Jak przejść na nowy system kasowy w restauracji: zachować dotychczasowe rachunki stolików i wdrażać zmiany etapami

Przy zmianie systemu kasowego w restauracji najpierw zdecyduj, czy tym razem zmieniasz kanał zamawiania, sposób wprowadzania zamówień przez personel czy ich przekazywanie do kuchni. Następnie wprowadzaj zmiany etapami, zamiast próbować zmienić wszystko w jeden weekend. Stoliki obsługiwane już w starym systemie powinien zwykle prowadzić do końca wyznaczony pracownik, korzystając z dotychczasowych zapisów. Nowi goście mogą korzystać z nowego systemu zgodnie z ustaleniami na daną zmianę. Dzięki temu kuchnia nie otrzyma dwóch wersji zamówienia z tego samego stolika.

Dla każdego etapu określ, kiedy kontynuować, a kiedy wstrzymać wdrożenie

• Przygotowanie menu: uruchom je dopiero po sprawdzeniu dań, cen, wariantów i bieżącej dostępności. Pozycje, przy których wykryto rozbieżności, na razie wstrzymaj i przekaż osobie odpowiedzialnej za menu.
• Uruchomienie w ograniczonym zakresie: wybierz obszar lub zmianę, nad którymi ktoś będzie czuwał. Osoby przyjmujące zamówienia, kuchnia i kasjerzy muszą wiedzieć, z którego zapisu korzystać przy danym stoliku. Jeśli nie jest jasne, do którego zapisu przypisano stolik, wstrzymaj rozszerzanie wdrożenia.
• Rozszerzenie zakresu: obejmij kolejną porę lub obszar dopiero wtedy, gdy w dotychczasowym zakresie można prawidłowo przekazywać dodatkowe zamówienia, wydawanie dań i nierozstrzygnięte sprawy. Jeśli zamówienie trafia do kuchni dwa razy, cena się nie zgadza albo nikt go nie przyjmuje, najpierw rozwiąż dany problem.
• Wycofanie starego systemu: zaplanuj jego wyłączenie dopiero wtedy, gdy zostaną wyznaczone osoby odpowiedzialne za zamówienia złożone wcześniej, sprawy dotyczące zwrotów i zachowanie materiałów. Niewyjaśnione kwestie nadal obsługuj na podstawie dotychczasowych zapisów.

Przygotuj kartę planu przejścia, zamiast ograniczać się do ogłoszenia o uruchomieniu

Poniższe pola możesz dodać do używanych już notatek przed zmianą. Pomagają ustalić granice między starym a nowym systemem w jednej restauracji; nie zastępują osobnych przygotowań menu, urządzeń i płatności.

• Obecny etap i okres serwisu, od którego obowiązuje: ____; elementy zmieniane w tej rundzie: ____; sposób pobierania płatności i wydawania dań, który na razie pozostaje bez zmian: ____.
• Obszar lub nowe zamówienia obsługiwane w nowym systemie: ____; rachunki nadal obsługiwane po staremu: ____; osoby odpowiedzialne za każde z nich: ____.
• Nierozwiązane kwestie dotyczące menu i urządzeń: ____; co trzeba uzupełnić przed rozszerzeniem wdrożenia: ____.
• Kto przyjmuje zamówienia, gdy rozszerzanie wdrożenia zostanie wstrzymane: ____; kto kontaktuje się z kuchnią: ____; kto zajmuje się płatnościami wymagającymi wyjaśnienia: ____.
• Osoba przejmująca obowiązki na następnej zmianie: ____; konkretne podstawy do kontynuowania lub wstrzymania obecnego etapu: ____.

Zmiany w menu wprowadzaj osobno od zmiany systemu

Najpierw sprawdź pozycja po pozycji aktualne menu: ceny, porcje, warianty, dopłaty i dostępność. Nie wprowadzaj jednocześnie dużych zmian w nazwach dań i zestawach — w razie rozbieżności trudno będzie ustalić, czy wynikają z błędu przy wprowadzaniu danych, czy ze zmiany zasad prowadzenia lokalu. Jeśli potrzebne są różne wersje językowe, najpierw zweryfikuj fakty w tekście źródłowym, a potem sprawdź tłumaczenie. Niepotwierdzonych treści nie udostępniaj gościom.

MenuSnap może służyć do obsługi menu, zamawiania po zeskanowaniu kodu QR i wprowadzania zamówień przez personel w systemie POS. Korzystanie z KDS i drukowania zależy od odrębnych warunków dotyczących planów abonamentowych, konfiguracji i urządzeń. Właściciel lokalu lub wyraźnie upoważniony przez niego administrator koordynuje konfigurację urządzeń i kont. Na etapie przygotowań sprawdź zgodność urządzeń, miejsce kierowania wydruków, konta płatnicze i uprawnienia poszczególnych stanowisk. Nie próbuj naprawiać problemów w trakcie pracy, dowolnie zmieniając ustawienia.

