ hôm nay những phần nào dùng cách mới, những việc cũ nào chưa kết thúc và cần hỏi ai khi có thắc mắc.