Sådan skifter restauranten kassesystem: Behold den oprindelige bestilling for hvert bord, og tag det nye system i brug i faser

Når restauranten skifter kassesystem, skal I først beslutte, om denne omgang handler om menuens bestillingskanal, personalets ordreindtastning eller modtagelsen i køkkenet. Gå derefter frem trinvis i stedet for at ændre det hele på én weekend. Bestillinger ved borde, der allerede er oprettet i den gamle løsning, håndteres som regel af en udpeget medarbejder efter det oprindelige grundlag, indtil gæsterne er færdige. Nye gæster følger den nye løsning, som er aftalt for vagten. Så undgår I, at køkkenet har to forskellige produktionsgrundlag for samme bord.

Beskriv for hver fase, hvornår I fortsætter, og hvornår I sætter processen på pause

• Klargøring af menuen: Åbn først for bestillinger, når retter, priser, valgmuligheder og dagens udvalg stemmer overens. Sæt varer med uoverensstemmelser på pause, og send dem til den menuansvarlige.
• Begrænset ibrugtagning: Vælg et område eller en vagt, hvor der er nogen til at holde øje. Alle, der tager imod bestillinger, arbejder i køkkenet og tager imod betaling, skal vide, hvilken registrering der gælder for bordet. Hvis det er uklart, hvilken løsning der gælder, skal udvidelsen sættes på pause.
• Udvidelse: Gå først videre til næste tidsrum eller område, når tillægsbestillinger, servering og uafsluttede opgaver fra det foregående område kan overdrages løbende. Hvis bestillinger sendes til køkkenet flere gange, priserne ikke stemmer, eller ingen tager imod en bestilling, skal det relevante problem løses først.
• Udfasning af den gamle løsning: Planlæg først at lukke den, når der er udpeget ansvarlige for gamle bestillinger, udestående refusioner og opbevaring af data. Uafklarede sager følges fortsat op efter det oprindelige grundlag.

Lav et kort med planen for overgangen i stedet for blot at sende en besked om, at løsningen er taget i brug

I kan udfylde følgende felter i jeres eksisterende notater fra før vagten. Kortet fastlægger grænsen mellem nye og gamle bestillinger under den enkelte restaurants drift. Det erstatter ikke det særskilte forarbejde med menu, udstyr og betalinger.

• Nuværende fase og den måltidsperiode, fasen starter i: ____; hvad ændres i denne omgang: ____; betalings- og serveringsrutiner, der ikke ændres endnu: ____.
• Område eller nye bestillinger, der følger den nye løsning: ____; bestillinger, der stadig håndteres efter den gamle løsning: ____; ansvarlige for hver løsning: ____.
• Uafklarede forhold ved menu og udstyr: ____; det, der skal være på plads, før I udvider: ____.
• Hvem tager imod bestillinger, hvis udvidelsen sættes på pause: ____; hvem kontakter køkkenet: ____; hvem følger op på betalinger, der skal undersøges: ____.
• Person, der tager over på næste vagt: ____; det konkrete grundlag for at fortsætte eller sætte denne fase på pause: ____.

Hold menuændringer adskilt fra systemskiftet

Gennemgå først den aktuelle menu punkt for punkt, og kontrollér priser, portionsstørrelser, valgmuligheder, tillæg og tilgængelighed. Undgå samtidig at ændre retternes navne og menuer væsentligt; ellers bliver det svært at afgøre, om en uoverensstemmelse skyldes indtastning eller ændrede driftsregler. Hvis menuen skal være på flere sprog, skal I først bekræfte oplysningerne i originalteksten og derefter kontrollere oversættelsen. Gør ikke oplysninger, der endnu ikke er bekræftet, synlige for gæsterne.

MenuSnap kan bruges til menuer, bestilling via QR-koder og personalets ordreindtastning i POS-systemet. KDS og udskrivning har hver deres krav til abonnement, opsætning og udstyr. Ejeren eller en administrator, som ejeren udtrykkeligt har bemyndiget, koordinerer opsætning af udstyr og konti. Afklar kompatibilitet, hvilke printere bestillingerne sendes til, betalingskonti og medarbejdernes adgangsrettigheder i forberedelsesfasen. Forsøg ikke at løse problemer ved tilfældigt at ændre indstillinger under åbningstiden.