Dodatkowe zamówienia przy tym samym stoliku opieraj na tym samym zapisie

Jeśli kod QR służy tylko do przeglądania menu, poinformuj gości, że zamówienie przyjmie pracownik. Jeśli można przez niego składać zamówienia, ustal, kto będzie je sprawdzać. Zanim po użyciu telefonu pracownik ręcznie przyjmie zamówienie, sprawdź, czy nie zostało już wysłane. Dodatkowe pozycje dopisuj do pierwotnego zamówienia, przekazując tylko zmiany. Jeśli gość chce zmienić danie, najpierw skontaktuj się z osobą przygotowującą je i sprawdź postęp, a dopiero potem odpowiedz gościowi. Zmiana informacji w kasie nie oznacza, że kuchnia przestała już przygotowywać danie.

Gdy przez pewien czas równolegle funkcjonują nowe i stare zapisy, na karcie przekazania zmiany zaznacz, który zapis dotyczy danego stolika i kto za niego odpowiada. Nie każ kuchni zgadywać na podstawie kolejności otrzymania wydruków, który zapis jest aktualny. Nie wprowadzaj też ponownie całego zamówienia tylko po to, by ujednolicić numery stolików. Gościom, którzy nie korzystają z telefonu lub wolą zamówić osobiście, nadal zapewnij obsługę przez personel.

Wstrzymaj nowe kanały przyjmowania zamówień, ale dokończ już rozpoczętą obsługę

Jeśli zamówienie trafia do kuchni dwukrotnie, informacje w menu się nie zgadzają albo nie wiadomo, dokąd trafiło zamówienie, osoba odpowiedzialna powinna najpierw przejąć obsługę stolików, przy których trwa już serwis. Następnie należy sprawdzić pierwotne zamówienia i postęp przygotowań, po czym tymczasowo wstrzymać odpowiedni kanał. W razie awarii sieci zachowaj w ramach procedury ręcznego przekazywania informacji w lokalu dane o pozycjach przygotowanych, wydanych i wymagających sprawdzenia. Po przywróceniu połączenia najpierw sprawdź najnowsze zapisy, a dopiero potem uzupełnij brakujące informacje. Nie wysyłaj ponownie zamówienia obejmującego cały stolik.

Jeśli korzystasz z osobnego terminala płatniczego, najpierw zweryfikuj, czy transakcja rzeczywiście się powiodła, a następnie odnotuj płatność przy odpowiednim rachunku. System nie weryfikuje automatycznie wyniku płatności kartą. Operacje dotyczące płatności, zwrotów, rozliczeń i zmian w MenuSnap wymagają potwierdzenia przez serwer. W razie braku połączenia zachowaj potrzebne zapisy i wykonaj te operacje po jego przywróceniu. Sama zmiana systemu nie oznacza, że można obiecać pełną obsługę offline.

Przed wycofaniem starego systemu osobno przekaż sprawy dotyczące rachunków, umów i materiałów

• Bieżące sprawy: zapisz, kto odpowiada za nierozliczone stoliki, płatności już dokonane, ale wymagające sprawdzenia, zwroty i sprawy wymagające odpowiedzi gościom. Wskaż też miejsce przechowywania pierwotnego zapisu każdej z nich.
• Umowy usługowe: sprawdź datę zakończenia starej usługi, opłaty, okres przechowywania materiałów i warunki rezygnacji. Nie rezygnuj od razu ze wszystkich starych usług tylko dlatego, że uruchomiono nowe menu.
• Archiwalne materiały: potwierdź u poprzedniego usługodawcy, jakie dane można uzyskać, w jakim formacie i z jakimi ograniczeniami. Zachowaj je w uzgodniony sposób. Nie zakładaj, że wszystkie rachunki i zapisy płatności można automatycznie przenieść.
• Podsumowanie zmiany: zanotuj, o co trzeba było wielokrotnie dopytywać, które warianty pominięto przy przekazywaniu informacji i przy których stolikach nie było jasne, kto jest odpowiedzialny. Na następnej zmianie uzupełnij tylko te braki, które mają największe znaczenie.

Tempo wdrożenia powinno zależeć od tego, czy obsługę można nieprzerwanie przekazywać dalej, a nie od daty, do której wszystko ma być bezwarunkowo gotowe. Przed każdą zmianą wystarczy jasno ustalić, co danego dnia będzie obsługiwane po nowemu, które sprawy prowadzone w starym systemie nadal pozostają otwarte i do kogo zgłaszać pytania.