Näin vaihdat lounasmenun tarjonnan päättyessä: erottele selailu, vahvistusta odottavat ja vastaanotetut tilaukset

Kun lounasmenun tarjoiluaika on päättymässä, tarkista ensin keittiöstä, mitä vaihtoehtoja se voi vielä ottaa valmistettavaksi. Selvitä sitten, selaileeko asiakas vasta menua, onko hän lähettänyt tilauksen vahvistettavaksi vai onko tilaus jo vastaanotettu. Menun avaaminen ei tarkoita, että ruoka olisi varattu, eikä verkossa olevan menun päivittäminen mitätöi jo vastaanotettuja tilauksia. Pidä nämä kaksi asiaa erillään tarjonnan vaihtuessa ja kerro sitten päivän menun sisällöstä ja tarjoilujärjestelyistä.

Vastaa erikseen tarjonnan vaihtuessa esiin tuleviin kolmeen tilanteeseen

• Asiakas vasta selailee tai valitsee: tarkista, mitä on juuri nyt saatavilla, ja kerro, voidaanko asiakkaan toive toteuttaa. Älä lupaa pitää annoksia varattuina sen perusteella, milloin asiakas avasi sivun aiemmin.
• Tilaus on lähetetty, mutta sitä ei ole vielä vahvistettu: tarkista todellinen tilaustieto ja selvitä tilauksia vastaanottavalta henkilökunnalta, missä vaiheessa se on. Älä pyydä asiakasta tekemään uutta tilausta asian selvittämisen sijaan.
• Tilaus on jo vastaanotettu: jatka sen käsittelyä alkuperäisen vahvistuksen mukaisesti. Jos muutoksia tarvitaan, tarkista ensin saatavuus ja olemassa olevia tilauksia koskevat käytännöt. Älä vaadi asiakasta tilaamaan uudelleen tai hyväksymään uutta hintaa vain siksi, että verkossa olevaa menua on päivitetty.

MenuSnap-palvelupakettisivulla luetellaan menun tarjoiluaikoihin ja päiväkohtaisiin menuihin liittyvät ominaisuudet. Tarkista palvelutilauksesta, missä laajuudessa ne ovat käytettävissä. Nämä ominaisuudet eivät korvaa keittiön vahvistusta päivän todellisesta saatavuudesta.

Ravintolan tulee nimetä vastuuhenkilö tarkistamaan ennen tarjonnan vaihtumista, mitä vaihtoehtoja on vielä saatavilla. Välittäkää muutokset sitten menun ylläpidosta ja asiakaspalvelusta vastaaville, jotta verkkokanavan tiedot, paperimenut ja henkilökunnan antamat tiedot pysyvät ajan tasalla.

Päivän annoskokonaisuuden kortissa kerrotaan muutakin kuin menun nimi

Salihenkilökunnan tulee selittää menú del día eli päivän menu päivän vahvistetun tarjonnan perusteella. Kerro erikseen, millä säännöillä asiakas valitsee alkuruoan, pääruoan, juoman ja aterian jälkeisen vaihtoehdon. Olennaista ei ole käytettyjen luokkien määrä, vaan se, että asiakas tietää, kuinka monta vaihtoehtoa kussakin vaiheessa voi valita, mitä hintaan sisältyy ja mitkä vaihdot on tarkistettava erikseen.

• Päivän tarjonta: luettele erikseen lounasmenuun valittavat annokset ja edelleen saatavilla olevat tavalliset à la carte -annokset. Älä sekoita näiden kahden kokonaisuuden valintasääntöjä toisiinsa.
• Alkuruoka ja pääruoka: kirjaa, kuinka monta vaihtoehtoa kummassakin vaiheessa voi valita ja mitä annoksia on todella saatavilla. Keittiö ei saa lisätä valitsematta jäänyttä annosta oletusarvoisesti.
• Juomat ja leipä: kerro selkeästi, mitä menun hintaan todella sisältyy ja mistä veloitetaan erikseen. Valokuvista ei saa syntyä vaikutelmaa, että kaikki kuvassa näkyvä sisältyy hintaan.
• Jälkiruoka tai kahvi: selitä, miten valinnat liittyvät toisiinsa. Kirjaa erikseen jo tehdyt valinnat ja ne, jotka asiakas päättää vasta aterian jälkeen.
• Vaihdot ja tarjoiluajat: luettele mahdolliset vaihdot, niistä todellisuudessa perittävät lisähinnat ja vahvistettu saatavuus. Jos annos on loppunut, kerro ensin vaihtoehdosta ja pyydä asiakkaan suostumus.

Tilauksen vastaanottamisen jälkeen valitsemattomia ruokalajeja ei pidä lähettää valmistettavaksi etukäteen

Kun tilaus on vastaanotettu, välitä kunkin pöydän jo vahvistetut ruokalajit niistä vastaaville valmistajille. Jos asiakas ei ole vielä päättänyt jälkiruoasta tai kahvista, jätä valinta odottamaan kysymistä äläkä lähetä sitä valmistettavaksi valittuna annoksena. Jos saatavuudesta täytyy kysyä lisää, nimeä henkilö, joka selvittää asian keittiöstä ja vastaa asiakkaalle.

Jos asiakas päättääkin jättää alkuruoan väliin, tarkista ensin keittiöstä, onko sen valmistaminen jo aloitettu. Kerro sitten, mitä voidaan muuttaa ja vaikuttaako muutos hintaan. Salihenkilökunnan tulee selvittää, haluaako asiakas jättää vain tämän ruokalajin väliin vai muuttaa myös myöhempien annosten tarjoilujärjestelyjä. Kun asiakas on antanut suostumuksensa, välitä lopullinen päätös valmistuksesta vastaaville. Menun hinnan ja ruokalajien määrän suhde määräytyy ravintolan ennalta ilmoittamien sääntöjen mukaan. Myös kassahenkilö tarkistaa loppulaskun niiden perusteella.

Yhdistä vahvistetut ruokalajit, vielä avoimet aterian jälkeiset valinnat ja tilapäiset vaihdot alkuperäiseen tilaukseen. Älä käsittele koko pöydän tilausta uutena vain siksi, että jokin yksittäinen valinta on vielä tekemättä. Siirrä vuoronvaihdossa vielä kysymistä odottavat valinnat nimetylle työntekijälle.

Selvitä asiakkaan lähtöaika erikseen, mutta älä anna sen muuttaa saatavuustietoja

Vastaanotossa voi kysyä asiakkaalta pöytään saapuessa, onko tällä tietty lähtöaika. Selvitä sitten vuorossa olevalta keittiöltä, missä valmistusvaiheessa annokset ovat, jotta asiakas voi arvioida, jatkaako ruokailua. Asiakkaan ilmoittama määräaika ei ole keittiön lupaus. Tarjoilija voi kertoa, mitkä annokset vaativat tavallista pidemmän odotuksen, mutta valmistumisaikaa ei pidä luvata ilman luotettavaa perustetta.

Jos on selvää, ettei jotakin vaihtoehtoa ehditä tarjoilla asiakkaan aikataulussa, kerro siitä ennen tilauksen lähettämistä. Anna asiakkaan päättää, vaihtaako hän valintaansa, vähentääkö ruokalajien määrää vai tekeekö muita järjestelyjä. Kylmien alkuruokien, lämpimien pääruokien ja aterian jälkeisten juomien valmistusedellytykset voivat poiketa toisistaan, joten kerro niistä erikseen päivän todellisen tilanteen mukaan.