Lad ekstra ønsker ved samme bord følge det samme bestillingsgrundlag

Hvis QR-koden kun giver adgang til menuen, skal I fortælle gæsterne, at en medarbejder tager imod bestillingen. Hvis gæsterne kan bestille direkte, skal I gøre det klart, hvem der holder øje med nye ordrer. Kontrollér, om bestillingen allerede er sendt, før I tager imod den via en medarbejder. Knyt tillægsbestillinger til den oprindelige ordre, og send kun det, der er tilføjet denne gang, videre. Ved ændringer af en ret skal I først kontakte den medarbejder, der tilbereder den, og få bekræftet status, før I svarer gæsten. En ændring i kassen betyder ikke, at køkkenet er stoppet med at tilberede retten.

Hvis nye og gamle registreringer eksisterer side om side i en overgangsperiode, skal kortet til vagtoverdragelsen angive, hvilken løsning der gælder for hvert bord, og hvem der har ansvaret. Lad ikke køkkenet gætte på, hvilken bestilling der gælder, ud fra rækkefølgen, som papirerne ankommer i. Indtast heller ikke hele bordets bestilling igen blot for at ensrette bordnumrene. Gæster, der ikke kan bruge en telefon, eller som foretrækker at bestille ansigt til ansigt, skal fortsat kunne få betjening af personalet.

Sæt den nye bestillingskanal på pause uden at afbryde igangværende betjening

Hvis bestillinger sendes til køkkenet flere gange, menuen ikke stemmer, eller det er uklart, hvor bestillingerne bliver modtaget, skal den ansvarlige først tage hånd om de borde, der allerede betjenes. Den ansvarlige skal kontrollere de oprindelige bestillinger og tilberedningsstatus punkt for punkt og derefter midlertidigt sætte de berørte bestillingskanaler på pause. Ved netværksproblemer skal I følge restaurantens manuelle procedure for overdragelse og holde styr på, hvad der er tilberedt, serveret og stadig skal undersøges. Når forbindelsen er genoprettet, skal I først kontrollere de nyeste registreringer og derefter tilføje det, der mangler. Send ikke hele bordets bestilling igen.

Ved betaling på en selvstændig kortterminal skal medarbejderen først kontrollere, at transaktionen faktisk er gennemført, og derefter registrere betalingen på den relevante regning. Det betyder ikke, at systemet automatisk verificerer resultatet af kortbetalingen. Betalinger, refusioner, afregning og vagtrelaterede handlinger i MenuSnap kræver bekræftelse fra serveren. Hvis forbindelsen er nede, skal I gemme den nødvendige dokumentation og behandle sagen, når forbindelsen er genoprettet. Lov ikke, at restauranten kan drives fuldt ud offline, blot fordi I skifter til et nyt system.

Afslut overdragelsen af regninger, kontrakter og data hver for sig, før I udfaser den gamle løsning

• Uafsluttede driftsopgaver: Notér ubetalte regninger, betalinger, der er gennemført, men endnu ikke kontrolleret, refusioner og ubesvarede henvendelser fra gæster. Angiv en ansvarlig for hver sag og placeringen af den oprindelige registrering.
• Serviceaftaler: Kontrollér datoen for afslutning af den gamle service, gebyrer, opbevaring af data og vilkår for opsigelse. Aflys ikke alle gamle tjenester med det samme, blot fordi den nye menu er taget i brug.
• Historiske data: Spørg den tidligere leverandør, hvilke data der kan udleveres, i hvilke formater og med hvilke begrænsninger. Gem dem på den aftalte måde, og gå ikke ud fra, at alle regninger og betalingsregistreringer kan overføres automatisk.
• Evaluering efter vagten: Notér, hvilket trin der gentagne gange krævede, at nogen blev spurgt, hvilken specifikation der ikke blev givet videre, og hvilket bords tilhørsforhold der var uklart. Ret i næste vagt kun de mangler, der er mest relevante.

Lad overgangen skride frem i takt med, at betjeningen kan fortsætte uden afbrydelser, ikke efter en dato, hvor alt skal være færdigt. Før hver vagt skal I blot gøre klart, hvad der i dag følger den nye løsning, hvilke gamle sager der stadig er åbne, og hvem man skal spørge, hvis noget er uklart.